La réglementation en vigueur impose aux employeurs de nombreuses démarches de prévention pour protéger la santé et la sécurité de leurs travailleuses et travailleurs. Il n'est pas toujours facile de se conformer tout en restant performant! Heureusement, des ressources opérationnelles existent pour simplifier ce processus. C’est notamment le cas du permis de travail, un outil clé pour toute entreprise proactive dans sa gestion de la santé et sécurité au travail.
Permis de travail : les difficultés rencontrées
Le permis de travail n’émane pas d’une obligation réglementaire. C’est un document rédigé à l’initiative de certaines entreprises proactives dans la gestion de leurs activités et des risques inhérents. Il définit les tâches, l’environnement de travail, l’ensemble des risques pouvant se présenter et le plan d’actions préventives à mettre en place.
Hélas, encore aujourd’hui, il se présente sous format papier ou sous la forme de fichiers bureautiques. L’inconvénient majeur de ces formats est qu’ils limitent l’efficacité de la démarche en alourdissant les procédures administratives. On peut notamment relever les points critiques suivants :
- La perte de productivité car le temps de rédaction, de relecture et de notification aux utilisatrices et utilisateurs est important.
- L’accessibilité des documents papiers ou bureautiques est limitée, notamment dans des contextes multi-établissements. Il est alors difficile d’assurer un suivi des actions et un contrôle optimal du respect des mesures de prévention sur le terrain.
- L’archivage de l’information est elle aussi impactée. Il est assez courant de perdre des documents papier ou de voir les écritures s’effacer avec le temps.
- Le manque de réactivité : les délais parfois longs d’alertes ou de remontée d’informations peuvent conduire à une perte d’information et un retard dans le déclenchement d’actions.
Une perte d’efficacité dans la gestion de la sécurité sur chantier peut conduire à des situations critiques, voire dramatiques.
Par exemple, des accidents industriels majeurs peuvent être initiés par une défaillance dans la gestion des procédures et des mesures de prévention. Plus la gestion des risques est régie par l’intervention humaine, plus le risque lié à l’erreur humaine est important.
Alors, comment peut-on gagner en performance dans la gestion des permis de travail?
Dans un environnement où le numérique prend de plus en plus d’expansion, nous allons voir qu’un outil technologique nous permet d’atteindre nos objectifs et de rester compétitif.
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Qu’est-ce qu’un permis de travail numérique?
Il arrive souvent que les entreprises considèrent qu’un permis de travail efficace se résume à la rédaction de documents de sécurité sur ordinateur afin d’éviter de les écrire à la main. En effet, l’outil numérique est un levier de la performance, mais un traitement de texte seul ne suffit pas.
Un permis de travail numérique est une interface puissante et facile d’utilisation qui permet un suivi de l’ensemble du processus en temps réel. Les étapes de rédaction, d’archivage, de notifications et de suivi d’actions sont accessibles en tout temps, ce qui rend cet réellement performant.
Il fournit une vue globale des permis passés, en cours et à venir, quel que soit le site. Des droits d’accès spécifiques et sécurisés permettent aux responsables concernés d’accéder aux documents en temps réel et n’importe où depuis leur cellulaire ou leur tablette, simplifiant ainsi la mise en place d’actions et les contrôles. Des alertes peuvent également être envoyées à l’approche de l’expiration de documents de travail ou de formations.
D’un point de vue opérationnel, on peut alors se demander quels sont les avantages réels du numérique par rapport à un permis de travail papier.
Les avantages d’un permis de travail numérique
Nous en parlions précédemment, l’élaboration de permis de travail sous format papier ou bureautique comporte un risque important de perte d’informations.
L’utilisation des permis de travail numériques apporte de nombreux avantages, dont en voici quelques exemples :
- Gain de temps dans la planification des permis : des listes déroulantes préparamétrées permettent, en quelques clics, de choisir les opérations à réaliser, les opérateurs habilités et les points de contrôles à effectuer.
- Validation simplifiée des permis : Nul besoin de courir après les documents, la validation peut se faire à distance directement via une solution numérique. Des flux de travail automatisés et la possibilité de signer électroniquement les permis assurent un gain de temps conséquent et assure une valeur juridique équivalente à un courrier recommandé avec accusé de réception.
- Processus de décisions optimisés : L’information étant accessible en temps réel et en quelques clics, il est aisé pour les gestionnaires de suivre et surveiller les chantiers en cours et à venir. Cette accessibilité des données assure une proactivité dans la mise en place d’actions correctives.
Mise en conformité de la SST simplifiée
Dans de nombreuses entreprises, les permis de travail sont utilisés quotidiennement. Ce sont des outils importants pour la démarche de prévention, mais représentent également des démarches administratives fastidieuses qui méritent de gagner en performance. Le numérique se présente alors comme la solution gagnante pour sécuriser l’information et la rendre accessible à tous facilement.
Le choix d’une solution numérique est important et il est indispensable que celle-ci puisse répondre aux exigences SST de l’entreprise. Le caractère “accessible à tout le monde” est également indispensable afin d’engager l’ensemble des parties prenantes de l'entreprise.
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