Le Plan d'actions, un outil de pilotage essentiel !

Le Plan d’actions constitue un outil de planification des actions clés à mettre en place dans l’entreprise pour atteindre les objectifs fixés en lien avec la direction et la politique QHSE.  Établi généralement sur une année, le plan d’actions répertorie l’ensemble des actions à mener.

Alors comment déployer un plan d’actions ? Comment assurer son suivi ?

Le Plan d’actions, c’est quoi ?

Le Plan d’actions liste l’ensemble des actions à mener dans l’établissement. Il précise également : les responsables dédiés, les ressources/moyens nécessaires, ainsi que les délais. Le Plan d’actions constitue l’étape “Plan” du PDCA ("Planifier, Déployer, Contrôler, Agir"), la très célèbre “roue de Deming”.  

Le PDCA est un concept théorique, fondé sur la notion de cycle, qui a été élaboré par un statisticien et professeur américain, William Edward Deming dans les années 50. Ce professeur a notamment enseigné aux dirigeants japonais plusieurs méthodes pour améliorer la qualité et surtout pour trouver les moyens de la maîtriser.

L’application répétée du cycle de Deming assure le déploiement d’une démarche d’amélioration continue. Depuis, la notion de PDCA a été renouvelée dans le cadre de la certification ISO 9001 v2008. 

Quelles sont les différentes étapes du PDCA ?

La roue de Deming est construite sur un cycle en quatre temps : 

Plan = Planification

Il s’agit de la première étape, celle où la Direction doit prendre en compte les résultats de l’entreprise ainsi que le contexte interne/externe, pour établir la politique QHSE.
Des objectifs mesurables et atteignables doivent être identifiés, en cohérence avec la stratégie. L’étape “Plan” constitue donc l’étape d’identification des objectifs et la naissance du Plan d’action. 

Do = Mise en œuvre / déployer

Cette deuxième étape est souvent la plus longue : il s’agit de mettre en œuvre les actions identifiées dans l’étape précédente.

Check = Vérifier / Contrôler

La troisième étape permet de vérifier la bonne mise en œuvre du Plan d’action, ainsi que la cohérence des résultats par rapport aux objectifs fixés. On utilise pour cela différents outils tels que l’audit interne ou encore la gestion des tableaux de bord.

Act = Améliorer / Agir

La dernière étape s’appuie sur les résultats de la phase précédente. 

• Si les résultats sont cohérents par rapport aux objectifs fixés : on formalise les bonnes pratiques. 
• Si les résultats ne sont pas cohérents par rapport aux objectifs fixés : on définit une phase de correction, ainsi que des actions correctives associées. 

Quelques conseils pour mettre en place un Plan d’action

S'entretenir en amont avec la Direction

C’est la Direction qui fixe les objectifs à atteindre, en cohérence avec la stratégie de l’entreprise. Ces objectifs peuvent être définis grâce à une analyse stratégique réalisée en amont, via un SWOT ou une analyse PESTEL. Les actions répondant à chacun de ces objectifs sont ensuite établies par chaque service et/ou chaque pilote.

Une fois les actions définies, la revue de direction s’avère être le lieu idéal pour faire valider le Plan d’action global de l’établissement, tout en confirmant l’engagement de la Direction. 

Favoriser le travail de groupe

Le Responsable QHSE joue le rôle de chef de projet, et doit veiller à construire le plan d’action en collaboration avec les différents acteurs de l’entreprise. En effet, le déploiement d’un plan d’action n’est pas seulement de la responsabilité du service QHSE. Il est essentiel que cet outil soit mutualisé au sein des différents services, et que chaque pilote prenne part à la mise à jour de ses actions. 

Pour responsabiliser vos pilotes, il peut être utile de rédiger une “fiche d’action” : cette dernière détaille ce qui doit être fait, ainsi que les moyens nécessaires pour mettre en œuvre chacune des actions. Cette fiche est construite avec le pilote désigné de l’action, ce qui permet de les engager sur le long terme.

Trop de plans d’actions tuent le Plan d’actions !

Trop d’entreprises multiplient les plans d’action… Comment faire en sorte d’impliquer les pilotes si ces derniers sont perdus dans la gestion de leurs actions ? Il est conseillé de disposer d’un seul et unique plan d’action global, où sont répertoriées toutes les actions : les actions en lien avec les audits, en lien avec les non-conformités, en lien avec la certification…

Bien sûr, il doit être possible de les filtrer par thématique ou par pilote, pour pouvoir les retrouver plus facilement. 

Le digital : un allié de taille pour gérer le plan d’action

Le plan d’action global est un outil qui doit vivre dans l’entreprise et qui doit être mis à jour très régulièrement. Grâce à un outil dédié, il est possible de corréler les rapports d’audits ou encore les fiches de non-conformité, directement au plan d’action : par exemple lors d’un audit terrain, si une non-conformité est identifiée avec une action associée, cette dernière est implémentée automatiquement dans le plan d’action global !

Ce plan d’action numérisé peut ainsi être géré en mode collaboratif avec l’ensemble des pilotes : ces derniers reçoivent des alertes lorsqu’ils doivent solder une action, peuvent renseigner leurs actions directement sur l’application via tablette/smartphone…

Le plan d’action est un outil de pilotage essentiel pour les services QHSE de tous types d’entreprises. Il s’agit d’être vigilant pour faire en sorte de ne pas multiplier les fichiers excel pour ne pas créer un système chronophage. Grâce au digital, les Responsables QHSE et les pilotes gagnent en efficacité en évitant les multiples retranscriptions. 

Pour aller plus loin

> Module Plan d’actions de BlueKanGo, assistez à une démonstration en ligne.