La gestión de riesgos es aplicable a cualquier empresa, y en particular en lo relacionado con los temas financieros. La seguridad y la reputación de cada empresa están en juego. Por ello, es importante aplicar medidas de autocontrol y una gestión global de los riesgos relacionados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
¿Cómo puede una herramienta digital facilitar la implementación del SAGRILAFT (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo) y la gestión de otros riesgos?
Por definición, el riesgo resulta de la probabilidad de ocurrencia y la gravedad del daño, que puede ocurrir en una situación peligrosa.
Para las empresas, los riesgos asociados al lavado de activos (LA) y a la financiación del terrorismo (FT) generan una gran presión organizativa. Pueden afectar la reputación de la institución y provocar la pérdida de clientes, lo que se traduce en una disminución de los ingresos y un aumento de la presión legal.
¿De qué se trata el Sistema SAGRILAFT?
Cada país de América Latina debe contar con un sistema de prevención de LA/FT que dé cumplimiento a las 40 recomendaciones de la GAFI/FATF, de este modo se podrán demostrar las acciones implementadas para reducir estos delitos en las diferentes organizaciones. Todos los procesos requieren de evaluaciones, capacitaciones y asistencia técnica.
En Colombia, el organismo de control es la Superintendencia de Sociedades. Por medio de las circulares externas No 100-000016 de 2020 y No 100-000004 de 2021 se establecieron los lineamientos para implementar un SAGRILAFT. La reglamentación presenta para cada uno de los elementos y una serie de criterios.
Todas aquellas organizaciones que hayan tenido ingresos totales o activos superiores a 40000 salarios mínimos en el año anterior deberán implementar el sistema SAGRILAFT. También se incluyen a todas las empresas que tengan aportes en activos virtuales iguales o superiores a 100 salarios mínimos.
Existen reglas para diferentes sectores dependiendo de sus ingresos, estos criterios condicionan la implementación del SAGRILAFT. Por otro lado, las actividades de comercialización de metales y piedras preciosas, los servicios jurídicos, servicios contables, construcción de edificios y obras de ingeniería civil, y actividades virtuales tienen la obligación de contar con este sistema de gestión.
¿Cómo realizar la Matriz de Riesgo SAGRILAFT?
Esta matriz debe ser realizada teniendo en cuenta las características de la empresa y sus actividades. Es fundamental que a través de la herramienta con la que se realiza la matriz, se pueda evaluar, individualizar, identificar y segmentar las acciones.
El Oficial de Cumplimiento es una persona clave en la elaboración del proyecto SAGRILAFT. Es el administrador de los riesgos, debe garantizar el cumplimiento normativo y asegurar la eficiencia del sistema. Elegir a esta persona no debe tomarse a la ligera, su papel es primordial, por lo cual todas las organizaciones deben informar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación por escrito a la Superintendecia de Sociedades el nombre, número de identificación, correo, teléfono, su hoja de vida.
Como cualquier otro sistema de gestión la información del SAGRILAFT debe estar centralizada y organizada. A continuación se exponen los pasos descritos en la circular:
- Identificación del riesgo
- Medición o evaluación del riesgo
- Control del riesgo
- Monitoreo del riesgo
Por otro lado, la Superintendecia de Sociedades determina los siguientes elementos obligatorios:
- Diseño y aprobación
- Auditoría y cumplimiento
- Divulgación y capacitación
- Asignación de funciones a los responsables y otras generalidades
- Funciones de la junta directiva o del máximo órgano sociaL
- Funciones del representante legal
- Oficial de cumplimiento
Una herramienta digital para facilitar la implementación del SAGRILAFT
Hoy en día todos los sistemas de gestión se apoyan en herramientas digitales para facilitar su seguimiento y control. El SAGRILAFT no es la excepción, desde la elaboración de la matriz de riesgos hasta la gestión del personal encargado, todo puede realizarse de manera más simple gracias a una solución digital.
La matriz de evaluación de riesgos LA/FT debe poder ser actualizada fácilmente frente a cualquier cambio. La ventaja de contar con un software dedicado es que los cálculos de la matriz se realizan de manera automática para determinar si se trata de un riesgo alto, medio o bajo. Todas las acciones de control pueden ligarse a un plan de acción global, esto podrá generar alertas a los responsables con fechas y periodos de seguimiento. De esta manera se conocerá la frecuencia y efectividad de los controles aplicados.
Para los temas financieros la evaluación de los clientes y proveedores es fundamental, en este caso una herramienta digital garantiza la trazabilidad de las transacciones y comunicaciones. Lo cual permite dar cumplimiento a lo establecido en la normativa en lo relacionado con el control, seguimiento y reporte de las operaciones de los clientes.
Durante las auditorías de cumplimiento se requieren pruebas que den conformidad a los elementos de la norma. De allí la necesidad de contar con un sistema de gestión con información centralizada y organizada, donde sea posible consultar la política de prevención, los procedimientos, además de generar reportes con estadísticas y gráficos que evidencien el estado de avance de las acciones implementadas.
Los indicadores de gestión y las alertas son un gran aliado, ya que permiten reaccionar de manera oportuna. Esto solo se puede lograr a través de sistemas automatizados, donde la información está correctamente organizada.
Sin lugar a duda la implementación de un sistema de gestión integrado no es una tarea fácil, de allí el interés de contar con una herramienta que facilite su puesta en marcha y permita realizar un seguimiento periódico de cada uno de los elementos obligatorios.
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Gabriela CONTRERAS
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