Démarches Qualité, SST, RSE en collectivités, comment gagner en performance ?

Bien occupées par les activités quotidiennes, les collectivités sont bien souvent prises au dépourvu lorsqu’il s’agit de traiter les démarches de Santé et Sécurité au Travail. Pourtant le digital libère un grand nombre de tâches administratives dans ce domaine permettant à la collectivité de se focaliser sur sa démarche de prévention. 

A la différence d’une entreprise aux risques bien spécifiques comme dans l’industrie, les collectivités rassemblent au sein d’une même structure organisationnelle, une diversité d’activités uniques et indépendantes. Les domaines de compétences sont nombreux et les démarches administratives deviennent alors un vrai fardeau. Alors pourquoi ne pas se simplifier la vie grâce à un outil digital qui vous guide au quotidien dans vos démarches SST, vous alerte lorsque les deadlines approchent et met en page automatiquement vos rapports ?

Démarches SST en collectivités  : s’en sortir avec les ERP

Qu’on se le dise, la bête noire des collectivités, ce sont les ERP, les Établissements Recevant du Public. Écoles, salles de sport, salles de spectacle, lieux de cultes, centres de formation ou encore établissements de santé, il existe pas moins de 20 types d’ERP différents, répondant individuellement à une réglementation spécifique. Chacun divisé en 5 catégories selon le nombre de personnes pouvant être accueillies… de quoi passer quelques heures bien fastidieuses à traiter toutes les démarches administratives pour veiller au respect de la réglementation en vigueur.

Chaque collectivité est également divisée en nombreux services pour assumer toutes les démarches quotidiennes. Services administratifs et juridiques, urbanisme, transports, entretien et services généraux, espaces verts et paysage, eau et assainissement, une multitude de fonctions sont représentées avec des risques professionnels, des formations et des besoins de matériel bien spécifiques qu’il est indispensable de lister, contrôler, maîtriser et faire évoluer dans le temps.

Alors comment s’organiser pour répondre à tout cela ? Documents papiers éparpillés ou bien rangés dans une belle collection de classeurs, multitude de fichiers bureautiques plus ou moins utilisés, répertoriés et avec des données plus ou moins à jour… Vous reconnaissez-vous également dans cet éternel recommencement administratif ? 

Et si on décidait de prendre les choses en main, ne plus se laisser déborder par nos éternels travers ? Ne serait-il pas temps de passer par un outil digital ?

Le digital, allié de vos démarches SST 

En matière de santé et de sécurité au travail, les collectivités se doivent de respecter également la réglementation en vigueur. Comme pour n’importe quelle entreprise, le code du travail stipule que :

l'employeur doit veiller à la santé et à la sécurité de ses travailleurs en mettant en place des actions de prévention, d'information et de formation. Il doit également évaluer les risques professionnels sur chaque poste de travail. Ces risques sont consignés dans un document. En cas de non-respect de cette obligation, sa responsabilité civile et/ou pénale peut être engagée.

S’appuyer sur un outil digital pour sa collectivité est source de gain de temps, de qualité, et de réduction du stress au quotidien. Voici quelques applications :

DUER et Plan d’Actions

Un outil dédié (comme BlueKanGo) répertorie, catégorise et quantifie les risques professionnels pour chaque employé en centralisant l’information et assurant ainsi de toujours travailler sur la dernière version du document. Le plan d’action peut être directement lié aux phrases de risque du Document Unique ce qui assure une mise à jour et une évolution des actions à mener en temps réel.

Des notifications par SMS, email ou via la plateforme informent en temps réel les responsables d’actions des tâches à accomplir. Le suivi est optimal sans multiplier les échanges email ou téléphoniques et sans devoir relancer ses collaborateurs, tout est automatisé.

Fiches de poste

En assurant une mise en page automatique respectant la charte graphique de l’organisation et en envoyant automatiquement les documents lorsque ceux-ci sont validés, l’application assure un gain de temps considérable dans la gestion documentaire au quotidien. Selon les fiches ou rapports à envoyer, des workflow spécifiques sont mis en place pour envoyer le document au bon interlocuteur ou à une liste prédéfinie de destinataires.

Formations et habilitations du personnel

Habilitations électriques, CACES, premiers secours, le nombre de formations à suivre dans une collectivité peut-être énorme. Un outil digital aide également sur ce tableau en étant, au besoin, lié aux bases de données du personnel et en vous notifiant le moment venu que telle ou telle formation arrive à expiration. Fini les situations délicates où l’on se rend compte, souvent au dernier moment, qu'un collaborateur doit suivre un renouvellement de formation pour continuer à exercer. Un système de rappel peut être mis en place au moment voulu (6 mois avant, puis 3 mois, 1 mois… au besoin).

Contrôles réglementaires

Véhicules de manutention, nacelles élévatrices, équipements d’entretien des espaces verts, chaque collectivité possède ce genre d'engins pour assurer l’entretien extérieur de ses parcs. Tous ces équipements, en plus d’un parc important d’extincteurs, d’alarme incendie et de mécanismes d’évacuation des fumées doivent-être contrôlés périodiquement. Là encore, des rappels progressifs peuvent être mis en place digitalement pour vous apporter de la sérénité dans votre quotidien.

Gestion des stocks

La gestion des stocks, notamment à l’heure de la COVID doit être rigoureuse et régulière. Le soutien d’une gestion dématérialisée apporte gain de temps et sérénité au quotidien, vous alertant en avance d’une prochaine rupture de stock par exemple.

Suivi des aspects réglementaires des ERP

Nous en parlions précédemment, les Établissement Recevant du Public sont soumis à une réglementation stricte, au même titre que l'organisation d’événements. Source de stress voire de conflits avec diverses administrations, pourquoi ne pas anticiper en utilisant un module digital permettant d’être guidé dans la revue de tous les aspects réglementaires tel que nous le faisons dans le cadre d’une certification. Pas de risque d’oublis d’éléments, la trame de mise en conformité peut être consultée n’importe quand et peut être utilisée événement après événement par exemple. La centralisation de l’information permet de retrouver toutes les données en quelques clics, sans devoir tout refaire à chaque fois.

Gestion des AT/MP

Quoi de plus pénible que les démarches administratives auprès d’organismes comme la CPAM ? Que diriez-vous d’un outil qui vous enregistre et archive en interne vos déclarations, calcule en amont vos taux de cotisation pour éviter les mauvaises surprises chaque année, et de plus, capable de comparer vos données enregistrées avec celles fournies par la CPAM pour relever en temps réel d’éventuelles erreurs onéreuses pour votre entreprise ? 

Pilotage de la politique SST

Enfin, piloter sa politique SST en collectivité n’a jamais été aussi simple. Des outils statistiques en ligne permettent de récolter toutes les données internes de l’entreprise pour orienter sa stratégie et ses décisions. Bien sûr ces données peuvent rester confidentielles, il suffit de paramétrer des droits d’accès spécifiques selon le profil de l’utilisateur. Des enquêtes publiques peuvent également être menées et les résultats une nouvelle fois centralisés.

Les collectivités possèdent des organisations souvent complexes avec de nombreux services et activités. La gestion des risques au quotidien peut s’avérer difficile si l’organisation du service SST n’est pas parfaitement organisée. Les démarches administratives au quotidien sont extrêmement chronophages et sources de frustrations. Qu’attendons nous pour nous simplifier la vie et revenir à l’essentiel, gérer la santé et la sécurité de nos équipes sur le terrain. Le digital est omniprésent, autant s’en faire un allié !

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