El teletrabajo es una necesidad debido a la pandemia Covid-19. El confinamiento representa un reto para muchas empresas, que no están preparadas para trabajar a distancia.
¿Cómo tener un acceso a nuestros datos empresariales y mantener una actividad eficaz cuando trabajamos desde casa?
Vamos a ver que sí, es posible continuar con las actividades y disponer de seguridad laboral pese a la distancia.
La digitalización y sus necesidades
Primero, la evolución de las prácticas actuales deben permitir un acceso a los procesos y documentos internos en cualquier lugar. Una centralización de la información es la clave para obtener una gestión robusta y sostenida.
La transmisión de la información debe ser igualmente simple, segura y privada para asegurar un alto nivel de privacidad de los datos internos.
La solución digital debe ofrecer a cada perfil de trabajadores un acceso personalizado, dependiendo de la actividad y de la situación jerárquica. Así, la plataforma está depurada y es muy accesible.
Esas exigencias no se pueden cumplir usando emails, papeles o ficheros informáticos como los del paquete Office o Google por ejemplo. Representa un riesgo importante de pérdida y falta de transmisión de información.
Una solución accesible e intuitiva desde casa
Digitalizar sus procesos es fundamental, pero no debe implicar una fuente de problemas técnicos para la organización. La solución debe ser accesible e intuitiva, facilitando el teletrabajo, sin que implique una carga de trabajo para el departamento IT.
Una solución de software SaaS (Software-as-a-Service), por ejemplo, permite la digitalización y reduce la carga del departamento de IT. En efecto, todo se realiza en línea, las actualizaciones son frecuentes, sin cambios de versión, sin instalaciones, sin interrumpir actividades. La actividad puede continuar a distancia de manera segura, solo usando internet, desde cualquier dispositivo y con tecnologías consolidadas.
Con módulos específicos e interconectados, se conservan la estructura, los procesos y los datos existentes, simplemente se organizan para centralizar toda la información en una misma plataforma.
Así, la tecnología actual permite a cada empresa, de manera simple, sin ser informático y sin codificar, digitalizar sus procesos internos de manera autónoma.
Un fuente de datos estratégicos a su alcance
La solución propuesta permite simplemente, con herramientas estadísticas, obtener en tiempo real y en pocos clicks todos los datos y gráficos que pueda necesitar.
Los responsables de calidad y/o de prevención de riesgos laborales, así como la dirección pueden obtener en tiempo real, una visión de la situación de la empresa, con datos, cifras y cuadros de indicadores sin solicitar la presencia de otros servicios. Decisiones estratégicas pueden ser tomadas rápidamente, limitando reuniones, que pueden también realizarse con videoconferencias.
Una solución viva, evolutiva e innovadora para trabajar a distancia
Una solución digital no es únicamente un registro de datos, sino una estructura viva y que evoluciona constantemente.
La gestión de la calidad y de los riesgos laborales, permisos de trabajo, inspecciones o renovaciones de certificaciones como la ISO 9001, la ISO 14001, la ISO 45001 o el APPCC... pueden ser implementados con módulos específicos en una única plataforma.
Así tenemos guías completas con los flujos de trabajo o “workflows” relacionados, permitiendo enviar emails automáticos o alertas en tiempo real, sin arriesgarse a olvidar elementos o interlocutores, pero sobretodo sin tener que re-trabajar.
Además, en un contexto de confinamiento y teletrabajo, debemos atender a nuevas soluciones innovadoras, como las auditorías o inspecciones en remoto.
El objetivo: limitar el número de personas en el lugar de trabajo, pero sin detener la actividad, asegurando óptimas condiciones de seguridad sanitaria para todos los trabajadores de la empresa.
Se tienen que poder utilizar con cualquier dispositivo estándar, como smartphones y tablets principalmente, pero también se pueden usar objetos conectados IOT como cámaras a bordo, drones, gafas conectadas o cascos...
El principio de la auditoría en el terreno permanece inalterado, lo que cambia es que sólo la persona auditada está presente en el lugar y está en comunicación directa y permanente con el auditor que le guía a distancia.
En la era digital, utilizamos diariamente tecnologías conectadas.
En las actuales circunstancias de pandemia y teletrabajo, estas prácticas pueden asegurar a las empresas un seguimiento de las actividades sin cambiar la estructura o los procesos internos, solo digitalizando los datos.
Representa una ventaja real para mejorar la competitividad, ahorrar tiempo y asegurar un nivel alto de calidad, inclusive a distancia.
Thibaut GILLES
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