Evaluación de proveedores : ¿cómo organizarla ?

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Para seguir siendo competitivas, las empresas confían en el profesionalismo de muchos proveedores de servicios. Una buena relación con sus proveedores es un medio esencial para obtener la calidad que busca en sus productos. La selección y el seguimiento de los proveedores requiere una gran capacidad de gestión como un QHSE. Entonces, ¿cómo hacerlo? ¿A qué tiene que prestar atención?

 

¿Cómo seleccionar a un proveedor?

Paso 1: Elaborar un pliego de condiciones

 

El primer paso es definir sus requisitos con respecto a los productos/servicios en cuestión y luego entonces, formalizar un pliego de condiciones. Debe ser capaz de señalar el nivel de calidad esperado a través de este primer análisis.

 

Es esencial que el departamento de compras participe en el análisis  y durante todo el proceso de evaluación.

 

¡No descuide esta etapa! Sus necesidades/expectativas deben estar claramente definidas. Esto concierne en primer lugar al producto, por supuesto, pero también a todo el proceso en su integralidad (envasado, facturación, comunicación, etc.).

 

Paso 2: Realizar una primera selección de los diferentes proveedores

 

Se realiza una primera selección sobre la base del pliego de condiciones elaboradas previamente. Primero se tienen en cuenta criterios sencillos: tamaño de la empresa, situación financiera y jurídica, capacidad de producción, ubicación geográfica, cartera de clientes, etc.

 

Paso 3: Llevar a cabo la evaluación final

 

En esta etapa se trata de evaluar con mayor precisión la capacidad de cada proveedor de servicios para cumplir los requisitos relativos a su producto/servicio. Para ello, estudiará varios criterios más complejos como: los tipos de certificaciones que se poseen, las capacidades logísticas, el manejo de vigilancia normativa, la reputación en el sector, etc.

 

También hay que tener en cuenta los criterios de QHSE de los proveedores. Se trata de identificar todo lo que podría ser problemático durante un primer pedido y así asegurarse que no haya sorpresas desagradables. Para llevar a cabo este segundo análisis, utilice referencias generales como, por ejemplo, la norma ISO 9001.

 

Si sus productos son más específicos, no dude en utilizar criterios más exigentes en relación con la actividad es cuestión. Para finalizar sus elecciones, una auditoría del proceso completada con una toma de muestras le permitirá ver con más claridad. Si observa puntos de dificultad en la realización de la auditoría, no dude en aplicar controles de recepción más estrictos.

 

ADVERTENCIA

El nivel de exigencias es diferente para cada proveedor: unas exigencias demasiado altas pueden provocar tensiones con la empresa proveedora, mientras que unas exigencias demasiado bajas pueden provocar fallas en los pedidos.

Además, si para el mismo tipo de producto/servicio el proveedor en cuestión tiene varios clientes, será difícil pedirles que nos proporcionen una calidad diferente. Por otro lado, tendrá más poder para hacer cumplir sus requisitos con un proveedor del que será el "único" cliente.

 

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¿Cómo llevar a cabo el seguimiento de sus proveedores?

 

Sus proveedores son entonces monitoreados usando varias herramientas como cuadros de mando de indicadores o auditorías de procesos. Por supuesto, no se trata de seguir a TODOS sus proveedores: siga prioritariamente a los considerados "críticos", es decir, a los que tendrán un fuerte impacto en la calidad de su producto.

 

Los indicadores

 

Durante este control se comprueban varios criterios: calidad del producto/servicio, respeto de las cantidades y los plazos de entrega, capacidad de respuesta en caso de reclamaciones, gestión de las devoluciones, capacidad de innovación…

En cuanto a los indicadores de monitoreo, no hay indicadores estándar para supervisar a sus proveedores. Sin embargo, puede asociar una calificación a sus criterios previamente establecidos, y así obtendrá un índice de calidad global (por ejemplo, una calificación de calidad de producto, una calificación de reactividad, una calificación de calidad de embalaje, etc.).

 

Las Auditorías de procesos

La auditoría realizada permite comprobar la forma en que trabaja el proveedor. Puede ser útil utilizar una norma ISO como base para esta auditoría. Esto implica seguir el proceso de producción desde la entrega de las materias primas hasta la entrega final del producto. ¡No olvide comprobar también la capacidad de sus proveedores para incorporar un proceso de mejora!

 

Usar la tecnología digital para garantizar un seguimiento eficaz

 

Para ayudarle en su proceso de evaluación de proveedores, puede apoyarse en herramientas digitales dedicadas. Estas herramientas ofrecen formularios digitales para llevar a cabo inspecciones de recepción y notificar las no conformidades del proveedor si es necesario.

 

Puede crear un acceso dedicado a la solución para todos sus proveedores. Ellos pueden ser notificados en tiempo real de la no conformidad mediante una alerta automática generada desde la herramienta.

 

La lista de sus diferentes proveedores es accesible en la plataforma digital: ¡lo que representa un ahorro de tiempo cuando se quiere contactar con un proveedor en particular! Es posible tener una lista resumida de sus proveedores y tener una visión directa sobre los diferentes datos relacionados con ellos (tasa de conformidad con respecto a los diferentes indicadores, fecha en que debe realizarse la próxima auditoría de proceso, etc.).  Esta posibilidad es un apoyo esencial en la era digital para organizar su evaluación de proveedores.

 

Para concluir, es importante cuando se evalúa a un proveedor ir más allá de las simples cifras/estadísticas para orientar el proceso. Es primordial establecer una relación cercana con cada uno de sus proveedores de servicios asegurándose de reunirse con ellos con regularidad.

 

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