Liste d'inspections numériques, un gage de qualité pour les audits

Les audits, qu’ils soient planifiés à l’avance dans le cadre d’une certification ou aléatoires, comme les rondes de sécurité, sont essentiels pour toute démarche de sécurité proactive. L’évolution et la démocratisation des technologies en garantissent la qualité et l’efficacité.

Quel est l’intérêt des Listes d'inspections numérisées dans le cadre des audits ?

La recherche et la centralisation d’information en entreprise s'est totalement transformée ces dernières années avec l’utilisation notamment des smartphones et des tablettes. L’arrivée en entreprise de ces nouvelles technologies à permis à chaque secteur d’activité de bénéficier d'applications métiers spécifiques, impactant positivement les conditions de travail : terminées les longues heures à recopier ses notes au propre, les erreurs de saisie, la duplication de données ! Tout devient accessible sur le terrain.

Pleinement concerné, le service HSE se rend quotidiennement sur le terrain pour encadrer les activités et les opérateurs, effectuer des contrôles et reporter au management d’éventuelles remarques de sécurité ou demande de budgets. Tributaire jusqu’à présent de leur feuille de papier et de leur crayon, les responsables HSE possèdent désormais un allié de taille pour leurs inspections : le digital ! En effet, il est possible de numériser et de personnaliser ses Listes d'inspections pour plus de performance.

Qu’est-ce qu’une liste d'inspection ?

Une liste d'inspection est une grille d’évaluation présentant une liste d’éléments à contrôler. Tous les secteurs d’activité sont concernés (industrie, services, agroalimentaire...), et leur périodicité peut varier selon le besoin de l’entreprise. Il n’existe pas deux Listes d'inspections HSE similaires, chacune d’elles est adaptée au secteur d’activité et au besoin de l’entreprise : rondes HSE, contrôles périodiques d’équipements, vérifications des formations et inventaires des stock… elles s'inscrivent dans une démarche de contrôles réglementaires.

L’avantage des Listes d'inspections HSE est la sécurité de n’oublier aucune étape importante ou d’élément à contrôler. Elles garantissent le respect des exigences réglementaires. Les rapports d’audits accompagnés des Liste d'inspections et d'illustrations par photos servent d’éléments de preuve de la bonne conduite de la démarche de prévention interne.

En quoi une liste d'inspection numérique est-elle un gage de qualité ?

L’utilisation ancestrale et hautement répandue du papier dans le cadre d’inspections HSE est souvent chronophage et fastidieuse, notamment lorsque les conditions météo sont défavorables. Elles impliquent un travail de re-saisie systématique sur ordinateur si on veut espérer garder une trace de ces notes à long terme. En digitalisant les rondes de sécurité, vous gagnez du temps et vous simplifiez les démarches HSE en réduisant les tâches administratives.

Les avantages sont nombreux, en voici quelques exemples :

Mobilité sur le terrain : Les Listes d'inspections digitalisées permettent de rester mobiles même sur site, et de simplifier le travail de saisie grâce à des champs déroulants pré-paramétrés ou des données déjà enregistrées grâce à des modules de géolocalisation par exemple. Les saisies tactiles, la dictée vocale et l’usage des caméras des smartphones ou tablettes sont pensées pour rendre totalement ergonomique et intuitif l’utilisation mobile.
Des données en temps réel : Le digital apporte des données en temps réel. Il est ainsi plus simple d’obtenir et d’analyser les résultats de l’entreprise et de les partager n’importe où, à n’importe qui et n’importe quand. Un historique des rapport est également disponible, afin de garantir un suivi des actions par exemple. La transparence en interne est optimisée et la gestion des actions correctives est accélérée.
Sécurisation des données : Travailler sur des documents papier n’est pas optimal on le sait, et il est pratiquement impossible de sécuriser l’information qui risque de s’effacer, de se déchirer ou d’être égarée. Un stockage en ligne évite ces désagréments et permet une accessibilité à tout moment et n’importe où en quelques clics.
Flexibilité de gestion : La personnalisation d’un outil dédié pour se calquer précisément à l’organisation interne des entreprises et du secteur d’activité est un atout considérable. Chaque liste d'inspection est unique et adaptée aux besoins de l'organisation.

La réalisation d’audits ou de rondes de sécurité, qu’ils soient quotidiens, hebdomadaires ou annuels représente la base de la prévention des risques en entreprise. Alors autant optimiser ces moments privilégiés pour garantir la qualité des visites et l’efficacité du suivi des actions. Aujourd’hui il n’y a rien de plus performant qu’un outil digital dédié aux activités QHSE pour rendre cette activité support performante et réduire les risques de manière efficace et durable.