Aby zachować konkurencyjność, firmy polegają na profesjonalizmie wielu usługodawców. Dobre relacje z dostawcami są niezbędne, aby uzyskać jakość, której szukasz w swoich produktach. Wybór i kontrola dostawców wymaga dużego zaangażowania specjalistów QHSE. Więc jak to zrobimy? Na co musimy zwrócić uwagę?

Jak wybrać dostawcę?

Krok 1: Określenie zakresu pracy (SOW)

Pierwszym krokiem jest wyjaśnienie wymagań dotyczących danych produktów / usług i odpowiednie sformalizowanie specyfikacji. Musisz być w stanie określić oczekiwany poziom jakości poprzez tę pierwszą analizę.

Istotne jest, aby dział zakupów był zintegrowany z procesem podczas całego procesu oceny.

Nie zaniedbuj tego kroku! Twoje potrzeby / oczekiwania muszą być jasno określone. Dotyczy to oczywiście przede wszystkim produktu, ale także całego procesu (pakowanie, fakturowanie, komunikacja itp.).

Krok 2: Przeprowadź pierwszy przegląd różnych dostawców

Wstępny przegląd odbywa się na podstawie wcześniej ustalonych specyfikacji. W pierwszej kolejności brane są pod uwagę proste kryteria: wielkość firmy, status finansowy i prawny, moce produkcyjne, położenie geograficzne, portfel klientów itp.

Krok 3: Przeprowadzenie oceny końcowej 

Na tym etapie chodzi o dokładniejszą ocenę zdolności każdego usługodawcy do spełnienia wymagań dotyczących Twojego produktu / usługi. Aby to zrobić, powinieneś przeanalizować różne bardziej złożone kryteria, takie jak: rodzaje posiadanych certyfikatów, zdolności logistyczne, tryb nadzoru regulacyjnego, reputacja w sektorze itp.

Należy również wziąć pod uwagę standardy QHSE dostawców. Chodzi o to, aby zidentyfikować wszystko, co może być problematyczne przy pierwszym zamówieniu, a tym samym upewnić się, że nie będzie przykrych niespodzianek. Aby przeprowadzić tę drugą analizę, można użyć  na przykład ogólnych norm ISO 9001.

If your products are more specific, do not hesitate to use more demanding criteria in connection with the specified activity. To finalize your choices, a process audit completed with a sample taking will allow you to see more clearly. If you encounter issues when carrying out the audit, do not hesitate to implement stricter incoming controls.

Jeśli Twoje produkty są bardziej specyficzne, nie wahaj się zastosować bardziej wymagających kryteriów w związku z określoną działalnością. Aby sfinalizować wybór, audyt procesu zakończony pobraniem próbek ułatwi Ci podjęcie decyzji. Jeśli napotkasz problemy podczas przeprowadzania audytu, nie wahaj się wdrożyć surowszych kontroli wejściowych.

OSTRZEŻENIE

The level of requirement is different for each supplier: too high requirements can lead to tensions with the supplier company, while too low requirements can lead to order defaults.

Poziom wymagań jest inny dla każdego dostawcy: zbyt wysokie wymagania mogą prowadzić do napięć z firmą dostawcy, podczas gdy zbyt niskie wymagania mogą prowadzić do nieprawidłowych dostaw.

Ponadto, jeśli w przypadku tego samego rodzaju produktu / usługi dany dostawca ma kilku klientów, trudno będzie poprosić ich o zapewnienie nam innych standardów jakości. Z drugiej strony będziesz miał większą siłę nacisku na egzekwowanie swoich wymagań u dostawcy, którego będziesz „jedynym” klientem.

Jak nadzorować dostawców?

Twoi dostawcy są monitorowani za pomocą różnych narzędzi, takich jak tablice wskaźników lub audyty procesów. Oczywiście nie chodzi o podążanie za WSZYSTKIMI dostawcami: priorytetowo podążaj za tymi, którzy są „krytyczni”, czyli tacy, którzy będą mieli silny wpływ na jakość Twojego produktu.

Wskaźniki

Jeśli chodzi o wskaźniki monitorowania, nie ma standardowych wskaźników do monitorowania dostawców. Możesz jednak powiązać ocenę z wcześniej ustalonymi kryteriami, a uzyskasz w ten sposób ogólny wskaźnik jakości (np.ocena jakości produktu, ocena reaktywności, ocena jakości opakowania itp.).

Audyty procesów

Przeprowadzony audyt daje możliwość sprawdzenia sposobu działania dostawcy. Do przeprowadzenia tej weryfikacji może być wskazane zastosowanie normy ISO. Celem jest śledzenie procesu produkcyjnego od dostawy surowców do końcowej dostawy produktu. Nie zapomnij również sprawdzić zdolności dostawców do inicjowania procesu doskonalenia!

Korzystanie z technologii cyfrowej w celu zapewnienia skutecznego nadzoru

To help you in your supplier evaluation process, you can rely on dedicated digital tools. These tools offer digital forms to carry out checks upon receipt and notify supplier non-conformities if necessary.

Aby pomóc Ci w procesie oceny dostawcy, możesz polegać na dedykowanych narzędziach cyfrowych. Narzędzia te oferują cyfrowe formularze do przeprowadzania kontroli i powiadamiania dostawców o niezgodnościach, jeśli to konieczne.

Możesz stworzyć dedykowany dostęp do systemu dla wszystkich swoich dostawców. Mogą być oni powiadamiani w czasie rzeczywistym o niezgodności poprzez automatyczny alarm generowany w systemie.

Katalog wszystkich twoich dostawców jest dostępny na platformie cyfrowej: oszczędzasz czas, gdy chcesz skontaktować się z konkretnym dostawcą! Pozwala to również na sporządzenie sumarycznej listy dostawców i bezpośredni wgląd w różne dane związane z nimi (stopień zgodności w odniesieniu do różnych wskaźników, data, kiedy należy przeprowadzić następny audyt procesu itp.). Niezbędne wsparcie w cyfrowej erze w organizacji oceny dostawcy.

Podsumowując, podczas oceny dostawcy ważne jest, aby nie zadowolić się prostymi liczbami / statystykami, które napędzają proces. Konieczne jest nawiązanie spersonalizowanych relacji z każdym z usługodawców poprzez regularne spotkania z nimi.