Les établissements de santé, comme toute organisation, sont susceptibles de rencontrer des risques pouvant impacter leurs activités. Il est donc important de les anticiper et de les maîtriser. Pour cela, la cartographie des risques est l’outil de base dans cette démarche de prévention.
A quoi sert une cartographie des risques en santé ? Comment la mettre en œuvre ? Comment l’optimiser ? On vous éclaire.
D’après les chiffres de 2022, l’Assurance maladie estime que 29% des accidents de travail en France surviennent dans le secteur de la santé, des chiffres élevés témoignant de l'accidentologie du secteur. Pour assurer une continuité d’activité et éviter des conséquences juridiques, humaines, économiques ou financières négatives, un outil de gestion appelé “cartographie des risques” est mis à disposition des établissements de santé. En pratique, la cartographie des risques représente un travail conséquent d'inventaire et d'évaluation. Un exercice qui peut-être allégé en utilisant les bons outils.
Regardons étape par étape comment cette cartographie peut-être mise en place.
L’analyse des risques des établissements de santé
Qu’est ce qu’un risque ?
La Haute Autorité de Santé (HAS) définit un risque comme étant : “une situation non souhaitée ayant des conséquences négatives résultant de la survenue d’un ou plusieurs événements dont l'occurrence est incertaine”.
Quels risques pour les établissements de santé ?
Il existe 3 catégories de risques dans un établissement de santé :
- Les risques associés aux soins : On parle ici des erreurs de diagnostic ou d’un mauvais dosage du médicament.
- Les risques liés aux activités supports : Ici il peut s’agir d’accidents de travail, du risque d’incendie dans l’établissement ou de grève du personnel soignant.
- Les risques liés à l’environnement : Ce sont les risques liés à la sécurité du patient tel qu’un non-respect du secret médical ou un acharnement thérapeutique.
La cartographie des risques
Pour réaliser une cartographie des risques, il faut être bien organisé et se fixer des objectifs atteignables et mesurables. C’est pour cela qu’utiliser un diagramme de Gantt pour planifier l’élaboration de la cartographie des risques peut être une bonne idée.
La cartographie des risques, comme le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP), permet la gestion et l’évaluation des risques dans les établissements de santé. Grâce à ces outils de pilotage de gestion des risques, les établissements de santé peuvent alors anticiper et limiter les risques inhérents à leurs activités.
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Comment mettre en œuvre sa cartographie des risques ?
La cartographie des risques est un outil de pilotage essentiel pour un établissement de santé. Il doit être régulièrement mis à jour pour tenir compte des évolutions réglementaires, financières et stratégiques de l’établissement.
Pour comprendre les différentes étapes d’élaboration de la cartographie des risques, nous pouvons nous appuyer sur le cas pratique suivant :
Erreur de dosage lors de l’administration d’un médicament à un patient.
Étape 1 - Déterminer les rôles et responsabilités de chacun
Grâce à un groupe de travail pluridisciplinaire, le périmètre de la cartographie va être établi. Un rétroplanning peut être mis en place pour savoir comment le projet va s’organiser, dans quels délais et dans quel but. Il est possible d’attribuer pour chaque risque, un pilote chargé de son suivi.
En pratique, lors de la réunion du groupe de travail, il a été décidé de la marche à suivre en cas d’apparition d’un risque. Ici, il faut alerter le référent médicament, qui est chargé de comprendre comment l’erreur de dosage a pu arriver.
Étape 2 - Faire un état des lieux des risques inhérents à l’activité
Le but ici est de commencer par recenser les risques déjà existants et connus au sein de l’établissement de santé. Des observations sur le terrain peuvent être faites et les professionnels de santé interrogés sur les risques qu’ils rencontrent au quotidien. Il est primordial d’engager les équipes de terrain dans une démarche de prévention car ce sont eux les porte-paroles chargés de promouvoir les bonnes pratiques ou d’alerter si nécessaire.
L’analyse des risques a priori consiste pour un groupe de travail à anticiper les risques qui peuvent se produire dans le futur. Inversement, l’analyse des risques a posteriori concerne des Événements Indésirables qui se sont déjà produits.
En pratique, dans notre étude de cas, ce n’est pas la première fois qu’une erreur de dosage se produit chez un patient. L’équipe pluridisciplinaire analyse ce risque a posteriori puisqu'il s’est déjà produit. Il faut donc prévoir des actions pour que cela ne se reproduise pas.
Étape 3 - Définir le niveau de criticité des risques
Il s’agit de prioriser les risques en fonction de leur gravité et de leur fréquence.
La HAS fixe une échelle de gravité en 5 niveaux :
- Gravité mineure : conséquences sans préjudice
- Gravité significative : incident avec préjudice temporaire
- Gravité majeure : incident avec impact
- Gravité critique : conséquences graves
- Gravité catastrophique : conséquences très graves pouvant aller jusqu’au décès
La HAS fixe également une échelle de fréquence en 5 niveaux :
- Très improbable
- Très peu probable
- Peu probable
- Probable
- Très probable
Une fois que la fréquence et la gravité du risque sont déterminées, la note de criticité peut être obtenue en multipliant la fréquence avec la gravité.
Criticité = Fréquence x Gravité
En pratique, dans notre établissement de santé , l’erreur de dosage d’un médicament se produit assez régulièrement. Même s’il arrive que cette erreur soit sans gravité pour le patient, ici les conséquences sont graves puisque le patient a dû être réanimé et présente des séquelles. On note que le risque est probable (fréquence = 4) et catastrophique (gravité = 5).
La note de criticité s’élève donc à 20(4 x 5).
Étape 4 - Formaliser la cartographie des risques
La cartographie des risques peut prendre la forme d’un tableau, ou d’un logigramme. La cartographie doit être exhaustive, précise, formalisée, accessible et évolutive. Elle permet de recenser les risques graves et difficiles à maîtriser d’un établissement de santé et de les présenter de manière synthétique et hiérarchisée.
La hiérarchisation dépend de l’impact du risque, sa probabilité de survenance et le niveau de maîtrise de ce risque.
Un code couleur est utilisé, du vert pour le risque le moins critique, au rouge pour le risque le plus critique. Ainsi on distingue :
- les risques acceptables (vert)
- les limites d’acceptation à surveiller (jaune)
- les risques non acceptables à traiter en priorité (rouge)
Diagramme de Farmer
En pratique, en évaluant le risque, l’équipe pluridisciplinaire trouve dans notre cas une criticité s’élevant à 20. En suivant le code couleur utilisé lors de l’élaboration de leur cartographie des risques, l’équipe estime que cette erreur de dosage est un risque non acceptable (rouge) à traiter en priorité.
Étape 5 - Établir un plan d’action
Les résultats de la cartographie des risques permettent à l’établissement de santé de construire un plan d’action ayant pour but, la suppression ou la réduction des risques.
Le plan d’action doit être élaboré de manière à prioriser les actions, processus et contrôles à mettre en place en fonction de la criticité du risque et de son niveau de maîtrise. La mise en place d'une action entraîne une réévaluation de la criticité du risque en fonction du niveau de maîtrise du risque.
On affecte alors un coefficient de maîtrise des risques à la note de criticité afin d’obtenir une note de Criticité résiduelle (Cr), évoluant en fonction du niveau de maîtrise du risque.
Cr = C x Coefficient de maîtrise du risque
On peut utiliser une cotation allant de 0.25, 0.5, 0.75 à 1. Plus le coefficient est élevé, moins celui-ci à d’incidence sur la notre de criticité, et donc, moins les actions en place n’ont impact. Un coefficient de 1 induit donc un mauvais niveau de maîtrise du risque.
Un risque ayant une note de criticité élevée et un niveau de maîtrise faible sera traité en priorité dans le plan d’action.
En pratique, l’erreur de dosage est un risque non acceptable qui se produit de manière fréquente dans cet établissement. Il est donc à traiter en priorité dans le plan d’action pour le limiter au maximum dans le futur. L’équipe va fixer un délai de traitement du risque. Le pilote va pouvoir mettre en place des actions pour que ce risque ne se reproduise pas. Suite à la mise en place des actions, le niveau de criticité va alors baisser.
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Comment rendre la démarche d’évaluation des risques plus efficace ?
Les difficultés rencontrées sur le terrain
L’absence de cartographie des risques dans un Établissement de Santé entraîne un accroissement du risque d’erreurs, entraînant de nombreux échecs dans les projets envisagés par l’établissement de santé. Les dates de réalisation des projets ne sont pas respectées, le budget est difficile à prévoir et la prise en compte des normes et réglementations obligatoires est incomplète. D’ailleurs, un objectif lié à l’importance de la maîtrise des risques par les équipes est mentionné dans le manuel de certification 2024 de la Haute Autorité de Santé (HAS).
Le support du numérique et des applications dédiées
Le recours à un logiciel dédié est un allié de taille pour corréler votre cartographie des risques à votre plan d’action global. Les actions mises en place suite à l’analyse des risques iront automatiquement s’implanter dans votre plan d’action établi.
Les risques peuvent être triés au regard des critères définis par la HAS et des données statistiques automatiquement générées pour un meilleur suivi des actions et une prise de décision facilitée.
Le calcul automatique de la note de criticité et de criticité résiduelle permet de définir les actions prioritaires, les délais de résolutions et de relances préalables auprès des différents pilotes d’action. Votre diagramme de Gantt est alors automatiquement pré-établi et votre cartographie formalisée.
La cartographie des risques est un outil stratégique et opérationnel indispensable au pilotage des risques et du système de management des risques de manière globale. Par cette approche, vous engagez efficacement l’ensemble du personnel de votre établissement et construisez ensemble un système robuste de gestion des risques. Le numérique est aujourd’hui un support de travail garantissant l’allègement des démarches administratives et une qualité de gestion optimale dans la gestion des risques et la prise en charge des patients.
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Romane CORRIGNAN
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