Responsable de Calidad y HSE: ¿Cómo establecer una gestión de riesgos eficiente?

La elaboración del Documento de Evaluación de Riesgos Laborales es la base fundamental para desplegar la Gestión de Riesgos en cada organización. La mayoría de las empresas se limitan a esta obligación, sin ir más allá en términos de prevención. Sin embargo, garantizar un enfoque eficiente está al alcance de todos, especialmente mediante el uso de la tecnología digital.

La crisis de Covid-19 reveló la importancia de la gestión de riesgos en las empresas. De hecho, estos últimos han tenido que adaptar sus cuadros de análisis para tener en cuenta los nuevos riesgos identificados. Además, estas matrices deben actualizarse periódicamente, ya sea por la puesta en marcha de un nuevo taller de producción o por la ocurrencia de algún accidente/incidente. Pero, ¿cómo se inicia esta gestión de riesgos?.

Por definición, el riesgo resulta de la combinación de la probabilidad de ocurrencia (frecuencia/duración de la exposición ; probabilidad de ocurrencia de un evento desencadenante; posibilidad de evitarlo) y la gravedad del daño (es decir, la gravedad de la lesión). Por lo tanto, "evaluar un riesgo" consiste principalmente en valorar su gravedad y probabilidad.

Como se menciona en el Código del Trabajo de cada país, el empresario tiene varias obligaciones en cuanto al mantenimiento de la salud y seguridad de sus empleados. Este último debe apoyarse en diversas herramientas, en particular los cuadros de análisis de riesgos, el plan de acción, para identificar los riesgos que pueden surgir en su establecimiento.

El Documento de Evaluación de Riesgos Laborales: una base fundamental

El Documento de Evaluación de Riesgos Laborales es un documento que enumera los distintos riesgos que pueden surgir en cada estructura. La Evaluación de Riesgos Laborales es obligatorio para todas las empresas y asociaciones con más de un empleado.

El empresario es el único responsable de la elaboración del plan, pero puede confiar su redacción a cualquier persona que considere competente para ello (por ejemplo, los representantes del personal, el departamento de salud laboral u organismos consultivos).

La Evaluación de Riesgos Laborales debe contener una lista de los riesgos que pueden tener un impacto en la salud y seguridad de los empleados, así como un plan de acción para reducir los riesgos en cuestión. Este documento debe actualizarse regularmente, al menos una vez al año. Cabe señalar que no se impone al empresario ningún formato predefinido para su redacción: La Evaluación de Riesgos Laborales puede redactarse en formato digital o en papel.

¿Cómo puedo iniciar mi gestión de riesgos?

Hay tres pasos principales para iniciar la gestión de riesgos en su organización.

Paso 1: Identificar las fuentes de peligros

El primer paso es definir el alcance del análisis de riesgos : nos centramos en un proceso, una actividad o un puesto de trabajo que hay que estudiar. A continuación, se creará un grupo de trabajo multidisciplinar formado, por ejemplo, por el departamento de Calidad y HSE (que se encargará de la dirección y la gestión), el de mantenimiento, el de producción y, por supuesto, la dirección. Es fundamental reunir a los distintos departamentos para conocer el punto de vista de todos. A través de este grupo preestablecido, el objetivo es enumerar todos los riesgos que pueden producirse en la estructura y encontrar soluciones preventivas para contrarrestar el mayor número posible de ellos.

Paso 2: Evaluar/destacar los acontecimientos que lo preceden

Una vez identificados los riesgos por el grupo de trabajo, hay que clasificarlos en función de su gravedad (¿cuán grave es el daño?) y de su frecuencia (¿con qué frecuencia se está expuesto a la situación de peligro?). Estas calificaciones suelen otorgarse sobre la base de unos cuadros internos predefinidos o propuestos por determinados organismos como el de la Alta Autoridad Sanitaria (HAS) en Francia.

Al multiplicar la puntuación de gravedad por la puntuación de frecuencia, obtenemos la puntuación de criticidad del riesgo: cuanto más alta sea la puntuación de criticidad, mayor será el riesgo. A continuación, el grupo de trabajo destacará, para cada uno de los riesgos, los sistemas de control que ya existen en el establecimiento. Esta acción permitirá establecer un nivel de control de riesgos, según varios criterios como los propuestos por el Ministerio de Salud de cada país.

Paso 3: Controlar las fuentes de peligro mediante un plan de acción

Será necesario poner en marcha acciones sobre los riesgos prioritarios, es decir, los que tienen un alto grado de criticidad y un bajo nivel de control: se establece entonces un plan de acción. El plan de acción sirve para formalizar las acciones que se llevarán a cabo en la organización, normalmente a lo largo de un año.

Es esencial realizar el plan de acción en grupo, y asegurarse de que se reúne regularmente con los pilotos/líderes (al menos una vez al mes). No es necesario multiplicar el número de acciones: elija acciones significativas para no sobrecargar el plan. Por supuesto, puede utilizar herramientas específicas para optimizar la gestión de su plan de acción.

La digitalización : un gran aliado en el proceso

Gracias a los formularios digitales, puede informar eficazmente de los nuevos riesgos identificados en su organización. A través de un ordenador/tableta/smartphone, es posible rellenar los distintos campos directamente desde el terreno (¡y esto sin conexión a Internet!).

Por ejemplo, durante una auditoría en el terreno :

→ Usted identifica una no conformidad con un nuevo riesgo asociado: este último es implementado automáticamente por la herramienta en su cuadro de análisis de riesgos.

→ Desea lanzar una acción a raíz de este nuevo riesgo: esta acción será integrada directamente por la herramienta en su plan de acción global.

→ Gracias a las alertas automáticas, los pilotos/responsables son notificados en tiempo real del nuevo riesgo identificado y de las medidas que deben tomarse.

→ La dirección tiene acceso en tiempo real a los gráficos y datos asociados: los cuadros de mando e indicadores son actualizados por la herramienta.

Por lo tanto, es fundamental dentro de cada estructura aplicar una gestión de riesgos pertinente y eficiente. Las herramientas específicas permiten optimizar el proceso y evitar la reintroducción de datos.