Gestión QHSE: 3 argumentos para convencer a tu jefe de que te libere del Excel

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Tu misión, como responsable QHSE es, más que nunca, sustentar la estrategia de la empresa, transformada por una feroz competencia internacional y la revolución digital. ¿Cómo puedes ayudar a la dirección? ¿Cómo puedes aportarle una visión clara, en tiempo real, sobre los riesgos y oportunidades de las acciones que estáis llevando a cabo? La clave está indudablemente del lado de la estrategia digital de la empresa. 
 
 

¿Por qué tiene que deshacerse del Excel tu empresa?

 
Un gran número de empresas, (incluyendo grandes grupos) utilizan aún herramientas burocráticas de tipo Excel para gestionar su actividad QHSE. Un reflejo que tiene consecuencias directas sobre la productividad, sin olvidar los riesgos potenciales: pérdida de datos como consecuencia de un error de manipulación, fichero inaccesible cuando su propietario deja la empresa, tratamiento largo y que nos ocupa mucho tiempo... 
 
Los datos contables, RRHH o de producción son a menudo bien recogidos en las herramientas de Business Intelligence (BI). ¿Por qué deberíamos continuar trabajando como si la gestión QHSE fuera sinónimo de Excel? Existen soluciones alternativas que se relacionan potencialmente con los sistemas de información  existentes por medio de las API. Los más avanzados, son configurables por los propios empleados y directamente "on-line" en Software-as-a-Service, sin pasar por el servicio de informática de la empresa. 
 
Por una parte, podréis concentraros aún más en la estrategia y la mejora de sus procesos, del otro sus dirigentes ganarán en reactividad para tomar buenas decisiones gracias a los informes en tiempo real de la actividad. Cualquier directivo va a ser sensible a esto, y aún se podría ir más lejos...
 
 

Estrategia de digitalización de la empresa: el lugar de QHSE

 
Imagina un sistema de gestión QHSE 100% digital donde las informaciones son recogidas sobre el terreno por los equipos QHSE o mejor aún directamente por un empleado sobre un software sencillo de utilizar en un ordenador, una Tablet o un smartphone, para responder a las dificultades del terreno. Un sistema de gestión donde todas las acciones sean centralizadas en un plan de acción global que permita un seguimiento en tiempo real de la actividad. 
 
No sueñes más, ¡eso existe! Ese tipo de soluciones son accesibles a todas las empresas con opciones obviamente más avanzadas de lo que sería un Excel. Los softwares más avanzados pueden incluso explotar la geolocalización, o la cámara de la Tablet o smartphone para enriquecer y dotar de elementos de prueba la anomalía o riesgo constatado. 
 
Se acabó perder el tiempo rellenando formularios de papel para verificar que tus documentos están actualizados antes de una auditoría de certificación. Es el momento de hablar con sus jefes, y de que integren su gestión QHSE en la estrategia digital de la empresa. pero "¿y el coste?" me dirán... y es cierto. Veamos.
 
 

Digitalizar sus procesos = rentabilidad

 

Los terrenos de transformación digital en el ámbito QHSE son amplios. (desde la calidad del producto a la elaboración de un DAFO...) pero sobre todo son fuentes de rentabilidad.

Desmaterializar un proceso de tratamiento de las reclamaciones permite una economía y un ahorro de tiempo importante sobre su coste de explotación. Informatizar auditorías o encuestas de satisfacción respondiendo al mismo tiempo a las dificultades de movilidad permite ahorrar en dobles introducciones de datos y ganar en productividad. BlueKanGo considera por otra parte que la digitalización de los procesos QHSE permite una economía cada año de 207 euros por asalariado. 

 
Para digitalizar no es necesario solicitar nada a un departamento de Sistemas de Información de la empresa que son ya normalmente muy ocupados. Las soluciones QHSE más innovadoras integran un generador de formularios llamado taller de creación de aplicaciones. Una verdadera máquina que debe digitalizar sus procesos internos a menor coste.
 
De las palabras a los hechos: Es hora de entablar una conversación con su jefe, comité de dirección y/o responsable. Presénteles las ventajas de eliminar Excel de su trabajo diario, ganarán sin duda!. Y si necesitan ayuda:
 
 
 GUÍA DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y HSE
 
Crédit photo : Fotolia.com 
 
Jean-Marc BRIAND
Jean-Marc BRIAND
CEO de BlueKanGo et auteur de nombreux articles et guides / CEO of BlueKanGo and author of numerous articles and guides / CEO BlueKanGo y autor de diversos artículos y guías/BlueKanGo CEO i autor wielu artykułów i przewodników
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