La intervención de una empresa externa genera riesgos. Para protegerse de estos riesgos, la organización que recibe la intervención está obligada a elaborar un protocolo de seguridad. ¿Qué debe contener dicho protocolo y cómo gestionarlo de la mejor manera posible en la era digital? Le damos respuestas en este artículo.
El propósito del protocolo de seguridad es organizar las medidas preventivas y de seguridad entre la organización que recibe la intervención y una empresa de transporte.
En efecto, cuando las empresas externas intervienen en instalaciones ajenas, el riesgo de accidentes aumenta ya que los empleados son llevados a trabajar en lugares que no conocen. Por lo tanto, debe elaborarse un plan de prevención para coordinar esta co-actividad. Pero cuando se trata de operaciones de carga o descarga, ya no hablamos de un "plan de prevención" sino de un "protocolo de seguridad".
Según diversas instituciones, el transporte terrestre de mercancías es uno de los sectores en el que los accidentes laborales son más frecuentes, ya que los empleados resultan heridos hasta 2 o 3 veces más a menudo. La gran mayoría de estos accidentes ocurren mientras el vehículo está parado, durante las operaciones de carga o descarga en las instalaciones de la organización contratante. Por ello, estas operaciones están sujetas a reglamentos especiales.
Entonces, ¿cómo elaborar un protocolo de seguridad? ¿Qué debe contener?
Operaciones de carga y descarga, ¿qué es?
Se consideran operaciones de carga y descarga las que consisten en colocar o retirar en o dentro de un vehículo de transporte terrestre productos, fondos y objetos de valor, equipo o maquinaria, desechos, objetos y materiales de cualquier tipo.
Redactar el protocolo de seguridad
El protocolo de seguridad debe ser elaborado por la organización contratante antes de la operación de carga o descarga. Se recomienda que esté escrito en el idioma utilizado por la empresa transportista y sus conductores para que estos últimos comprendan correctamente todas las instrucciones de seguridad.
Protocolo de seguridad: ¿qué contenido?
El protocolo de seguridad es un documento por escrito que sustituye al plan de prevención. Debe contener toda la información útil para evaluar los riesgos de las operaciones de carga y descarga, así como las medidas preventivas y de seguridad que deben observarse.
En cuanto a la organización que recibe la intervención, tenemos que encontrar:
- las normas/consignas de seguridad, en particular las relativas a la operación de carga y descarga
- el lugar de entrega o de recogida, las condiciones de acceso y de estacionamiento en las estaciones de carga o descarga, junto con un mapa e instrucciones de tráfico
- el equipo y la maquinaria específicos utilizados para la carga o descarga
- los medios de asistencia en caso de incidente o accidente
- la identidad del responsable designado por ella
En cuanto a la empresa transportista, debe contener:
- las características del vehículo, su disposición y equipamiento
- la naturaleza y el empaquetado de las mercancías
- las precauciones especiales derivadas de la naturaleza de las sustancias o productos transportados, en particular las impuestas por la normativa sobre el transporte de mercancías peligrosas.
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¿A quién debe distribuirse el documento?
Cada jefe de establecimiento, tanto el de la organización como el de la empresa de transporte, guarda una copia del protocolo de seguridad fechado y firmado. Una copia debe estar a disposición de los miembros del Comité de sus respectivas empresas así como a la autoridad responsable de la inspección de trabajo.
¿Las operaciones habituales de carga y descarga?
Algunas operaciones de carga o descarga son de naturaleza repetitiva, ya que utilizan los/las mismos(as) :
- Productos o sustancias
- Sitios
- Métodos de operación
- Vehículos
- Equipo de manutención
- Empresas
En este caso, estas operaciones estarán sujetas a un único protocolo de seguridad, establecido antes de la primera operación. El presente protocolo seguirá siendo aplicable mientras no se modifiquen las operaciones. No obstante, es aconsejable revisarlo al menos una vez al año para comprobar su validez.
¿Y si digitalizamos los protocolos de seguridad?
La mayoría de los accidentes registrados en las empresas de transporte se producen en las organizaciones que reciben la intervención. ¡Por eso existe el protocolo de seguridad! Pero para las empresas de transporte, no siempre es fácil mantener todos los protocolos de seguridad actualizados en el vehículo.
Para optimizar la gestión de los protocolos de seguridad, la digitalización puede ser muy eficaz. De hecho, la transformación digital es un gran desafío en la sociedad actual, en la que todos los procesos de la empresa pueden desmaterializarse llevándolos al entorno digital. Lo mismo ocurre con los protocolos de seguridad. El objetivo es centralizar las medidas preventivas y de seguridad, así como la información útil para las operaciones de carga y descarga.
Ya no es necesario llevar un enorme archivador con todos los protocolos de seguridad de las organizaciones contratantes, basta con una tableta o un smartphone. Todos los datos se recogen en un mismo software que puede ser utilizado por todos.
Esto también permite al responsable de HSE comprobar toda la información introducida y añadir los cambios necesarios. No hay riesgo de errores de versión ya que todos los usuarios pueden consultar la última versión en línea.
Además del ahorro de tiempo, esto permite una mejor coordinación de las acciones y disponer de información o documentos actualizados en caso de evolución de los datos.
La gestión integral de los planes de prevención y los protocolos de seguridad mediante una herramienta digitalizada permite un ahorro de tiempo considerable entre las empresas de transporte y las organizaciones que las contratan. La comunicación es más rápida, se simplifica, se reduce el número de errores y se mejoran las condiciones de trabajo de los colaboradores.
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Gabriela CONTRERAS
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