¿Puede la digitalización reducir los costes del departamento HSE?

La pandemia ha hecho que las organizaciones aceleren la inversión en herramientas digitales para los equipos HSE, esto con el fin de reducir la propagación del COVID-19. El objetivo es claro, lograr mantener el distanciamiento social, cumplir con los procedimientos de limpieza y desinfección para garantizar la producción, la salud y seguridad de los trabajadores.

Las organizaciones consideran la digitalización como un elemento esencial para asegurar el éxito de los sistemas de gestión HSE. Hoy más que nunca, los responsables HSE han visto las ventajas de la digitalización en la reducción de riesgos. Verdantix realizó un estudio en el cual se buscaba conocer los objetivos de los responsables HSE de diferentes industrias para los próximos dos años. El 44% de los participantes HSE centrarán su atención y establecerán un presupuesto para operaciones de capacitación, aprendizaje y desarrollo de programas HSE, además de otros temas como la salud ocupacional (seguimiento de salud mental y el bienestar de los trabajadores). Por otro lado, el 38% prioriza la documentación y la gestión del cambio HSE. El 29% se enfoca en la gestión de productos químicos y desechos peligrosos, en menor medida, el 27% prioriza el tema del cumplimiento ambiental (Udeala & Pennington, 2021).

Invertir para frenar el impacto del COVID-19

Cualquier sistema de gestión requiere de un presupuesto para alcanzar los objetivos propuestos, el COVID-19 hizo que la inversión fuera mayor. La salud y seguridad de los trabajadores es un tema delicado que requiere de mucha atención, por ello los tomadores de decisiones aprovechan la tecnología y la digitalización como una herramienta de gestión. La crisis sanitaria logró centrar la atención de las empresas en el cumplimiento y la optimización de los sistemas HSE. Los resultados han sido satisfactorios, se ha logrado mejorar los procesos en cuanto a la gestión de riesgos, de incidentes, auditorías, inspecciones, documentación, entre otros temas.

Con el fin de reducir los impactos de la pandemia las compañías han invertido en softwares HSE. Sin embargo, según un estudio realizado por Verdantix un 15% de las organizaciones no contemplaba la idea de invertir en un software para manejar las acciones del departamento de Calidad y HSE. Se dieron cuenta de que digitalizar cualquier sistema de gestión, no solo mejora la productividad debido al ahorro de tiempo en actividades realmente importantes, también fomenta el desarrollo de acciones preventivas.

La digitalización es sinónimo de optimización

Toda organización disfruta de la reducción de costos en temas de cumplimiento reglamentario, sobre todo cuando se trata de multas, impuestos e indemnizaciones. La digitalización ha tenido un impacto positivo en este ámbito, ya que la optimización de los procesos no solo aumenta la productividad, sino que también reduce los incidentes, accidentes y cualquier tipo de lesión. Las acciones preventivas generan un ahorro de tiempo importante, puesto que permiten minimizar los riesgos para los trabajadores y para la producción.

Las investigaciones de incidentes y accidentes generan una pérdida de tiempo importante cuando no se cuenta con herramientas funcionales. Gracias a los formularios electrónicos es posible realizar este proceso de manera eficiente, sin perder tiempo traspasando datos. Lo digital permite recopilar la información de la hora, la ubicación exacta, los materiales utilizados con fotos y testimonios.

Una solución digital completa permite realizar observaciones y auditorías fácilmente, generando alertas a los responsables, además de contar con elementos de geolocalización para precisar cualquier inconveniente. La gestión de permisos de trabajo se vuelve una tarea sencilla, ya que pueden realizarse de manera digital contando con todos los documentos y habilitaciones necesarias para llevar a cabo cualquier actividad.

Todas las acciones HSE necesitan de un seguimiento

Los textos reglamentarios varían según el sector y país, no obstante, su objetivo siempre es el mismo, establecer acciones preventivas y correctivas (multas) para las actividades de las empresas. Cualquier incumplimiento reglamentario tiene un impacto en los ingresos, de allí la necesidad de analizar cada uno de los procesos. Por ejemplo, toda organización debe conocer sus aspectos e impactos ambientales, una solución digital facilita el reconocimiento y el tratamiento de cada uno de ellos. A su vez, un software HSE permite conocer las actualizaciones de los requisitos reglamentarios y dar un seguimiento regulatorio para temas como la gestión de sustancias peligrosas, residuos, la medición de la huella de carbono, etc.

En lo relacionado con los temas de formación y capacitación de los empleados, las plataformas digitales de análisis permiten conocer cada uno de los programas de capacitación a los que deben asistir los empleados. Dependiendo de la evaluación de riesgos se tiene que establecer una serie de acciones, para formar a los operadores, de allí la necesidad de contar con un sistema de gestión de aprendizaje y calendarios de formación. Con el fin de prevenir cualquier tipo de incidente o accidente, el empleador tiene que determinar cuáles son los conocimientos de sus empleados y en donde existe falta de capacitación. De esta manera, se conocerá quién es el mejor calificado para cada actividad y a quienes capacitar.

La recopilación manual de datos pasó a la historia

La gestión de los materiales o insumos es una de las tareas más difíciles de tratar. Por ejemplo, los elementos de protección personal (EPP) deben corresponder a las necesidades de cada empleado según el tipo de actividad. Cuando se evidencian fallas en el material o se requiere reemplazarlo, en general optamos por hacer una solicitud o pedir permisos para comprar uno nuevo. Una herramienta digital permite conocer y efectuar más visibles los recursos de la organización de manera sistemática. Es posible encontrar los elementos con toda la información de los proveedores, la cantidad en stock, las fechas de vencimiento, incluso es posible conocer por área de producción las características de los EPP que necesita el trabajador (requisitos ergonómicos, los riesgos, la exposición a sustancias, su edad y cualquier condición de salud).

La gestión de los contratistas

Trabajar con contratistas no es una tarea fácil, sobre todo cuando no se cuenta con los documentos de certificación de los trabajadores para cada actividad. Por ello, la precalificación de los contratistas es la primera fase, la evaluación digital optimiza este proceso. Gracias a una solución digital se garantiza el acceso a los contratistas por periodos de tiempo establecidos, se gestionan los trabajos delimitando las áreas, se asegura la competencia y al mismo tiempo se reducen los riesgos por lesiones.

Las ventajas indirectas de la digitalización

Cuando se reducen los incidentes y accidentes laborales los trabajadores se sienten mejor moralmente. Se dan cuenta de que la organización hace todo por protegerlos, lo cual se refleja en un aumento de la productividad. El departamento HSE siempre busca involucrar a todos los trabajadores en todas las estrategias de medioambiente, salud y seguridad. Una solución digital favorece su participación en temas de capacitación, auditorías, de tratamiento de no conformidades. La información está al alcance de sus manos sin tener que recurrir al papel.

La digitalización no solo mejora los procesos para reducir los riesgos, también tiene un impacto positivo sobre la cultura de seguridad. Un proceso optimizado equivale a una disminución de los riesgos, lo que permitirá una mejor reputación de la marca. El rendimiento en temas de seguridad trae beneficios en lo relacionado con la imagen de la organización frente a sus stakeholders, muchas de las empresas hacen publicidad por el número de días sin accidentes o lesiones. Cualquier cliente o consumidor prefiere una organización comprometida con la salud y seguridad de sus trabajadores.

¿Cómo superar los desafíos de la digitalización?

La implementación de un software HSE es visto como una estrategia que genera valor comercial. Los proyectos de digitalización se realizan por fases, iniciando por los puntos críticos del servicio HSE y dando solución a estos temas de manera sencilla, luego se podrá continuar con el desarrollo de otros aspectos.

Un proyecto cualquiera requiere de un análisis de costo beneficio para valorar la inversión. Cualquier sistema de gestión siempre necesitará de la participación de todos los colaboradores, desde operadores hasta directivos. El éxito requiere de su compromiso y se verá reflejado en los resultados de desempeño en temas ambientales, de salud y de seguridad en el trabajo. Igualmente ocurre dentro de los proyectos de digitalización, de allí la importancia de establecer objetivos medibles, metas e indicadores de rendimiento. Deben conocerse las funciones y responsabilidades de las personas que participan directamente en el proyecto.

Para facilitar la implementación del proyecto de digitalización se debe contar con la documentación necesaria, también con un calendario de acciones y una buena estrategia de comunicación entre los diferentes departamentos para mostrar el progreso del proyecto. Los problemas de comunicación pueden ralentizar un proyecto, ya que causa retrasos en los procesos de toma de decisiones. Elaborar un plan de capacitación que garantice que los empleados tendrán las actitudes y conocimientos para utilizar la tecnología digital.

En conclusión una solución digital facilita:

El desarrollo de auditorías e inspecciones gracias a los formularios electrónicos, bases de datos de incidentes y registros electrónicos de los EPP.
La gestión de formaciones y capacitaciones, por medio de los formularios de evaluación de riesgos de los puestos de trabajo, los calendarios de formación y el sistema de gestión del aprendizaje.
La gestión de la pandemia con las bases de datos médicos y de salud, los cuestionarios y las bases de datos personales de los trabajadores.
La gestión de sustancias químicas con bases de datos y límites de exposición ocupacional, la base de datos de los inventarios con el almacenamiento adecuado, los EPI y la capacitación para el manejo de estas sustancias.
La gestión ambiental relaciona los incidentes e impactos, con las bases de datos de sistemas de monitoreo continuo y las acciones para identificar la fuente del problema y sugerir acciones.
La gestión de contratistas, formularios de evaluación y precalificación obligatoria, incidentes históricos, empresas, industria, ubicación y tarea
Los permisos de trabajo, formularios de permisos, sensores de proximidad, bases de datos de formación.

Référence

Udeala, K. Pennington, B.(2021). Verdantix. Best Practices: Reducing EHS Costs By Digitizing Compliance