Autocontrôle et auto-évaluation : outils clés de l’audit interne

La performance d’une entreprise est régie par l’efficacité et la qualité de son organisation interne. Système de Management intégré, Responsabilité Sociétale des Entreprises, audits internes, tous les moyens sont bons pour satisfaire le client et se démarquer de la concurrence !

Pour garantir l’efficacité de la démarche, les organisations peuvent s’appuyer sur deux outils phares, l’autocontrôle et l’autoévaluation.

De quoi parle t-on ? Quelle différence ? 

On vous explique.

L’autocontrôle

Le terme d’autocontrôle fait intervenir les notions de mesure, de bilan, de vérification et de validation des acquis. Les objectifs de l'audit interne à travers l’autocontrôle consistent ainsi à vérifier la correcte mise en œuvre d'une procédure établie, de surveiller l'utilisation quotidienne d'une installation, ou d'évaluer un équipement déjà intégré dans l'organisation. Cette approche vise à prévenir toute défaillance potentielle dans le système, susceptible d'avoir des répercussions financières, humaines ou matérielles négatives, soulignant ainsi l'importance des pratiques de contrôle interne et d'audit interne au sein de l'entreprise.

Par exemple, les chauffeurs d’une société de transport réalisent eux-mêmes quotidiennement des contrôles sur leurs véhicules, d’où la notion d’autocontrôle, afin de vérifier le bon fonctionnement des organes de sécurité, l’usure des équipements ou les niveaux du moteur.

Les autocontrôles présentent trois avantages majeurs :

• La détection des défaillances le plus tôt possible, permettant de lancer une analyse des risques et une recherche des causes rapidement. On peut notamment employer les outils suivants (5M, QQOQCCP, 5P…) pour y parvenir.
• La responsabilisation des opérateurs quel que soit leur poste ou leur niveau hiérarchique. Qui mis à part les opérationnels sur le terrain sont en capacité de détecter une éventuelle anomalie ?
• L’optimisation du temps de travail lors d’un audit. Il vaut mieux traiter les défauts petit à petit plutôt que de tout gérer d’un coup.

Des fiches d'autocontrôles accompagnent les opérateurs dans leurs missions. Certaines sont encadrées par la réglementation, c’est notamment le cas des fiches NF C 15-100 d’autocontrôle des installations électriques.

L’avantage d’une fiche d’autocontrôle qui se réfère à une norme est la garantie de répondre parfaitement aux exigences réglementaires.

Avant de mettre en place une fiche d’autocontrôle, il s’agit de se poser les questions suivantes :

• Pourquoi mettre en place un autocontrôle ? (quel poste ? quels objectifs ?)
• Qui sera chargé du contrôle en question ? (quel(s) responsable(s) ?)
• Comment doit être réalisé le contrôle ? (visuel ? mesures ?) 
• A quelle fréquence doit-il être réalisé ? (quotidien ? hebdomadaire ? mensuel ?)

L’efficacité de la mise en œuvre de ces autocontrôles pourra être vérifiée au travers de tableaux de bords dédiés. 

Certaines directions estiment que les autocontrôles font baisser la productivité : ces dernières doivent réaliser que les autocontrôles contribuent principalement à la baisse des non-conformités, et constituent ainsi un bénéfice non négligeable sur le long terme.

L’autoévaluation

Lorsque l’on parle d’autoévaluation, on se réfère davantage à la notion de management. La mise en place d’un système de management intégré ou d’une nouvelle procédure induit des évolutions notables dans l’entreprise. L’autoévaluation se porte sur l'influence de cette évolution au regard de la performance globale, de la qualité du produit fini ou de la satisfaction du client.

Là où l’autocontrôle mesure la bonne application d’une procédure au jour le jour, l’autoévaluation se concentrera sur l’intérêt global que la mise en place de cette procédure va apporter à l’entreprise.

L’autoévaluation utilise des outils managériaux pour “évaluer” la performance du système. On parle notamment d’indicateurs de performance (KPI/KRI) et de tableaux de bord dynamiques.

La mise en place d’une démarche d’autoévaluation représente une étape essentielle de l’audit interne et constitue un moyen en interne de construire un système d’amélioration continue, en amont ou en aval d’une certification notamment. A noter qu’il n’est pas nécessaire de disposer d’une certification pour mettre en place des autoévaluations.

L’audit interne et le système de management

Par définition, l'audit interne est un processus systématique d'évaluation indépendante visant à examiner et à améliorer l'efficacité des processus de gestion, des systèmes de contrôle interne et de la gouvernance au sein d'une organisation. 

La mise en place de l’audit interne dans une entreprise permet donc d’évaluer l’ensemble des process de l’entreprise, aussi bien techniquement que managérialement. Il est donc intéressant de travailler avec les autocontrôles et les autoévaluations au jour le jour pour anticiper d’éventuelles remarques lors d’un audit de fonctionnement et, au besoin, de préparer au mieux une démarche de certification. 

Généralement, lorsque l’on souhaite mettre en place un système de management ou une certification spécifique, il est indispensable de s’appuyer sur les connaissances et les compétences de tous les acteurs de l’entreprise, quel que soit leur poste. 

Tous les acteurs, à commencer par la Direction Générale, sont réunis autour d’une problématique commune : la QHSE et la recherche de performance.

Le rôle de l'audit interne réside dans la sensibilisation aux autocontrôles et des auto-évaluations périodiques, fondamentaux pour assurer la performance d'une organisation. Ils concernent tous les collaborateurs et peuvent se décliner dans n’importe quel service. Alors que l’audit interne, selon les normes internationales ISO insiste sur l’implication de la direction dans le pilotage d’un système de management, des outils opérationnels efficaces existent pour accompagner les organisations dans la responsabilisation de toutes les parties prenantes.

Digitaliser vos audits avec BlueKanGo

Allez plus loin: