La digitalización QHSE, ¿Qué es realmente?

La “transformación digital” o la “digitalización” forman parte con toda seguridad de los “buzzwords” del año 2018. Pero, ¿Qué pasa con los servicios QHSE? ¿Cuáles son los beneficios diarios cuando somos gestores u operarios sobre el terreno?

La transformación digital de las empresas a menudo se asocia con la tecnología. Es sobre este aspecto que nos centraremos en este artículo (hay otros aspectos igual de importantes como la gestión del cambio, la importancia del factor humano ... de los que hablaremos más adelante). Entonces la pregunta fundamental aquí es saber ¿Qué impactos tienen las nuevas tecnologías en el trabajo diario de los departamentos QHSE? ¿Cuáles son los beneficios “sobre el terreno”? ¿Y en cuanto a los managers?

Transformación digital, un pequeño recordatorio ...

Ante todo, cabe recordar que esta transformación comenzó ... en el siglo pasado. Estábamos hablando de informatización con software de tipo ERP, SIRH, herramientas de ofimática, GED, Intranet. Hoy en día, hablar de digitalización significa pensar más globalmente. De hecho, esta digitalización afecta a todos los procesos y de forma global. Va más allá de una simple transposición o migración de herramientas tradicionales (formularios en papel, hojas de cálculo ...) relacionados con una función o una tarea.

Este fenómeno se está acelerando gracias a la evolución de las tecnologías, su democratización y la aparición de nuevos usos relacionados con la movilidad, el tiempo real, las posibilidades de interconexión y, más recientemente, la explotación masiva de "DATOS". Al final lo que se busca es una mejora de la eficiencia en todos los niveles de la organización. Para los servicios de QHSE, la innovación es una asignatura pendiente.

Digitalización de Calidad y HSE: caso concreto

Vamos a tomar como ejemplo una empresa que vamos a llamar “Proceso”; un grupo industrial de unos quinientos empleados en varios centros. Para mantener el liderazgo del mercado y aumentar el rendimiento, su director ha elegido colocar la digitalización en el centro de su estrategia.

Juan, el Director QHSE aprovechó la oportunidad de innovar en su sistema de gestión. Hizo la elección de una herramienta global en modo SaaS (accesible en línea). Juan ve en esta herramienta una gran oportunidad para ganar agilidad y eficiencia. Para él, es la posibilidad de reemplazar multitud de herramientas utilizadas por Pedro y Lucia, (respectivamente, responsable de la Calidad y responsable HSE) y evitar echar mano del servicio informático que ya está bastante ocupado. Vamos a ver los beneficios concretos ...

Pedro administra la Calidad. Había establecido hace algunos años la administración de documentos en servidores compartidos ... luego el departamento de informática desarrolló una Intranet de Calidad. Esta última realmente no había evolucionado. Cuando Juan le habló sobre la modernización de sus herramientas, inmediatamente vio los beneficios una gestión de documentos en línea, para organizar los pasos de validación a través de los workflows, tener un historial de consultas... También ha implementado una aplicación simple para que cada persona en la fábrica pueda declarar una no conformidad ... acabar con los formularios en papel…

En su vida diaria, Pedro aprecia el hecho de realizar sus evaluaciones de proveedores ... en tablet. Los informes están automatizados y contienen fotografías tomadas directamente en el lugar de la auditoría  y que se envían a sus interlocutores con la misma facilidad, mientras regresa tranquilamente en el tren. Incluso tiene un indicador de eficiencia para sus proveedores actualizado inmediatamente después de cada nueva introducción de datos.

Lucia estaba actualizando su Evaluación de riesgos en Hojas de Cálculo ... Tuvo que rehacerlo completamente cuando su ordenador se colgó. Basta con decir que disfruta de esta aplicación en línea sin el riesgo de perder datos. Además, está vinculado al plan de acción general. Ahora todo es mucho más simple

Lo que más le gusta es administrar sus charlas de HSE directamente en la herramienta. Prepara sus soportes que puede transmitir a los equipos y ahorra tiempo con sus checklists  hechos in situ con su tablet. La serie de charlas que ha puesto en marcha sobre los EPI ha reducido el número de Accidentes de Trabajo en un 5% este año.

Juan finalmente puede seguir su plan de acción global en tiempo real. Sigue sus indicadores clave en su smartphone. Es alertado si hay un problema. Pero fue especialmente preparando sus revisiones de procesos que vio la diferencia. Puede proporcionar bajo demanda y en minuto las tablas de actividad a su Director General, y eso es apreciable.

Menos tiempo perdido con sus hojas de cálculo y, por lo tanto, más tiempo para proponer acciones de mejora y ayudar a los responsables de servicio a mantener su certificación, por ejemplo.

El futuro ya está ahí ...

Estos ejemplos ficticios están inspirados en proyectos reales. La digitalización puede ir aún más allá, incluidos los departamentos QHSE. La explotación masiva de datos procesados por algoritmos permite el análisis predictivo de accidentes o el asesoramiento de un asistente virtual durante una declaración. Desde el punto de vista del mantenimiento, las máquinas conectadas realizan copias de los datos de forma autónoma ... las tecnologías están ahí, al servicio de las empresas para una eficiencia cada vez mayor. La revolución digital está en marcha...

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