Auditoría interna: ¿cómo hacerla más eficiente?

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Procesos eficientes requieren de medidas de control oportunas, es por ello que las organizaciones efectúan evaluaciones operacionales. El control operativo permite prevenir los riesgos, aumentar el rendimiento y generar valor para la empresa. Uno de los mecanismos utilizados son las auditorías internas, a través de su ejecución es posible detectar fallas en los sistemas.

 

Pero, ¿cuál es el objetivo de una auditoría?¿cómo llevarlas a cabo?

 

¿Cuál es el objetivo de una auditoría interna? 

Según el Instituto de Auditores Internos, la misión de este tipo de auditorías es el de “mejorar y proteger el valor de la organización, proporcionando aseguramiento, asesoría y análisis con base en riesgos”. Sin embargo, existen diferentes tipos de auditorías internas dependiendo del sector o servicio a evaluar.

 

  • Auditoría de desempeño: busca evaluar de manera detallada las actividades de la empresa bajo el enfoque de calidad y riesgo. Un ejemplo de ello es la posibilidad de evaluar la eficiencia y la eficacia teniendo en cuenta únicamente los objetivos de una función.
  • Auditoría de conformidad: su objetivo es verificar el cumplimiento y la aplicación de las políticas, normas y toda la reglamentación, así como la puesta en marcha de las disposiciones legales.
  • Auditorías de tecnologías de la información: cuando se trata de temas seguridad de la información e informática se deben efectuar controles para examinar los procedimientos de tratamiento de datos.

 

En general, las auditorías son un mecanismo donde se efectúan recomendaciones para los sistemas de gestión, la gestión de riesgos y el control interno. 

 

¿Cómo realizar una auditoría interna?

 

Planificación

 

El primer paso es la planificación de las auditorías, es importante determinar las áreas, departamentos o actividades prioritarias. Esta fase también contempla la metodología a implementar, así como las responsabilidades, los criterios a evaluar y el alcance de dicha auditoría. 

 

  • Cronograma

Allí se debe establecer la frecuencia con la que se van a realizar, puede hacerse con la ayuda de un cronograma. Es importante señalar que existen actividades donde es necesario efectuar auditorías semestrales y otras de manera anual. Todo depende de la complejidad del proceso y su ejecución operativa. 

Muchas veces se trata de un requisito de una norma, por ejemplo, según la ISO 9001:2018, la organización debe realizar este tipo de auditorías a “intervalos planificados” para dar información sobre el sistema de gestión de la calidad.

 

  • Revisión de documentos  

Una vez seleccionada el área a auditar, el responsable de la auditoría debe revisar todos los documentos asociados a la actividad en cuestión. Esta revisión de documentos debe permitir la elaboración de un plan de auditoría, que idealmente debería distribuirse 2 semanas antes de la auditoría.

Algunos ejemplos de documentos que deben revisarse son: las normas, el informe de auditoría anterior, el organigrama, el acta de la última revisión de la gestión, etc.

 

  • Listas de verificación

Se recomienda preparar con antelación las preguntas que se van a realizar al personal y a los responsables. Es importante recordar que las preguntas deben estar adaptadas al proceso o actividad a evaluar, de allí la importancia de contar con una herramienta en donde se puedan hacer modificaciones rápidamente. 

 

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Implementación

La auditoría inicia con los responsables del proceso a auditar, durante la reunión de entrada se comenta sobre el alcance, los objetivos, la metodología y sus diferentes fases. Se recomienda comenzar con la documentación de los procedimientos, le permitirá tener una visión más clara de lo que podría encontrar en el terreno. 

 

Durante la auditoría, es crucial mantener una estabilidad de cambio que a veces es difícil de establecer: la persona que debe hablar más es el auditado, pero ¡cuidado!, la persona que dirige la palabra es el auditor.

 

¡La actitud del auditor es, por lo tanto, primordial!  

 

Tiene que hacer preguntas abiertas (¿cómo realizará este procedimiento?) con el objetivo de establecer una discusión y poder interrumpir cortésmente al auditado, si se aleja de sus expectativas. La idea de un hilo conductor o secuencia que se despliegue durante una auditoría puede ayudarle, así que no vaya demasiado lejos, pero a veces es útil despegar un poco para identificar un problema.

 

Durante las entrevistas, el auditor puede basar su interrogatorio en el método QQOQCCP.

 

También es importante evaluar el peligro de una no conformidad teniendo en cuenta su frecuencia de aparición y su gravedad. Una no conformidad grave y puntual que se ha tenido en cuenta es siempre más instructiva que una no conformidad recurrente y moderadamente peligrosa. Las cuestiones son diferentes.

Sin embargo, tenga cuidado con algunos estándares que no permiten ninguna falta grave si no quiere perder la certificación.

 

Realizar una reunión de fin de auditoría que presenta los resultados de la auditoría. Para comenzar la reunión, el auditor debe tener una lógica que apunte a finalizar la reunión con puntos positivos. Debemos comenzar con los grandes fracasos, luego las brechas menores y finalmente terminar con los puntos fuertes. Recuerde el comienzo del artículo, el propósito de la auditoría y la evaluación, especialmente para una auditoría interna que busque un enfoque de mejora continua. Si exponemos los problemas seguidos por los puntos positivos, le damos al auditado todas las cartas para mejorar

 

Informe 

Al finalizar la auditoría se deben registrar todos los resultados obtenidos, allí se plantean todos los hallazgos, lo que quiere decir que es la base para su posterior análisis. 

Durante el proceso de análisis se deben investigar las causas raíces de las fallas detectadas de acuerdo a la gravedad y al impacto, de esta manera se podrá desarrollar un plan de acción para dar solución y eliminar/ reducir los riesgos.

El “esperado” informe de auditoría con todas sus observaciones, acciones correctivas y puntos de mejora. El informe es el soporte para lograr estructurar toda esta información en el plan de acción global de la organización. 

 

Seguimiento

El último paso es el seguimiento, su objetivo es asegurar que las acciones planteadas en el plan de acción se estén llevando a cabo. Del mismo modo, debemos implicarnos en este proceso, una manera de hacerlo es creando plazos para cada una de las acciones y desarrollar un sistema de alertas para generar recordatorios.

 

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Auditorías internas y las herramientas digitales

La tecnología digital facilita la planificación, la ejecución y el seguimiento de las auditorías internas. 

Gracias a una herramienta como un software dedicado es posible contar con un plan de auditorías digital, el cual incluirá información sobre las áreas a auditar, el alcance de la auditoría, los responsables, así como toda la información base para su ejecución. Las personas implicadas en el proceso de evaluación recibirán notificaciones con las fechas.

 

Por otro lado, las listas de verificación digitales son el instrumento perfecto para los auditores, debido a que durante la evaluación en campo registran la información a través de una tablet o teléfono. Como todos los comentarios y hallazgos se encuentran registrados en una única plataforma, los auditores ganan tiempo a la hora de efectuar el análisis de datos y el informe final. 

 

El plan de acción global digital asegura el seguimiento de los plazos de cumplimiento, debido a que envía notificaciones automáticas a los responsables. También, permite consultar de manera inmediata todas las acciones, las evidencias fotográficas y documentales. 

 

A pesar de las numerosas ventajas que tienen las auditorías internas, algunas organizaciones consideran que se trata de un proceso que no genera valor. En realidad, su aplicación garantiza la aplicación de procedimientos en donde la calidad sea una prioridad. Se trata de un proceso en donde se detectan falencias y se proponen soluciones, es decir, que transforma los errores en oportunidades de mejora para contar con productos y servicios de calidad. 

 

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