Plan de acción: 5 pasos para crearlo

El plan de acción es ampliamente utilizado para la gestión de proyectos, es una herramienta estratégica. En las organizaciones es utilizado como una guía para alcanzar objetivos, establecer recursos y asegurar el seguimiento de las acciones.

Dicha herramienta forma parte de la etapa "Plan" del PDCA, es la clave para planificar las acciones a implementar en su organización. Permite alcanzar los objetivos fijados de acuerdo con las políticas de calidad, medio ambiente, salud y seguridad.

Es importante señalar que, generalmente las empresas tienden a tener un plan de acción global, en el cual se establecen acciones por departamentos (calidad, ventas, recursos humanos, producción, etc) y necesidades. Las ventajas de hacerlo de manera global, es tener en un solo documento toda la información organizada, lo cual facilita su reconocimiento y seguimiento.

Pero, ¿cuáles son los verdaderos beneficios de un plan de acción? y aún más importante, ¿cómo se debe establecer un plan de acción?

¿Para qué sirve un plan de acción?

Al ser una herramienta de gestión permite organizar las acciones, para priorizar aquellas que son más importantes y que son la base para el cumplimiento de los objetivos. Un plan de acción permite determinar por cada fase los recursos, los tiempos de entrega y la ejecución de las actividades. Al mismo tiempo, cada empleado se sentirá parte del proyecto si conoce lo que debe hacer.

Globalmente, un plan de acción:

• Promueve la eficiencia de los procesos
• Garantiza el cumplimiento de las acciones
• Implica a los empleados
• Optimiza los recursos
• Motiva a los empleados
• Facilita la toma de decisiones

¿Cómo establecer un plan de acción?

Un plan de acción debe contener un diagnóstico, objetivos, acciones, recursos, responsables, entre otros. Estos son los 5 pasos esenciales que hay que seguir para poner en marcha un plan de acción:

• Hacer un diagnóstico de la situación actual

Conocer las necesidades de su organización es el primer paso, la mayor parte de la información puede venir de los reportes de auditorías internas/externas, de las no conformidades de sus clientes, de los nuevos proyectos de acuerdo al crecimiento de la empresa o de las necesidades de sus empleados.

• Establecer los objetivos

Nuestro plan de acción global puede tener un objetivo general y varios objetivos específicos, es importante señalar que,la alta dirección debe participar en la definición de los objetivos, en función de la estrategia interna de la empresa. Construir un objetivo no es una tarea fácil, en ocasiones olvidamos que deben ser medibles. Por ello, es posible utilizar la estrategia del objetivo SMART:

• Specific/especifico
• Mesurable/Medible
• Attainable/Alcanzable
• Relevant/Relevante
• Timely/Tiempo

• Listar por orden de importancia las acciones

Una vez establecido el objetivo se deben enlistar las acciones que permitirán alcanzarlo. Aquí, es importante realizar un trabajo en equipo con los responsable de los diferentes departamentos, se recomienda tener un líder por área/servicios, esto con el fin de asegurar el compromiso de los diferentes servicios. 

Cada etapa tiene que ser clara para que los responsables conozcan su rol en el cumplimiento de una determinada acción. 

Las acciones más importantes deben ser priorizadas, ya que pueden servir como base para la ejecución de las demás actividades. Del mismo modo, dar prioridad permite crear un calendario con todas las tareas a efectuar.

• Construir su plan de acción

Generalmente se construye por medio de una tabla, en donde se enuncia:

• La acción a efectuar
• El responsable 
• El tiempo de ejecución
• La fecha de entrega deseada
• Los recursos necesarios

En este caso es posible utilizar el método QQDCCP (¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Por qué?), permite hacer preguntas que serán contestadas en la tabla de nuestro plan de acción. 

Se recomienda efectuar un simple cálculo que le permita determinar si se trata de una acción crítica y prioritaria para la organización, la idea es medirlo al inicio, durante su ejecución y al final, una vez se haya llevado a cabo.

Recomendado para usted. Descargar nuestra "plantilla de plan de acción"

• Hacer un seguimiento a las acciones

Generalmente se recomienda realizar un seguimiento al plan de acción global una vez al año, puede hacerse durante la revisión por la dirección, es el momento ideal para verificar el rendimiento de la organización y de los diferentes departamentos.

Llevar a cabo un plan de acción no es fácil y mucho menos lo es su seguimiento. Es por ello que, hoy en día, se utilizan las herramientas digitales como los software, debido a que todo se gestiona desde una única plataforma, cada acción está completamente estandarizada y automatizada.

Por ejemplo, una ficha de acción digitalizada contendrá una parte de descripción, otra de planificación (Plan), implementación (Do), verificación (Check) y ajuste (Act), todo con el fin de garantizar el control y la trazabilidad.

• Origen de la acción (nuevo proyecto, no conformidad…)
• Localización (departamento o área de la empresa)
• Descripción de la acción
• Criticidad 
• Responsables 
• Fecha de lanzamiento (fase de planificación)
• Fecha de finalización prevista
• Fecha de finalización real (fase de implementación)
• Pruebas (documentos adjuntos, evidencia fotográfica)

Emplear un plan de acción favorece el alcance de los objetivos, así como la evolución de los proyectos en las empresas. Aplicarlo de manera eficiente permite gestionar los recursos de manera óptima. Dicha implementación necesita de trabajo en equipo para construir una herramienta eficaz, con el fin de supervisar las acciones y anticipar posibles problemas, de este modo se podrán ajustar las acciones en función de los resultados obtenidos. Del mismo modo, es importante informar a las partes interesadas sobre los avances, esto implica a los empleados en los diferentes proyectos.

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