Plan de prevención: Autorizaciones de trabajos especiales

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La participación de empresas externas en un lugar de trabajo es fuente de muchos riesgos, y en algunos casos, de accidentes laborales. La actividad, el equipo utilizado y el entorno de trabajo son elementos que deben tenerse en cuenta para garantizar la seguridad de los empleados y evitar costes innecesarios para las empresas, ya debilitadas por la situación sanitaria y económica. 

El Plan de Prevención para autorizaciones de trabajos especiales constituye un aliado muy válido en la gestión de riesgos en el lugar de trabajo, todavía es necesario saber cómo optimizarlo para poder aprovecharlo. ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cómo utilizarlo? ¿Cuáles son sus límites operacionales y cómo se puede facilitar su gestión? Te mostramos las respuestas en este artículo. 

 

Plan de Prevención en la autorización de trabajos especiales: Definición

 

 

   Se trata de operaciones realizadas por una empresa externa en nombre de una empresa usuaria. El jefe de esta última se encarga de la coordinación general de las medidas preventivas que adopta y de las adoptadas por el jefe de la empresa externa.
   Podrán concertarse acuerdos entre el jefe de la empresa usuaria y él de la empresa externa en relación con el suministro de equipo de protección individual (EPI), dispositivos de medición y dosímetros operacionales y las disposiciones para su mantenimiento y verificación. Luego se anexan al plan de prevención.

 

El plan de prevención debe formalizarse por escrito.

 

Los empleadores deberán elaborar de común acuerdo, antes de que se inicie el trabajo, un plan de prevención en el que se definan las medidas adoptadas por cada empresa para prevenir esos riesgos. Por lo tanto, en este documento se tienen en cuenta los riesgos asociados a cada actividad, la coactividad de las personas presentes en el lugar de intervención y la interferencia con las instalaciones y el equipo.

La prevención de riesgos es una ventaja competitiva que no debe descuidarse.

Un plan de prevención eficaz reduce los incidentes, aumenta el nivel de seguridad y conformidad en el lugar de trabajo, y proporciona un método sistemático para gestionar fácilmente estos eventos.

 

 

¿Cuáles son los pasos del plan de prevención?

 

Es la empresa usuaria la que, antes del inicio de los trabajos, pone en marcha la elaboración del plan de prevención e informa a la inspección de trabajo de la apertura de la obra. Este proceso se realiza en 5 etapas :

 

Etapa 1: Pedido / Acuerdo

Este paso debe ser lo más preciso posible y debe revisar todos los datos conocidos sobre la intervención. El objetivo es especificar con los participantes las diferentes fases de las actividades, los recursos humanos (aptitudes) necesarios, los materiales e instrumentos que se utilizarán y definir claramente el entorno de la intervención (ubicación exacta, instalaciones afectadas, zonas de tráfico implicadas, etc.).

 

Etapa 2: Diagnóstico

Se trata de una Visita de Inspección Conjunta previa a los locales, con el fin de recoger la información y los elementos necesarios para realizar un análisis de riesgos que pueden derivarse de la interferencia entre las actividades, las instalaciones y el equipo.

 

Etapa 3: El plan de prevención

Se establece por escrito e identifica a la Empresa Usuaria (EU) y a las Empresas Externas (EE). Reúne en un solo documento los riesgos identificados a los que están expuestos los empleados en el área de trabajo, en particular los relacionados con la coactividad, y las medidas preventivas necesarias que deben aplicarse en todas las fases del lugar de trabajo.

 

Etapa 4: Aplicación del plan

Informar y supervisar al personal de la Empresa Usuaria y al personal de las Empresas Externas sobre los riesgos y precauciones que deben tenerse en cuenta.

 

Etapa 5: Evaluación y Control de las intervenciones

Este paso consiste en asegurar que las acciones preventivas impuestas por el plan de prevención se pongan en marcha y se lleven a cabo. Será necesario realizar una evaluación en caso de que los cambios en la actividad o el entorno laboral generen nuevos riesgos, a fin de aplicar nuevas medidas de prevención.

Es imperativo informar en tiempo real a todas las partes interesadas en la aparición de nuevos riesgos y comunicar cualquier nueva medida preventiva que se vaya a aplicar.

 

El plan de prevención facilita la comunicación entre los distintos actores porque se elabora de común acuerdo entre las partes y coordina las intervenciones en la medida de lo posible, formalizando la consideración de los riesgos.

 

De la realidad en el terreno a la digitalización

 

A pesar de las disposiciones del código de trabajo, el enfoque de prevención a través del plan de prevención sigue sin cumplir su función en el terreno. En efecto, el INRS, equivalente del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT) en España estima que el 15% de los accidentes mortales son el resultado de trabajos de coactividad durante la intervención de empresas externas.

Como agente HSE nos enfrentamos continuamente al reto de recopilar, analizar y evaluar los riesgos asociados con la coactividad, asegurándonos de que el personal reciba a tiempo los requisitos del plan de prevención y que se respeten y apliquen adecuadamente. A este desafío se suma la naturaleza arcaica del papel, que aumenta el riesgo de duplicación o pérdida de información y presenta una pérdida de productividad.

 

   La eficiencia y la eficacia en la gestión de la coactividad se basa principalmente en la coherencia y el intercambio de los datos incluidos en los planes de prevención.

Para optimizar esta gestión, la desmaterialización es una opción interesante. En plena expansión, la transformación digital está revolucionando todos los procesos de la empresa, incluyendo el plan de prevención. El objetivo es sencillo: centralizar la información relativa a la coactividad y la aplicación de los planes de prevención.

 

   Ventaja para el empleador: reunir en un solo soporte una cartografía completa de los riesgos, la planificación de las actividades y las posibles interferencias.

Para el responsable de HSE, es la posibilidad de comprobar en cualquier momento si todos los datos están correctamente rellenados. Puede entonces hacer las modificaciones necesarias asegurándose de que sólo la última versión será utilizada por todos los usuarios. 

Otras ventajas son el ahorro de tiempo en la aplicación de los planes de prevención (aprovechando los ya realizados), la fluidez en la aplicación de las medidas, la mejor coordinación de las acciones...

Por último, la utilización de software específico para sus planes de prevención es el mejor seguro para que sus datos (cada vez más almacenados en caliente), dispongan de información y documentos actualizados o puedan alertar automáticamente a los usuarios en caso de evolución de los datos.

La mejora continua implica cuestionar y adaptar las herramientas y estrategias. La digitalización de los planes de prevención es una verdadera oportunidad para mejorar la prevención de riesgos en el lugar de trabajo. Sin embargo, para ser eficaces y proteger realmente a los trabajadores, también debemos asegurarnos de que el plan de prevención se aplique y se respete adecuadamente. Es necesario anticipar el riesgo, pero también controlarlo.  

 

Por último, en ausencia de una legislación drástica sobre los planes de prevención, todos deben asumir su responsabilidad y actuar con rigor. Aunque el factor humano presenta cierto grado de incertidumbre, la digitalización de los planes de prevención garantiza una gestión más eficaz de los riesgos y ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos de seguridad y, por qué no, a lograr el punto de "riesgo cero".

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