La gestion de la qualité est stratégique et nécessite des outils performants et adaptés. Pour les responsables Qualité, le choix d'un logiciel Qualité ne peut pas être pris à la légère. Entre gestion documentaire, suivi des non-conformités, traitement des réclamations, gestion des audits et parfois intégration des dimensions HSE et RSE, le logiciel doit répondre à de nombreux besoins. Voici trois critères essentiels à prendre en compte pour faire le bon choix en 2025.
Pour un Système de Management Qualité optimal, il est essentiel de centraliser toutes vos données au sein d'une plateforme unique. L'un des principaux défis pour les responsables Qualité est de faire face à la dispersion des informations entre divers outils bureautiques. Bien que ces derniers puissent sembler pratiques pour des tâches ponctuelles, ils génèrent des silos d'information, rendant difficile une vision d'ensemble à la différence d’un logiciel dédié.
Les avantages à centraliser les données Qualité avec une plateforme dédiée sont nombreux. C'est le cas pour assurer vos audits dans une démarche ISO 9001 par exemple. Avec un logiciel Qualité, vous disposez de tous les éléments de preuve à portée de main pour répondre rapidement aux demandes de l’auditeur. Plus besoin de chercher des documents éparpillés ou de reconstituer des données manquantes, tout est accessible dans un seul et même endroit. En effet, le logiciel Qualité assure une gestion optimale de votre documentation Qualité (avec alertes et notifications, émargements voire signatures électroniques ...). Il garantit que les documents diffusés sont à jour et accessibles auprès de tous les collaborateurs.
Le traitement centralisé des non-conformités et des réclamations clients permet une meilleure réactivité y compris dans des organisations complexes multisites. Pensez à vérifier que le logiciel dispose d’un module API pour s’interfacer avec d’autres solutions de votre Système d’information type ERP ou SIRH et éviter toute double saisie.
Avec des données centralisées, le pilotage et le reporting sont simplifiés grâce à des tableaux de bord et des rapports consolidés. Un gain de temps dans la préparation de vos revues de direction.
Enfin ayez en tête qu’une plateforme Qualité peut intégrer des dimensions supplémentaires, comme les enjeux liés au HSE (santé, sécurité, environnement) et à la RSE (responsabilité sociétale des entreprises). Ces fonctionnalités complémentaires permettent d'élargir la portée de votre logiciel et d'adopter une vision globale des performances de l'entreprise.
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Pour un responsable Qualité, l'un des plus grands défis est de mobiliser l'ensemble des collaborateurs autour des processus Qualité. Les silos organisationnels et le manque d'accès aux outils freinent souvent cette implication. Adoptez un logiciel qui applique le principe « La qualité est l’affaire de tous » en permettant des accès sans restriction aux différents types d’utilisateurs (opérationnels, managers, auditeurs, parties prenantes...). Il doit être le support de votre politique qualité partagée au sein de toute l’organisation.
Le logiciel doit être simple d'adoption pour les utilisateurs finaux pour assurer une remontée d’informations fluide (essentielle pour identifier et traiter rapidement les non-conformités par exemple). A ce titre, vérifiez auprès de l’éditeur qu’une version mobile accessible sur smartphone ou tablette est disponible pour les collaborateurs. Assurez-vous également que le logiciel dispose bien d’un plan d’actions collaboratif pour impliquer tous les acteurs concernés dans la démarche Qualité.
Enfin, il est primordial de choisir une solution flexible qui s’adapte à vos processus internes, et non l'inverse. Voici quelques questions à poser aux éditeurs lors de votre recherche :
Un logiciel rigide risque de freiner vos équipes et de compliquer l’adhésion au projet.
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La shadow IT désigne l'utilisation de logiciels ou d'outils non validés par la DSI (Direction des Systèmes d'Information). Ces pratiques, souvent issues de l’utilisation de solutions bureautiques comme Excel ou Word, peuvent sembler pratiques à court terme mais sont à bannir en 2025 pour éviter les mauvaises surprises : failles de sécurité en l’absence de contrôle IT, pertes de données en cas de turnover ou de crashs de l’ordinateur. Il est donc essentiel de s’appuyer sur les solutions robustes du marché.
Les logiciels Qualité en SaaS (Software-as-a-Service) sont aujourd’hui la norme. Ils apportent de nombreux avantages à votre DSI (et à votre RSSI). En validant l’acquisition d’une solution SaaS reconnue sur le marché, votre DSI s'affranchira des contraintes d’hébergement et de mise à jour. L’accessibilité et l’évolutivité seront entre les mains de l’éditeur. La sécurité étant plus que jamais une priorité en entreprise, pensez à vérifier que l’éditeur apporte des garanties comme une certification ISO 27001 par exemple.
Les logiciels Qualité les plus évolués sont “No-Code”. Ils permettent à l’utilisateur “administrateur” une liberté de paramétrage et d’adaptation sans avoir à maîtriser de code informatique. Plus besoin de solliciter votre DSI ou l’éditeur logiciel pour la moindre modification ou évolution ! En 2025, difficile de faire l’impasse sur l’IA, regardez ce que l’éditeur propose pour gagner en productivité tout en vous assurant que les conditions de sécurité respectent les exigences fixées par la DSI.
En impliquant la DSI dans le choix du logiciel Qualité, vous vous assurez de bénéficier d’une solution alignée avec les standards de sécurité et les besoins technologiques.
Pour conclure, choisir le bon logiciel Qualité en 2025 est une décision collégiale et stratégique pour garantir l’efficacité et la pérennité de vos processus. En privilégiant une solution spécialisée, tout-en-un et collaborative, vous posez les bases d’une démarche Qualité réussie, adaptée aux enjeux actuels.