Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): 3 razones para utilizar el modo 100% digital

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El SGC (Sistema de Gestión de Calidad) es necesario para el buen funcionamiento de los distintos procesos de una organización. En la era de la crisis COVID-19, su digitalización es una garantía de rendimiento y seguridad para todos los actores del proceso. He aquí 3 razones esenciales para ser una empresa 100% digital. 

 

¿Qué es el Sistema de Gestión de Calidad?

 

Un SGC define todas las actividades que una empresa debe llevar a cabo para alcanzar sus objetivos de calidad, respetando la política de calidad establecida previamente. El SGC garantiza el control de procesos, basado en los principios de mejora continua de resultados y del rendimiento. Este sistema cumple los requisitos de las normas ISO 9000 sobre los sistemas de gestión de la calidad.  

 

Los objetivos de los directivos/jefes de empresa que se comprometen con un enfoque de calidad son diversos y variados. La satisfacción del cliente parece ser la principal motivación para la implantación de un SGC : se trata de satisfacer y, sobre todo, fidelizar a los clientes para garantizar un nivel óptimo de competitividad.

 

Además, es interesante que las empresas controlen su proceso de calidad mediante herramientas específicas (como la de BlueKanGo, por ejemplo).

 

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3 razones esenciales para digitalizar su SGC

 

En 2021, es esencial digitalizarlo por 3 razones principales :

 

Razón n°1 : Disponer de un GED accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar (incluso en teletrabajo)

 

La gestión electrónica de documentos es la base de su SGC. De hecho, cualquier organización debe tener un sistema de documentos que funcione bien como parte de su proceso de calidad. El objetivo es formalizar las prácticas para mejorar el rendimiento de la empresa. En este periodo de crisis sanitaria y teletrabajo, los empleados necesitan acceder a todos sus documentos de Calidad (protocolos, notas...) para continuar su actividad.

 

La GED es también la solución esencial para gestionar la distribución de documentos y garantizar que los usuarios tengan acceso a las últimas versiones de sus documentos. Gracias a la GED, es posible gestionar el ciclo de vida (redactor/verificador/aprobador) de todos los documentos, teniendo la posibilidad de consultar el historial de las distintas modificaciones realizadas.  (Para ir más allá le invito a leer nuestro artículo: Gestión Documental e ISO 9001 V2015: ¿Cómo hacerlo?)

 

Razón nº 2: Simplificar la aplicación del PDCA

 

El PDCA es un concepto teórico, basado en la noción de un ciclo aplicado repetidamente en cuatro etapas: Plan (“Planificar”) ; Do (“Hacer”) ; Check (“Verificar”) ; Act (“Actuar”). El plan de acción, implementado en el primer paso "Plan", es ampliamente utilizado en las empresas. De hecho, esta última es una herramienta de planificación clave de las acciones que se van a llevar a cabo.

 

Gracias a las soluciones dedicadas, es posible correlacionar las diferentes aplicaciones de Calidad y HSE directamente con el Plan de Acción. Por ejemplo, durante una auditoría in situ, cuando se identifique una no conformidad con una acción asociada, ésta se aplicará automáticamente en el Plan de Acción Global. Además, el responsable/departamento implicado será notificado automáticamente por correo electrónico de esta nueva acción.

 

De esta forma, la digitalización permite a los responsables de Calidad y HSE y a los pilotos ganar en eficiencia al evitar las múltiples transcripciones de un archivo Excel a otro.

 

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Razón 3: Optimizar su revisión por la dirección

 

La  revisión por la dirección es un requisito de varias normas ISO. Esta última se presenta bajo la forma de una reunión anual o incluso semestral, en función del contexto interno/externo de la empresa. Su objetivo es elaborar un informe general del enfoque de la Calidad y HSE con la dirección e informar sobre la eficacia del sistema de gestión de la misma. El interés es tomar las decisiones necesarias si así se requiere.

 

Este evento puede ser una fuente de estrés para el responsable de Calidad y HSE, que debe asegurarse de que los datos pertinentes se presentan a la dirección.   

 

Pero no se preocupe, ahora es posible equiparse de herramientas específicas para llevar a cabo su análisis de datos estadísticos a través de cuadros de mando automatizados. Las herramientas integradas de Business Intelligence (BI), como las de BlueKanGo, generan informes y gráficos atractivos.  

 

Al mismo tiempo, los responsables de Calidad y HSE y la dirección tienen acceso en tiempo real a los datos del terreno y son alertados directamente por correo electrónico de cualquier desviación en uno o más indicadores. De hecho, las decisiones estratégicas se toman rápidamente, limitando las reuniones, y pueden tomarse por videoconferencia si es necesario.

 

Además de la revisión por la dirección, estas herramientas estadísticas se utilizan en las reuniones diarias con la producción, o durante el cuarto de hora de seguridad en el terreno".

 

En definitiva, la digitalización del SGC garantiza la pertinencia, la eficiencia y la eficacia de los procesos de calidad de las empresas. Para que funcione correctamente, este sistema de gestión debe establecerse según una metodología que pueda ser comprendida por todos los interesados.

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