¿Cómo elegir los KPIs adecuados?

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La aplicación de los KPI (Key Performance Indicators) o indicadores clave de desempeño, es una de las principales preocupaciones de las empresas. Dentro de los departamentos de Calidad y HSE, los tableros de control proporcionan información sobre el funcionamiento de sus procesos. Internamente, los KPIs pueden ser datos excelentes para comunicar. ¿Qué indicadores elegir? ¿Y cómo utilizarlos?

 

La norma ISO 9001 v2015 no exige explícitamente la implantación de tableros de KPI. No obstante, se especifica en el capítulo 6.2.1:

 

   Los objetivos de calidad deben ser medibles, objeto de seguimiento, actualizarse...

 

Además, la empresa debe conservar información documentada como prueba de la consecución de los objetivos.

 

 

¿Por qué establecer los KPIs?

 

Los KPI son índices de su rendimiento. Para medirlo, cualquier organización analiza la eficacia, la eficiencia y el desempeño de sus actividades.

 

  • la eficacia verifica la consecución de los objetivos fijados
  • la eficiencia garantiza que la empresa ha alcanzado sus objetivos al mejor coste con el mínimo de recursos
  • la pertinencia es una medida de si la empresa tiene los medios adecuados para alcanzar sus objetivos

 

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son utilizados por los directivos y empleados interesados para comprobar la eficacia de sus acciones y facilitar la toma de decisiones en consecuencia. Por tanto, los KPI están estrechamente vinculados a la política y la estrategia de la empresa. 

 

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¿Cómo elegir sus KPIs?

 

Un buen indicador debe estar vinculado a un objetivo: ¡no tiene sentido definir un panel de indicadores que no tienen propósito! De hecho, si el objetivo es muy vago (por ejemplo, definiendo un indicador llamado simplemente "mejora del bienestar de los empleados"), los cuadros de mando no serán precisos y, por tanto, no serán eficaces.

 

Para ayudarle a establecer objetivos, hay que tener en cuenta el método SMART (un acrónimo que significa "inteligente"): consiste en identificar objetivos durante un periodo de tiempo definido. El método SMART tiene cinco criterios: "S" de "Específico" (Specific); "M" de "Medible" (Measurable); "A" de "Aceptable y Ambicioso" (Acceptable and Ambitious); "R" de "Relevante" (Relevant); "T" de "Tiempo definido" (Time-bound). La idea es establecer objetivos concretos y alcanzables y medirlos con un indicador.

 

Por lo tanto, para evaluar el bienestar de los empleados hay que definir indicadores como la "tasa de ausentismo", la "puntualidad en el trabajo", la "participación en eventos de la empresa", etc.

 

Es importante no definir demasiados indicadores y procurar simplificarlos. El desempeño de un enfoque no se mide por el número de indicadores, sino por los objetivos alcanzados. Los KPIs elegidos deben ser fáciles de aplicar y comunicar.

 

De este modo, los modelos de representación más elegidos son los gráficos, porque tienen la ventaja de ser muy visuales y estar al alcance de todos. Asegúrese de que los cuadros de mando se expongan claramente a nivel interno, ya sea en pizarras o carteles o en la intranet de la empresa. Por supuesto, se pueden comentar y explicar a cada departamento.

 

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¿Cuáles son los indicadores clave que hay que explotar?

Para la dirección

 

La dirección dispone de indicadores clave de rendimiento para todos los productos y actividades relacionadas. He aquí algunos ejemplos de indicadores:

  • el seguimiento de las cifras de gasto e inversión
  • la tasa de ausentismo laboral
  • la tasa de Accidentes de Trabajo y/o Enfermedades Profesionales
  • la masa salarial y la evolución del personal
  • la evolución de las utilidades
  • seguimiento de las facturas y de los plazos de pago

 

Para el departamento de Calidad y HSE

 

El departamento de Calidad y HSE tiene sus propios cuadros de mando compuestos por indicadores de desempeño, así como por indicadores de seguimiento y gestión.

 

Entre los indicadores de gestión, encontramos:

  • el número de auditorías realizadas
  • el número de reuniones de calidad/revisiones por la dirección realizadas
  • el número de planes de acción en curso

 

Entre los indicadores de desempeño, encontramos : 

  • el índice de satisfacción del cliente (a través de un mapa de satisfacción del cliente, por ejemplo
  • costes de reclamaciones de los clientes
  • el tiempo promedio de producción
  • el índice de conformidad del producto
  • la tasa de conformidad de entregas

 

Para los responsables de procesos

 

Los responsables controlan los indicadores relacionados con la actividad/proceso del que o de la que son gerentes. He aquí algunos ejemplos:

  • índice de desechos en una línea de proceso
  • porcentaje de cumplimiento de los plazos
  • número de entregas rechazadas por el cliente
  • número de acciones concluidas en el plan de acción
  • índice de no conformidades encontradas en el proceso

 

Indicadores clave: ¿cómo gestionarlos? 

Si tiene la costumbre de abrir su hoja de cálculo para rastrear, informar y consolidar sus datos clave, es porque su SIG y/o su SGC aún no están totalmente digitalizados. ¡No se preocupe! Aún está a tiempo de equiparse con una solución de gestión específica para controlar sus procesos e indicadores clave en tiempo real.

 

De hecho, con una plataforma dedicada (como BlueKanGo), todos los datos capturados generarán estadísticas accesibles y analizables en tiempo real. También es posible elaborar informes automatizados (mediante herramientas de tipo Business Intelligence) que presenten sus indicadores clave en forma de gráficos totalmente personalizados. Esto representa un importante ahorro de tiempo para preparar sus revisiones por la dirección o simplemente para informar de su actividad. Ya no tendrá que dedicar tiempo a recapturar los números: serán automáticamente analizados.

 

Por último, cada empresa y departamento elige sus KPIs en función de su campo de actividad y sus prioridades. Teniendo en cuenta los retos de competitividad, es difícil hoy en día garantizar un seguimiento óptimo de sus indicadores clave sin pasar por la digitalización de su sistema de gestión. Entonces, ¿está preparado para esta evolución?

 

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