Recientemente he estado en varias auditorías como consultor que acompaña a su cliente en el proceso de certificación de ISO 9001 y UNE 179003, que como sabéis es la de seguridad del paciente. No puedo evitarlo y me gustaría saber qué opináis vosotros, pero me sigue sorprendiendo la cantidad de tiempo que se pierde en hacer auditorías ineficientes y subjetivas.
Antes de nada, no quiero faltarle al respeto a los compañeros auditores, que hacen una gran labor, a todos los conozco desde hace muchos años y sé que son grandes profesionales con mucha experiencia.
Pero esto no quita que las auditorías que realizan sigan siendo subjetivas e ineficientes, explico por qué:
- Son subjetivas porque solo se basan en su experiencia. Todos somos humanos y por lo tanto tenemos nuestros gustos y querencias, los auditores también, por lo que al final en sus auditorías siempre inciden más en los temas en los que están más cómodos, es lógico ¿no? Y los temas en los que no están tan seguros o que les cuesta más o gusta menos, pasan más por encima.
- Son ineficientes porque al final están tomando notas en su ordenador, en una plantilla que le ha facilitado la entidad de acreditación, si, pero luego tienen que dedicarle un rato a repasar notas, poner las desviaciones y demás temas burocráticos, es decir, que al final, como poco, invierten una o dos horas más en preparar un informe. Por supuesto sin evidencias, más allá de su palabra y opinión, que por supuesto, son válidos; pero no deja de ser lo mismo que hace 20 años.
¿Existe solución?
Si, claramente. La digitalización soluciona este problema.
¿Cómo? Fácil, os lo explico en dos sencillos pasos:
- Ganamos eficiencia porque creamos una plantilla tipo test con todas las preguntas de la auditoría. Si, todo es tabulable... además Pareto nos enseñó que el 80%.... sabéis a qué me refiero ¿no?
Dado que es una plantilla, el informe se genera automáticamente y no da lugar a interpretaciones, las cosas se cumplen, no, o parcialmente con observaciones, pues eso se va clicando y cuando se acaba solo hay que darle a guardar. El informe ya está generado. - Ganamos objetividad, porque al estar todo está tabulado, las cosas que le gustan menos al auditor no quedarán en el aire.
Como siempre puede haber lugar a un otros, se dejan algunos campos libres para que el auditor pueda preguntar algo que no esté incluido en las preguntas tipo test. - Dado que lo podemos hacer, incluso con el móvil, podemos adjuntar fotos como parte de la evidencia, o documentos, así ya no será solo la opinión del auditor.
La entidad de certificación, además, gana la posibilidad de tener estadísticas en tiempo real de la auditorías realizadas, qué desviaciones u observaciones se generan e incluso un benchmarking de todas las organizaciones auditadas... Ya si encima damos acceso al cliente para que conteste las no conformidades, adjuntando directamente las evidencias, aún más fácil cerrar los expedientes.
Por supuesto todo esto se puede hacer también para auditorías internas, de hecho, eso lo comentamos en el webinar que hicimos el pasado día 26 de noviembre, que podéis volver a ver en este enlace.
Me encantaría conocer vuestra opinión a este respecto. Gracias por vuestros comentarios.
Javier Bullón Caro
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