El día a día de un Responsable de Calidad es intenso y muy diversificado. Como su nombre indica, su labor consiste en garantizar la calidad en los diferentes niveles de la empresa. Es por eso que debe conocer tanto la empresa como el funcionamiento de cada departamento, con excelentes habilidades interpersonales. Pero, ¿cómo es un día típico de un Responsable de Calidad?
Acompañaremos a Juan José, Director de Calidad de una fábrica, para descubrirlo.
7:20 am : Inicia el trayecto hacia la fábrica
Juan José está en el tráfico. Vive en la ciudad y la empresa está ubicada en las afueras de la ciudad. Aprovecha la oportunidad para escuchar la radio: hay embotellamiento en la circunvalación norte, es posible que llegue tarde.
8:10 am : Revisión de e-mails
Juan José saluda a Cristina en la recepción, con todo y los contratiempos alcanzó a llegar sólo diez minutos después de la hora.
Se instala en su escritorio y se toma el tiempo para revisar sus correos electrónicos.
¡Demonios! ¡la junta con la dirección!... Juan José sabe que si hubiera recibido un recordatorio por correo electrónico recordándole de la reunión, habría tenido claro que debía tener listas las fichas técnicas a tiempo.
Si la empresa pudiera tener un sistema de flujo de trabajo que le permitiera generar alertas por correo electrónico relacionadas con las acciones a resolver. ¿No sería bueno tener una herramienta de gestión de documentos potente para compartir documentos con todos los empleados?
08:40 am : Cambio al área de producción
No hay tiempo para leer todos sus correos electrónicos, Juan José es llamado para ir a la fábrica.
Existe un problema con una de las líneas de producción que se ha bloqueado durante la reparación por mantenimiento.
Juan José señala que la hoja de no conformidad no se elaboró porque el operador no disponía de una hoja de papel. Fantasea con tener una tipo tableta que podría ser usada en el piso de trabajo sin tener que pasar por el papel. Con un simple click, generaría un informe que sería enviado directamente a su buzón de correo.
Como encargado de Calidad, aprovecha la oportunidad para comunicarse con los operadores y recordarles las buenas prácticas que deben adoptar en tales situaciones. Porque el papel del encargado de Calidad es ante todo el de comunicar: no debe hacer juicios de valor y debe adoptar un lenguaje en base a los hechos.
Juan José se reunió con Bernardo y aprovechó la oportunidad para proporcionarle una lista de las acciones que tenía que ejecutar.
Le informó de la idea de integrar un sistema de Gestión Electrónica Documental (GED) compartido dentro de la empresa, así como tabletas en el piso de trabajo. Bernardo está encantado con la idea, pero se pregunta si su equipo podría aceptar el uso de herramientas informáticas.
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11:05 am : Preparación para la junta con dirección
El tiempo en el área de producción duró más de lo esperado, pero era necesario.
Juan José llega a su oficina para terminar de escribir las fichas técnicas que se le entregarán a María para la reunión con la dirección. Aprovecha la oportunidad para comprobar que todos los jefes de departamento han resuelto sus acciones en el plan de acción. Al mismo tiempo, observa que Bernardo sí informó sus acciones en el plan... pero que desafortunadamente lo sobre-escribió en la antigua versión de Excel, sustituyendo así la versión que contenía la última actualización que Juan José había hecho justo tres días antes.
¡Si tan sólo la GED estuviera mejor organizada! ¡No habrían habido todos estos problemas de transcripción! Una vez rectificado el error, deben elaborarse estadísticas e indicadores de calidad.
Juan José intenta mantener actualizado un archivo Excel con varios diagramas, pero no es fácil lograrlo por sí solo si la producción no tiene acceso a los documentos.... Luego imagina contar con una herramienta que le permita compartir toda la información en tiempo real en el piso de trabajo, y entonces generaría un informe estadístico automático. ¡No más tiempo perdido tratando de recuperar información de un lado a otro!
02:00 pm : Inicio de junta con la dirección
Comenzó la reunión, con la presencia de todos los departamentos y del Director General. Como siempre, el plan de acción general se revisa en su totalidad para verificar las acciones que se ejecutaron durante el mes.
Pero como es costumbre, el Director está molesto por los errores tipográficos en el documento de Excel. A continuación, Juan José menciona la posible implementación de un plan de acción digitalizado que permitiera a todos seguir sus acciones cotidianas. El Director escucha atentamente y toma nota para retomar esta propuesta en el futuro. No sabía que era posible gestionar un plan de acción de esta manera.
Luego viene el tema de la preparación de la auditoría de seguimiento de la norma ISO 9001. Este tema es motivo de gran preocupación para el Director porque se acerca la fecha límite y todavía quedan muchas acciones por realizar. Pide que se realice una autoevaluación interna en las próximas semanas para verificar el cumplimiento de la norma por parte de la institución. Juan José está nervioso porque ya sabe que esta tarea será tediosa.... Planea empezar a trabajar en ella al final del día.
Ahora es el turno de resolver los asuntos sobre el mantenimiento relacionado con el accidente que sucedió esa misma mañana. El Director General está molesto por el uso y las prácticas que se le dan a la maquinaria. Desde su punto de vista, si la vigilancia y el mantenimiento del equipo estuvieran mejor organizados, este incidente no habría ocurrido.
Alejandro, Jefe de Mantenimiento, replica que no dispone de las herramientas necesarias para gestionar su CMMS / GMAC (Gestión de Mantenimiento Asistida por Computador) de forma eficiente. Juan José replantea su herramienta sobre la tableta e imagina formas especialmente diseñadas para la CMMS que permitan controlar el mantenimiento de las diferentes máquinas. Los formularios pueden incluir fotos, así como toda la información técnica de las diferentes máquinas.
La junta con la dirección termina con una revisión de las cifras de las últimas semanas, los datos son positivos y eso es lo más importante.
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04:45 pm: Gestión de tareas cotidianas
La junta con la dirección ha terminado, Juan José se instala en su oficina finalmente para llevar a cabo sus tareas diarias. Él está planificando y comenzando a redactar el procedimiento que se iniciará para la auditoría interna que realizará en los próximos días. Sabe de antemano que tendrá que reunir todos los documentos relacionados con la norma y que esto le llevará mucho tiempo.
Si tan solo tuviera una herramienta informática dedicada a la gestión de las certificaciones, podría haber reunido en la misma pestaña todas las evidencias relacionadas con la norma ISO 9001 y así gestionar su auditoría interna con gran destreza.
6:40 pm: Es hora de ir a casa.
Juan José tiene los ojos cansados. No debe demorarse porque esta noche su hija tiene una presentación de baile y no quiere perdérsela.
Este día le ayudó a reflexionar mucho: ¡está decidido, es tiempo de implementar una herramienta digital dentro de su empresa!
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Mélanie CASCELLI
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