Permis de travail numérique : un gage de performance SST en entreprise

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La réglementation en vigueur impose de nombreuses démarches de prévention aux employeurs pour protéger la santé et la sécurité de ses salariés. Pas toujours simple de s’y retrouver ! Heureusement des outils opérationnels existent pour simplifier les démarches. C’est notamment le cas du permis de travail, un outil clé pour toute entreprise proactive dans sa gestion SST.

Permis de travail : les difficultés rencontrées

Le permis de travail n’émane pas d’une obligation réglementaire. C’est un document rédigé à l’initiative de certaines entreprises proactives dans la gestion de leurs activités et des risques inhérents. Il définit les activités, l’environnement de travail, l’ensemble des risques pouvant se présenter et le plan d’actions préventives à mettre en place.

Encore aujourd’hui, il se présente sous format papier ou sous la forme de fichiers bureautiques. L’inconvénient de ces formats est qu’ils limitent l’efficacité de la démarche en alourdissant les procédures administratives. On peut notamment relever les points critiques suivants :

La perte de productivité car le temps de rédaction, de relecture et de notification aux utilisateurs est important.
L’accessibilité des documents papiers ou bureautiques est limitée, notamment dans des contextes multi-sites. Il est alors difficile d’assurer un suivi des actions et un contrôle optimal du respects des mesures de prévention sur le terrain
L’archivage de l’information est elle aussi impactée. Il est assez courant de perdre des documents papier ou de voir les écritures s’effacer avec le temps.
Perte de temps : Les délais parfois long d’alertes ou de remontée d’informations peuvent conduire à une perte d’information et un retard dans le déclenchement d’actions.

Les conséquence d’un manque d’efficacité dans la gestion de la sécurité sur chantier peut conduire à des situations critiques voire dramatiques.

Des accidents industriels majeurs par exemple peuvent-être initiés par une défaillance dans la gestion des procédures et des mesures de prévention. Plus la gestion des risques est régie par l’intervention humaine, plus le risque lié à l’erreur humaine est important.

Alors comment peut-on gagner en performance dans la gestion des permis de travail ? Dans un environnement qui se numérise à vitesse grand V, nous allons voir qu’un outil numérique peut nous aider pour atteindre nos objectifs.

Qu’est-ce qu’un permis de travail numérique ?

Souvent les entreprises considèrent qu’un permis de travail efficace se résume à la rédaction de documents de sécurité sur ordinateur afin d’éviter de les écrire à la main. En effet l’outil digital est un levier de la performance, mais un traitement de texte seul ne suffit pas.

Un permis de travail numérique est une interface puissante, facile d’utilisation permettant de rendre un process de rédaction, d’archivage, de notification et de suivi d’actions, vivant, en temps réel et donc réellement performant.

Il fournit une vue d’ensemble des permis passés, en cours et à venir, quel que soit le site. Des droits d’accès spécifiques et sécurisés permettent aux responsables concernés d’accéder au documents en temps réel et n’importe où depuis leur smartphone ou leur tablette simplifiant ainsi la mise en place d’actions et les contrôles. Des alertes peuvent également être envoyées à l’approche de l’expiration de documents de travail ou de formations.

D’un point de vue opérationnel, on peut alors se demander quels sont les avantages du numérique par rapport à un permis de travail papier.

Les avantages d’un permis de travail numérique

Nous en parlions précédemment, l’élaboration de permis de travail sous format papier ou bureautique comporte un risque important de perte d’informations.

Numériser ses permis de travail apporte de nombreux avantages, dont en voici quelques exemples :

Gain de temps dans la planification des permis : des listes déroulantes pré-paramétrées permettent, en quelques clics, de choisir les opérations à réaliser, les opérateurs habilités et les points de contrôles à effectuer.
Validation simplifiée des permis : Plus besoin de courir après les documents, la validation peut se faire à distance directement via une solution numérique. Des workflows automatisés et la possibilité de signer électroniquement les permis assurent un gain de temps conséquent et assure une valeur juridique équivalente à un courrier recommandé avec accusé de réception.
Processus de décisions optimisés : L’information étant accessible en temps réel et en quelques clics, il est aisé pour les gestionnaires de suivre et surveiller les chantiers en cours et à venir. Cette accessibilité des données assure une proactivité dans la mise en place d’actions correctives.

Mise en conformité de la SST simplifiée

Dans de nombreuses entreprises, les permis de travail sont utilisés quotidiennement. Ce sont des outils importants pour la démarche de prévention, mais représentent également des démarches administratives chronophages qui méritent de gagner en performance. Le numérique se présente alors comme LA solution pour sécuriser l’information et la rendre accessible à tous facilement.

Le choix d’une solution numérique est important et il est indispensable que celle-ci puisse répondre aux exigences SST de l’entreprise. Le caractère “accessible à tout le monde” est également indispensable afin d’engager l’ensemble du personnel sur le terrain, du management et des parties prenantes de l'entreprise.