ESSMS : comprendre la procédure d’évaluation unique

Depuis la réforme de 2022 portée par la Haute Autorité de Santé (HAS), la procédure d’évaluation des ESSMS (Établissements et Services Sociaux et Médico-Sociaux) a connu une transformation majeure.

Quels changements par rapport à l'évaluation interne/externe ? Quels sont les objectifs ? Comment s’y préparer ? Toutes les réponses dans cet article.

A l’origine, la loi de janvier 2002 oblige les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) à évaluer leurs pratiques et prestations. Il s’agit à la fois d’une évaluation interne réalisée tous les 5 ans et d’une évaluation externe réalisée quant à elle tous les 7 ans.

Mais, suite à la fusion en 2019 de l’Agence Nationale de l’Evaluation et de la qualité des ESSMS (ANESM) avec la Haute Autorité de Santé (HAS), une procédure unique a été mise en place en 2021. L’article 75 de la loi n°2019-774 du 24 juillet 2019 fait référence à cette nouvelle organisation.

Les difficultés liées à l’ancienne procédure

Selon le rapport fourni par l’Inspection Générale des Affaires Sociales (IGAS), le dispositif présente plusieurs difficultés.

Tout d’abord, le fait de devoir réaliser deux évaluations différentes (interne et externe) entraîne une charge de travail plus importante pour les équipes, une complexité organisationnelle et des coûts financiers significatifs.

Chaque structure construit sa propre méthodologie pour l’évaluation interne, ce qui donne lieu à une hétérogénéité des pratiques entre établissements et une qualité inégale des évaluations (selon les ressources disponibles). Les petites structures sont particulièrement en difficulté car ces dernières ne peuvent s’appuyer sur une structure solide (groupe ou fédération) pour organiser la démarche. 

Aussi, une des difficultés réside dans la complexité d’exploitation des rapports d’évaluation: près de 25 000 rapports sont pris en charge par les autorités de tarification qui doivent par conséquent se doter d’outils tels que des tableaux de suivi ou des grilles d’analyse. Un nombre important d’établissements et de services sont concernés au même moment et pour une même date butoir, ce qui pose un problème en termes de gestion…

Enfin, l’absence de format commun rend les rapports finaux globalement hétérogènes, et donc difficilement exploitables. Les autorités semblent rencontrer des difficultés à mesurer l’évolution de la qualité de l’offre, faute d’indicateurs suffisamment robustes et partagés. 

Nouvelle procédure : les principaux changements

Au vu des difficultés liées à l’ancienne procédure, un référentiel national d’évaluation unique, commun à tous les ESSMS, a été publié par la HAS en mars 2022. L'objectif est de favoriser l’amélioration continue de la qualité, d’harmoniser les pratiques et de donner plus de place à la parole des usagers et des professionnels.

Le référentiel national 

Le nouveau référentiel comprend 3 chapitres, 9 thématiques et 42 critères d’évaluation. Ces critères s’articulent autour de trois enjeux majeurs :

1. La personne accompagnée.
2. Les professionnels
3. L’établissement 

Chaque critère est évalué selon une méthode structurée, avec des niveaux de conformité allant de 1 à *.

Le calendrier d’évaluation 

Chaque ESSMS doit être évalué au moins une fois tous les 5 ans, en principe au cours de la troisième année de l’autorisation en cours. Cette évaluation doit être réalisée par un organisme évaluateur habilité par la HAS.

Le déroulement de l’évaluation 

Voici les principales étapes de la procédure :

1. Choix d’un organisme évaluateur (inscrit sur la liste officielle de la HAS).
2. Préparation de l’évaluation : constitution du dossier, désignation d’un référent interne, implication des parties prenantes.
3. Visite sur site : entretiens, observation, analyse documentaire.
4. Analyse des critères du référentiel : l’évaluateur attribue une note à chaque critère.
5. Remise du rapport d’évaluation.
6. Transmission à l’autorité de tarification et de contrôle (ARS, Conseil départemental…).

Cette nouvelle procédure engage davantage les usagers et leurs représentants, ainsi que les professionnels. Cette approche vise à mieux comprendre la réalité du terrain.

Quels enjeux pour les ESSMS ?

Les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) doivent faire face à plusieurs enjeux avec l'arrivée de la procédure unique d'évaluation, qui vise à simplifier et harmoniser les démarches administratives. Cela implique un certain nombre de défis :

1. Adaptation des pratiques : Les ESSMS doivent ajuster leurs processus internes pour se conformer à la nouvelle procédure, ce qui peut nécessiter des changements dans les méthodes d'évaluation, la formation du personnel, et l'organisation du travail.
2. Gestion de la complexité : La procédure unique, bien que visant à simplifier les démarches, peut entraîner une surcharge administrative si elle n'est pas bien intégrée dans les pratiques quotidiennes des établissements.
3. Renforcement de la qualité : L'objectif étant d'améliorer la qualité des services, les ESSMS devront développer de nouvelles stratégies pour répondre aux critères d'évaluation, ce qui peut inclure l'amélioration de la prise en charge des usagers et le renforcement des outils de suivi.
4. Conformité et transparence : Les établissements doivent garantir une conformité rigoureuse aux exigences de la procédure, tout en maintenant un niveau de transparence vis-à-vis des autorités de contrôle et des usagers.
5. Suivi de l’impact sur les usagers : Les ESSMS devront évaluer et ajuster les impacts de ces changements sur la satisfaction et la prise en charge des usagers, afin de garantir la qualité des services.

Optimiser son évaluation unique grâce à un outil dédié

Avec la procédure d’évaluation unique, les ESSMS doivent anticiper la montée en compétence des équipes sur les enjeux qualité. Les professionnels doivent donc être formés sur les différentes méthodes (accompagné traceur, traceur ciblé...) pour préparer au mieux l’évaluation. Les formations peuvent être suivies directement sur l’outil et des alertes sont automatiquement envoyées aux professionnels quand une mise à jour est nécessaire.

Une Gestion Électronique Documentaire (GED) permet de centraliser les différents documents (protocoles, procédures, instructions) de l’établissement sur une unique plateforme collaborative et sécurisée.

Enfin, des formulaires numériques permettent de s’autoévaluer au regard de référentiels (HAS, ISO…), exigence par exigence et d’alimenter lePlan d’Action Globalqui en découle. Cette auto-évaluation par l’ESSMS est essentielle pour se préparer au mieux à la visite de l’organisme certificateur. 

La procédure d’évaluation unique marque une avancée significative au sein des ESSMS. Plus qu’un simple passage obligé, elle représente une opportunité pour les établissements de valoriser leur engagement, de renforcer la confiance des usagers, et de construire une dynamique d’amélioration durable. Se préparer à cette évaluation, c’est avant tout s’engager dans une démarche collective, transparente et bienveillante, au service de l’accompagnement des usagers.