L'audit interne est une opportunité précieuse pour améliorer les processus et renforcer la qualité au sein de l'organisation. Que vous fassiez partie d'une équipe d'audit interne dynamique ou que vous ayez déjà vécu un audit interne, chaque audit est une chance de progresser. Grâce à des outils modernes, notamment numériques, l'expérience de l'audit peut devenir plus agréable et les résultats plus pertinents.
Bien que l'audit interne vise principalement à favoriser l'amélioration continue, il arrive souvent que le personnel perçoive les auditeurs et auditrices comme des personnes sceptiques, focalisées sur les problèmes plutôt que sur les opportunités, et comme les représentants de la direction, parfois perçus comme peu pragmatiques et rigides.
Les dirigeants définissent des objectifs clairs et des indicateurs de performance précis, et ils demandent constamment une amélioration continue de ces niveaux de performance. L'audit interne leur permet de vérifier la capacité du système à atteindre ces objectifs.
Au fur et à mesure que les plans d'actions sont définis pour développer les compétences et ressources internes indispensables pour répondre aux attentes des entreprises, l'audit interne contribue à l'évaluation continue de la performance globale.
Audit interne et ses missions
Dans la norme ISO 19011 version 2018, l’audit est défini comme: “Un processus méthodique, une activité indépendante et documentée, permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.” Cette norme décrit également les points essentiels dans l'évaluation de la compétence des personnes impliquées dans le processus d'audit.
Selon la norme ISO 9001 version 2015 (9.2.1), l'organisme doit mener des audits internes à intervalles planifiés pour déterminer si le système de gestion de la qualité :
- est conforme aux dispositions à toutes les exigences applicables;
- est mis en œuvre et entretenu de manière efficace.
La norme stipule que l’audit qualité a pour finalité de rendre un rapport sur le système de gestion de la qualité basé sur des preuves tangibles et une évaluation objective déterminant dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits.
Les différents types d’audits qualité
L’audit interne constitue un type d’audit qualité, mais il existe plusieurs autres types d'audit qualité, chacun ayant des objectifs spécifiques. Voici quelques exemples :
Audit interne
L'audit interne est réalisé par l'organisation elle-même pour évaluer ses propres processus et systèmes de gestion de la qualité. Pour les petites structures, les audits se concentrent généralement sur le système de gestion global pour s'assurer que les processus de base sont en place et fonctionnent efficacement. Cela permet de vérifier la conformité aux normes et de garantir une gestion de la qualité cohérente. Pour les entreprises de taille plus importante, les audits sont souvent plus spécialisés et peuvent inclure des audits de processus ou de produits spécifiques. Ces audits permettent d'examiner en détail des aspects particuliers de l'organisation, comme l'efficacité des processus de production ou la qualité des produits finis, afin d'identifier des opportunités d'amélioration ciblées.
Audit fournisseur
Ce type d'audit évalue les pratiques de gestion de la qualité des fournisseurs pour s'assurer qu'ils respectent les exigences de qualité, de conformité et de performance de l'entreprise. Ces audits assurent que les produits ou services fournis répondent aux normes de qualité, optimisant ainsi la performance et la fiabilité de la chaîne d'approvisionnement. De plus, ils favorisent une communication transparente et une collaboration efficace avec les fournisseurs, renforçant ainsi les relations. En somme, les audits fournisseurs sont un outil stratégique pour garantir la qualité et la performance des produits et services tout en consolidant les partenariats.
Audit de certification
L'audit de certification est effectué par une tierce partie indépendante pour vérifier la conformité d'une organisation à une norme spécifique, comme l'ISO 9001. Ces organismes sont accrédités pour réaliser les audits tierces partie et délivrer des certifications. Voici quelques exemples de ces organismes : AFNOR Certification, Bureau Veritas Certification, APAVE Certification, SGS ICS, Agrément Canada, Joint commission, Bureau de normalisation du Québec (BNQ).
Audit système
L'audit système évalue l'ensemble du système de gestion de la qualité d'une organisation. Contrairement aux audits de processus ou de produit, qui se concentrent sur des aspects spécifiques, l'audit système couvre tous les processus et produits de l'organisation pour s'assurer qu'ils répondent aux normes de qualité établies.
Audit processus
Cet audit concentre sur un ou plusieurs processus spécifiques au sein de l'organisation pour évaluer leur efficacité et leur conformité aux normes établies. L'audit ne concerne pas l'ensemble du système mais généralement entre un et trois processus, et leur interface en amont et aval. L'audit est réalisé sur la base d'un référentiel normatif tel que l’ISO, et également sur tous les documents relatifs au processus : cartographies, fiche processus, procédures, etc.
Audit produit
Cet audit consiste à évaluer les caractéristiques du produit ou service par rapport à des exigences et/ou un cahier des charges défini. Le périmètre est limité à un ou plusieurs produits. L'audit se déroule sur la base d'un référentiel interne à l'entreprise : bonnes pratiques, pratiques industrielles, pratiques de l'échange, etc.
Audit environnemental
Cet audit analyse l'impact environnemental des activités de l'organisation et vérifie la conformité aux normes environnementales et à identifier les opportunités d'amélioration pour réduire l'impact environnemental tout en favorisant une gestion plus efficace et durable des ressources.
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Les principes de l’audit interne
L'intégrité est essentielle dans le domaine de l'audit interne. L'Institut des Auditeurs Internes du Canada (IAI Canada) a établi des principes fondamentaux pour guider les auditeurs et auditrices et les aider à adhérer aux standards professionnels de la pratique de l'audit interne. La première division canadienne de l’IAI a été fondée à Toronto en 1944 et comprend maintenant 12 divisions à travers le pays. Les principes fondamentaux d’audit sont :
Faire preuve d'intégrité :
Les auditeurs doivent agir avec honnêteté et éthique dans toutes leurs activités, même lorsque cela est inconfortable ou difficile.
Démontrer compétence et conscience professionnelle :
Les auditeurs doivent avoir la capacité d'effectuer des audits de toutes les sources importantes de risque. Ils doivent démontrer une compétence pour mener des audits connexes, comprendre les problèmes du département ou des services audités, évaluer l'adéquation de la gestion des risques et du contrôle interne et apporter des conseils constructifs.
Être objectif et libre de toute influence externe :
Les auditeurs doivent être libres de toute influence indue et maintenir une objectivité totale. Ils doivent être capable de résister à toute pression inappropriée de la direction, que ce soit dans l'évaluation des risques, la sélection des audits à effectuer et la manière dont les résultats sont communiqués.
S'aligner sur les stratégies, les objectifs et les risques de l'organisation :
L'audit interne doit être en phase avec les risques susceptibles d'avoir le plus grand impact sur la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs. En cas de changements dans les activités, les risques, les opérations, les programmes et les systèmes de l’organisation, le comité d'audit doit également revoir le plan et l'ajuster, même si cela est nécessaire plus souvent qu'une fois par an.
Être positionné de manière appropriée dans l’organisation et disposer des ressources adéquates :
Le comité d'audit doit rendre compte directement au conseil d'administration (c'est-à-dire le plus haut niveau de gouvernance de l'organisation), ce qui préserve l'indépendance en fournissant au responsable de l'audit interne un accès illimité pour traiter des questions sensibles, en particulier celles impliquant la direction.
Démontrer la qualité et l'amélioration continue :
Le comité d'audit interne doit s'assurer que la direction et le conseil d'administration reçoivent les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, sous une forme exploitable. Le responsable de l'audit interne s'assure que la fonction d'audit interne s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue. Pour ce faire, il définit des indicateurs permettant d'évaluer la performance des missions d'audit interne, des auditeurs internes et de la fonction d'audit interne. Ces indicateurs servent de critères pour mesurer le degré de réalisation des objectifs de performance, y compris l'amélioration continue. L'objectif est de garantir que les audits sont réalisés de manière efficace et efficiente, et que les résultats sont fiables et utiles pour l'organisation.
Communiquer efficacement :
Les réunions de clôture d’audit avec la direction doivent être une discussion bilatérale, avec des échanges de questions et réponses pour établir une compréhension commune de la situation. Le rapport écrit doit communiquer :
- ce que la direction ou du conseil d'administration a besoin de savoir, plutôt que ce que l'auditeur interne veut dire.
- s'il existe des problèmes importants, définis comme des problèmes qui représentent un niveau de risque inacceptable pour les objectifs de l'entreprise.
- si la direction et/ou le conseil d'administration doivent agir eux-mêmes, ou au moins surveiller les mesures prises.
Fournir une assurance basée sur le risque :
Les audits doivent être basés sur une évaluation des risques pour garantir leur pertinence. Présenter un rapport transparent sur l'état des processus, des systèmes, de l'organisation et de la direction afin de s'assurer que les risques les plus critiques pour le succès de l'organisation sont maintenus à des niveaux acceptables.
Être perspicace, proactif et orienté vers le futur :
Les auditeurs doivent anticiper les défis futurs et proposer des solutions innovantes.
Encourager le progrès au sein de l'organisation :
L'audit interne doit encourager l'amélioration continue au sein de l'organisation grâce aux recommandations et aux actions de l'audit interne. Les auditeurs internes ne se contentent pas de vérifier la conformité et d'identifier les problèmes; ils doivent également proposer des recommandations constructives qui aident l'organisation à progresser. Cela implique de travailler en collaboration avec les différentes parties prenantes pour mettre en œuvre des solutions innovantes et durables qui améliorent les processus, réduisent les risques et augmentent l'efficacité globale de l'organisation.
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Audit interne et outils numériques
La méthode traditionnelle d'exécution des audits, également appelée approche manuelle, reste prédominante aujourd'hui en raison de son faible coût et de l'infrastructure généralement déjà en place. Cette approche implique de nombreuses manipulations manuelles, telles que l'utilisation de multiples feuilles de calcul Excel, des échanges incessants de courriels et l'utilisation de plusieurs disques partagés sur un serveur physique ou infonuagique. Cette méthode peut souvent nuire à l'expérience de l'audit, tant pour les auditeurs que pour les audités, ce qui affecte négativement la pertinence de l'audit.
Les outils d'audit numériques prennent en charge une approche d'audit basée sur les risques et les mesures de contrôles afin que les risques importants pour l’organisation soient audités et mis à jour dans la gestion des risques. En outre, ces plateformes numériques offrent une grande flexibilité et peuvent être adaptées à diverses méthodologies d'audit standard, telles que l'audit de produit, l'audit de processus, l'audit interne, et bien d'autres.
Voici quelques fonctions génériques de cet outil qui démontre sa force :
- Centralisation des données : organisation structurée des référentiels (exigence normative, fournisseur, interne, lois, etc.), des documents d'audit et des archives, au sein d’une base de gestion électronique documentaire (GED).
- Configuration des formulaires d’audit en quelques minutes : possibilité de convertir en quelques minutes la liste de contrôle papier ou les feuilles de calcul Excel en formulaires d'inspection intelligents. Un générateur de modèles par glisser-déposer facilite la création de formulaires personnalisés.
- Utilisation sur cellulaire et de la tablette : possibilité de remplir la grille d'audit sur vos appareils électroniques, directement sur le terrain avec des options d'enregistrement vocal et d'insertion de photos. Une fonction qui offre un accès ergonomique et réactif.
- Rapport d’audit prédéfini : génération de rapports personnalisés grâce à un module permettant de compléter un modèle prédéfini de rapport d’audit qui se compile en quelques clics à la sortie de l’audit. Cette fonction simplifie le partage avec les parties concernées.
- Tableau de bord centralisé : possibilité de centraliser dans un seul tableau de bord le traitement des constats d’écart ou de non-conformités. Permet de connaître les avancées en temps réel des actions en cours suite à un audit.
- Accès configuré : configuration d’un portail fournisseurs, sous-traitants, et autres parties concernées.
- Attribution des actions: un support dédié à l’attribution des actions, la définition des dates d'échéance et le niveau de priorité.
La manière dont chaque auditeur aborde les audits internes peut différer selon l'organisation. L'objectif principal est de se concentrer sur les principes fondamentaux de l'audit pour garantir des audits internes pertinents. En respectant et en appliquant de manière cohérente tous les principes d'audit, la fonction d'audit interne peut atteindre une efficacité optimale.
Il est indéniable que les auditeurs et les audités se retrouvent souvent submergés par la multitude de documents physiques et de feuilles Excel, les erreurs de manipulation potentielles, ainsi que les données peu sécurisées nécessitant des ressaisies. La centralisation de ces audits dans une solution numérique peut donc offrir une expérience d'audit plus fluide et des résultats plus pertinents.
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