Wdrożenie KPI (wskaźników kluczowych wyników) stanowi ważne wyzwanie. W dziale QHSE, wykresy obrazują funkcjonowanie procesów. Wewnętrznie KPI mogą stanowić wartościowe dane do komunikacji. Jakie wskaźniki należy wybrać? Jak ich używać?

Norma ISO 9001 w wersji 2015 nie wymaga wprost wdrożenia wykresów KPI. Jednakże, jest to określone w rozdziale 6.2.1:

Czy cele jakościowe są mierzalne, monitorowane i aktualizowane?

Dlatego też, firma musi prowadzić dokumentację jako dowód osiągnięcia celów.

Dlaczego wdrażać KPI?

KPI to wskaźniki wydajności. Aby je zmierzyć, każda organizacja powinna jednocześnie analizować skuteczność, efektywność i wydajność swoich działań.

• Skuteczność pozwala zweryfikować osiągnięcie wyznaczonych celów.
• Efektywność zapewnia, że firma osiągnęła swoje cele przy najlepszych kosztach i minimalnym wykorzystaniu środków.
• Relewantność pozwala poznać, czy firma wyposażyła się w odpowiednie środki do osiągnięcia swoich celów.

KPI są wykorzystywane przez zainteresowanych menedżerów i pracowników do sprawdzenia skuteczności działań i ułatwienia podejmowania decyzji. KPI są więc ściśle związane z polityką i strategią firmy.

Jak wybrać swoje KPI?

Dobry wskaźnik musi być powiązany z określonym celem: nie ma sensu definiować zestawu wskaźników, które nie mają celu! W rzeczywistości, jeśli cel jest zbyt niejasny (na przykład przez zdefiniowanie wskaźnika po prostu "poprawy dobrej kondycji pracowników"), pulpity nie będą precyzyjne i dlatego nie będą skuteczne.

Aby ustawić cele, dobrym sposobem jest skorzystanie z metody SMART: polega ona na określeniu celów na określony czas. Metoda SMART składa się z pięciu kryteriów: "S" - "konkretny"; "M" - "mierzalny"; "A" - "akceptowalny i ambitny"; "R" - "istotny"; i "T" - "czasowo związany". Idea polega na ustawieniu konkretnych i osiągalnych celów i zmierzenia ich wskaźnikiem.

Aby ocenić dobre samopoczucie pracowników, należy zdefiniować wskaźniki takie jak "wskaźnik absencji", "punktualność w miejscu pracy", "udział w wydarzeniach firmowych" itp.

Ważne jest, aby nie definiować zbyt wielu wskaźników i unikać budowania "fabryk gazowych". Wyniki podejścia nie są mierzone liczbą wskaźników, lecz osiągniętymi celami. Wybrane KPI muszą być łatwe do osiągnięcia i komunikacji.

Najczęściej używanymi modelami reprezentacji są wykresy, ponieważ mają one przewagę nad innymi, są bardzo wizualne i zrozumiałe dla każdego. Upewnij się, że pulpity nawigacyjne są jasno i wewnętrznie przedstawione, zarówno na tablicach ogłoszeń, jak i w firmowym intranecie. Oczywiście, można je wyjaśnić i omówić z każdym działem.

Jakie kluczowe wskaźniki należy użyć?

Dla kierownictwa

Kierownictwo ma kluczowe wskaźniki wydajności dla wszystkich produktów i związanych z nimi działań. Oto kilka przykładów wskaźników:

• Monitorowanie wydatków i inwestycji;
• Wskaźnik absencji;
• Wskaźnik wypadków przy pracy i chorób zawodowych;
• Rachunek wynagrodzeń i zmiany zatrudnienia;
• Ewolucja rotacji pracowników;
• Monitorowanie faktur i terminów płatności...

Dla działu BHP

Dział QHSE ma swoje własne pulpity nawigacyjne składające się zarówno z wskaźników wydajności, jak i wskaźników monitorowania i zarządzania.

Wskaźniki zarządzania obejmują:

• Liczba przeprowadzonych audytów;
• Liczba spotkań dotyczących jakości / przeglądów zarządzania organizowanych;
• Liczba planów działań w trakcie realizacji...

Wskaźniki wydajności obejmują:

• Wskaźnik zadowolenia klienta (poprzez mapowanie satysfakcji klienta);
• Koszty generowane przez reklamacje klientów;
• Średni czas produkcji;
• Wskaźnik zgodności produktu;
• Wskaźnik zgodności dostaw...

Dla pilotów procesów

Piloci monitorują wskaźniki związane z działalnością/procesem, za który są odpowiedzialni. Oto kilka przykładów:

• Wskaźnik odpadów na linii dedykowanej do procesu;
• Wskaźnik zgodności z terminami;
• Liczba odmówionych dostaw przez klienta;
• Liczba działań wykonanych w ramach planu działań;
• Wskaźnik niezgodności odnotowanych w procesie...

Kluczowe wskaźniki: jak nimi zarządzać?

Jeśli menedżer ds. BHP ma refleks otwierania arkusza kalkulacyjnego w celu śledzenia, raportowania i konsolidacji kluczowych danych, oznacza to, że IMS i/lub QMS nie są jeszcze w pełni zdigitalizowane. Nie ma powodu do paniki, nadal jest czas na uzyskanie dedykowanego rozwiązania zarządzania w celu monitorowania procesów i kluczowych wskaźników w czasie rzeczywistym.

Faktycznie, dzięki dedykowanej platformie (takiej jak BlueKanGo), wszystkie dane z terenu generują statystyki, które są dostępne i użyteczne w czasie rzeczywistym. Możliwe jest nawet generowanie automatycznych raportów (z wykorzystaniem narzędzi typu Business Intelligence), które prezentują kluczowe wskaźniki w formie w pełni dostosowanych wykresów. Znaczne oszczędności czasu podczas przygotowywania przeglądów zarządzania lub po prostu raportowania o działalności. Nie będzie potrzeby śledzenia liczb: będą one bezpośrednio wykorzystywane.

Podsumowując, każda firma i dział wybiera swoje KPI zgodnie z branżą i priorytetami. W obliczu dzisiejszych wyzwań konkurencyjnych, trudno zapewnić optymalne monitorowanie kluczowych wskaźników bez zdigitalizowania systemu zarządzania. Czy jesteś gotowy?

Znajdź naszego specjalistę ds. digitalizacji BHP