La auditoría remota, ¿y si empezamos a realizarla?

La actual crisis sanitaria está obligando a las empresas a replantearse sus prácticas de calidad y de HSE para evitar otra interrupción de actividades y seguir siendo competitiva en su mercado. La "auditoría remota" o auditoría a distancia es un ejemplo de esto. ¿Podría generalizarse esta tendencia? ¿En qué casos? ¿Cómo hacerla?

¿Por qué hablamos de "auditorías remotas"?

Las empresas están cada vez más presionadas por las nuevas normas de QHSE, las auditorías de control internas y externas, así como por la formación y la renovación de la certificación. La multiplicación de instalaciones industriales y las reubicaciones internacionales aumentan considerablemente el alcance geográfico de la actividad. Esto puede ir en detrimento de la calidad y la garantía de HSE de la empresa y generar costos significativos: elevados tiempos de viaje, multiplicación de los recursos humanos y materiales...

Además, la crisis sanitaria de principios de año está obligando a las empresas a reflexionar sobre sus estrategias corporativas en su gestión general y en la gestión de la calidad y los riesgos. Por ejemplo, las oficinas de inspección se han visto muy afectadas por la crisis a causa de la paralización de las actividades y las empresas han tenido que revisar el calendario de renovación de sus certificaciones y anticipar la reanudación de la actividad para garantizar la máxima seguridad de sus empleados.

En este contexto, las auditorías a distancia son una garantía de calidad para las empresas que podrán gestionar los riesgos de manera remota, reducir sus costos de implementación, anticipar una recuperación y protegerse contra una posible nueva crisis. El principio de la auditoría en sitio permanece inalterado, pero sólo la persona auditada está presente en el lugar y está en comunicación con el auditor que le guía a distancia.

¿Cómo llevar a cabo estas auditorías remotas?

Para que sea óptima, la realización de auditorías a distancia requiere una digitalización de los procesos internos de la empresa a fin de ahorrar tiempo y evitar el riesgo de pérdida de información y la falta de transmisión de información debido al manejo de papel, documentos en word o excel y correos electrónicos.

Se utilizan tecnologías comunes de uso cotidiano, como smartphones y tabletas principalmente, pero ¡los recursos son numerosos! Se pueden usar objetos conectados IOT como cámaras a bordo, drones, gafas conectadas y cascos... La robótica puede incluso utilizarse para inspeccionar áreas de alto riesgo como zonas de desastre (incendio o estructuralmente frágiles), áreas con un alto nivel de radiación o humos tóxicos...

¿Cuál es la solución para realizar estas auditorías?

Una solución de software SaaS (Software-as-a-Service) permite digitalizar fácilmente los procesos de su empresa, a la vez alivia la labor del departamento de TI. De hecho, es posible realizar actualizaciones regulares sin necesidad de cambiar la versión del software y sin detener la actividad.

Se conservan la estructura, los procesos y los datos existentes, simplemente se desmaterializan para centralizar toda la información en una misma plataforma. Los diferentes servicios y herramientas están interconectados para evitar cualquier duplicación de información y las herramientas de creación de estadísticas se integran para obtener en tiempo real y en pocos clics todos los datos que la empresa necesita.

Por lo tanto, la auditoría remota procede de la siguiente manera:

Planificación de la auditoría

Una vez acordada la fecha de la auditoría, se envía una invitación por correo electrónico con un enlace para unirse a una videoconferencia en línea, con un solo clic. No se requiere ninguna descarga o instalación.

Realización de la auditoría con el auditor por un lado y un responsable en el sitio a auditar por el otro.

Gracias a la geolocalización, el auditor puede acceder a los mapas de los sitios a auditar y guiar a su interlocutor a distancia. El video permite al auditor, a través de la pantalla de la persona que está en el lugar, tomar fotos a distancia, hacer zoom, hacer anotaciones y grabarlas directamente en el informe.

La solución SaaS se presenta en un formulario preprogramado para guiar en cualquier tipo de auditoría (interna, inspección, certificaciones ...) y asegurarse de no olvidar nada.

Notificación y solicitud de validación del informe

Al final de la auditoría, todo quedará registrado en el sistema. Es posible notificar las acciones a los diferentes actores de la empresa y el informe se genera de forma automática y se transmite a los departamentos y/o responsables correspondientes.

La firma electrónica permite una fuerte identificación con el envío de un código por SMS, lo que permite obtener un valor jurídico similar al del envío de una carta de acuse de recibo.

La digitalización de los procesos y la aplicación de la auditoría a distancia están disponibles para todas las empresas que buscan la excelencia y la competitividad en el mercado. Un solo auditor puede asegurar la supervisión de varios sitios, independientemente de su ubicación. Dicha acción ahorra mucho tiempo y dinero. Esta práctica permite homogeneizar las prácticas en todos los sitios y reduce la sensación de aislamiento de los más apartados.