Évaluation fournisseur : Comment l’optimiser ?

Les entreprises travaillent avec de nombreux prestataires qu’il est important de sélectionner pour la qualité des services proposés. Une relation de confiance est indispensable pour que ce partenariat soit le plus fluide possible. La sélection et le suivi des fournisseurs nécessite alors un suivi rigoureux de la part des responsables Qualité & HSE pour garantir la conformité avec le besoin de l’entreprise. Comment s’y prendre pour gagner en efficacité ? C’est ce que nous allons voir.

Comment choisir un fournisseur ?

Étape 1 : Le cahier des charges

Il s’agit dans un premier temps de bien définir votre besoin et vos exigences, et de le formaliser dans un cahier des charges. Vous devez savoir qualifier votre niveau de qualité requis afin de mettre en place des indicateurs de qualité et de satisfaction. Ils vous seront indispensables pour évaluer vos fournisseurs.

Il est indispensable que le service achat soit impliqué dans la démarche d’évaluation tout au long du processus. Définissez bien votre besoin afin d’obtenir un résultat de qualité, que ça soit sur le produit lui-même mais également sur le processus dans son ensemble (communication, prise en compte des remarques, conditionnement, facturation, retour d’expérience…).

Étape 2 : Faire une première sélection de fournisseurs

Une première sélection est effectuée sur la base du cahier des charges établi précédemment. Des critères simples peuvent-être utilisés : la taille et statut de l’entreprise, la capacité de production, l’emplacement géographique, le portefeuille client…

Étape 3 : Évaluation finale et choix du prestataire

A cette étape, il est temps d’évaluer de manière plus précise la capacité de chaque entreprise à répondre à votre besoin. Pour cela, appuyez-vous sur des critères tels que : les types de certifications obtenues, les capacités logistiques, la réputation de la société sur le marché…

Les notions Qualité & HSE des prestataires sont également à prendre en considération afin d'identifier rapidement et anticiper tout ce qui pourrait être problématique lors d’une prestation. Pour cette seconde analyse, appuyez-vous sur des référentiels reconnus tel que l’ ISO 9001 par exemple.

Si vos produits sont plus spécifiques, n’hésitez pas à mettre en place des critères plus exigeants et demandez des références ou des échantillons qui vous permettront d’y voir plus clair. 

ATTENTION

Le niveau d’exigence peut-être différent selon le fournisseur : des exigences trop élevées peuvent générer des tensions avec l’entreprise sollicitée, et des exigences trop faibles peuvent conduire à une prestation de faible qualité au regard de vos exigences.

Si pour un même type de produit/service le fournisseur sélectionné à plusieurs clients, lui demander de nous fournir une qualité différente sera plus difficile que si vous êtes son seul client. Vous aurez plus de poids pour faire respecter vos exigences.

Comment suivre la performance de vos fournisseurs ?

Différents outils existent comme des tableaux de bord dynamiques avec indicateurs, ou des audits de processus. L’idée n’est pas de suivre la totalité de vos fournisseurs, concentrez-vous prioritairement sur ceux que vous estimez “critiques”, c’est-à-dire ceux qui vont avoir un impact majeur sur la qualité du produit fini.

Les indicateurs de performance KPI et de risque KRI

Différents éléments sont vérifiés comme la qualité du produit/service, les délais, la réactivité lors de réclamations, le service après vente, la capacité d’innovation…

Concernant les indicateurs de suivi, vous pouvez associer une notation à vos critères précédemment établis. Vous obtiendrez alors des indicateurs qualité globaux (ex : une note de qualité produit, une note de réactivité, une note de qualité conditionnement…).

Les audits de processus

Un audit permet d’évaluer la manière dont le fournisseur travaille au regard de vos exigences depuis la commande jusqu’à la livraison finale du produit. Les référentiels ISO peuvent vous aider dans cette démarche. 

Le digital pour gagner en efficacité

Pour gagner en efficacité dans l’évaluation de vos fournisseurs, des outils numériques dédiés existent pour vous simplifier la tâche. Des formulaires digitalisés permettent de réaliser les contrôles à réception et notifier au besoin les non-conformités fournisseurs.

La plateforme numérique est accessible à tous vos salariés et fournisseurs, de manière individualisée via des droits d’accès spécifiques et totalement sécurisés. Ils pourront ainsi être notifiés en temps réel de toute remarque de sécurité, ou de la non-conformité via une alerte automatique générée dans l’outil.

Un annuaire de vos différents fournisseurs est accessible sur la plateforme numérique vous assurant un gain de temps lorsque vous souhaitez prendre contact avec l'un d'eux en particulier. Les bases de données pouvant être reliées les unes aux autres. Les indicateurs de performance de l’évaluation fournisseur sont directement enregistrés dans les fiches fournisseurs assurant en quelques clics une vue d’ensemble avec le profil et la qualité de prestation, les retours d’expérience etc…

Un outil dédié est un support incontournable à l’heure du digital pour organiser votre évaluation fournisseur.

Pour être efficace dans son évaluation fournisseur, au-delà de simples chiffres/statistiques pour piloter la démarche, il est indispensable d’instaurer une relation de confiance avec chacun de vos prestataires, notamment en les rencontrant régulièrement.

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