Une journée à la Qualité

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Le quotidien d’un Responsable Qualité est chargé mais très diversifié. Comme son nom l’indique, il assure la qualité à différents niveaux. Il doit à la fois connaître l’entreprise et le fonctionnement de chaque service, tout en ayant un excellent relationnel. Comment est organisée une journée type d’un Responsable Qualité ?

Nous allons suivre une journée type de Jean-Michel, Responsable Qualité d’une usine de fabrication.



7H20 : Trajet en direction de l’usine


Jean-Michel habite en ville et l’entreprise se situe en campagne en périphérie. Il en profite pour écouter la radio : il y a des bouchons sur la rocade nord, il risque d’avoir du retard.


08h10 : Checkup des e-mails


Jean-Michel salue Christine à l’accueil, il n’a finalement que dix minutes de retard.

Il s’installe à son bureau et prend le temps de regarder ses mails.


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Zut, la revue de direction… Jean-Michel se dit que s’il avait eu la possibilité d’avoir un rappel de mail l’informant de la réunion, il aurait pu gérer la rédaction de ces fiches techniques avant cet après-midi.

 

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Si seulement l’entreprise pouvait se doter d’un système de workflow qui permettrait de générer des alertes mails en lien avec les actions à solder. Ne serait-ce aussi que d’avoir un outil de gestion documentaire performant pour partager les documents avec l'ensemble des collaborateurs !




08H40 : Passage en production


Pas le temps de lire tous ses mails, Jean-Michel est appelé à l’usine.

Il y a un problème au niveau d’une des lignes de production qui par conséquent a été bloquée le temps de la réparation par la maintenance.


Jean-Michel constate que la fiche de non-conformité n’a pas été rédigée. L'opérateur n’avait pas la feuille papier à disposition. Il imagine un formulaire sur tablette qui pourrait être utilisé sur le terrain sans avoir à passer par le papier. D’un simple clic, il générerait un rapport qui sera envoyé directement sur sa boîte mail.

En tant que RQ, il en profite pour communiquer avec les opérateurs et leur rappeler les bonnes pratiques à adopter dans de telles situations. Le rôle du Qualiticien, c’est avant tout de communiquer : il ne doit pas porter de jugement de valeur, et adopter un langage factuel.


Jean-Michel croise Benoît et en profite pour lui fournir la liste des actions qu’il doit solder.

Il lui fait part de l’idée d’intégrer une GED mutualisée au sein de l’entreprise, ainsi que des tablettes sur le terrain. Benoît est enchanté par l’idée, mais se demande si son équipe pourrait accepter d'utiliser des outils informatiques.

 

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11H05 : Préparation de la revue de direction


Le tour en production a duré plus longtemps que prévu, mais il était nécessaire.

Jean-Michel se pose à son bureau pour finir de rédiger les fiches techniques à fournir à Marie pour la réunion de Direction. Il en profite pour vérifier que tous les responsables de service ont soldé leurs actions dans le plan d’action. Il constate par la même occasion que Benoît a bel et bien renseigné ses actions dans le plan… mais qu’il a écrasé l’ancienne version Excel contenant la dernière mise à jour que Jean-Michel avait faite il y a trois jours.

Si seulement la GED était mieux organisée ! Il n’y aurait pas eu de problèmes de retranscription ! Une fois l’erreur rattrapée, il faut préparer les statistiques et indicateurs qualité.

Jean-Michel essaie de tenir à jour un fichier Excel avec plusieurs diagrammes, mais pas facile de gérer ça seul quand la production n’a pas accès aux documents… Il imagine là encore un outil pour renseigner toutes les informations en temps réel sur le terrain, puis générer un rapport statistique automatique. Fini le temps passé à essayer de récupérer des informations à droite à gauche !


14H00 : Lancement de la revue de direction


La réunion commence, tous les services sont bien présents ainsi que le Directeur Général. Comme à chaque fois, le plan d’action général est revu dans sa globalité pour vérifier les actions soldées dans le mois.

Comme à chaque fois, le Directeur s’agace des coquilles présentes dans le document Excel. Jean-Michel lui évoque alors la possible mise en place d’un plan d’action digitalisé qui permettrait à chacun de suivre ses actions au quotidien. Le Directeur écoute attentivement et se note de revenir sur cette idée à l’avenir. Il ne savait pas qu’il était possible de gérer un plan d’action d’une telle façon.


Vient ensuite le sujet de la préparation de l’audit de suivi de l’ISO 9001. Ce sujet préoccupe beaucoup le Directeur car l'échéance approche et il reste beaucoup d’actions à mettre en place.  Il demande à ce qu’une autoévaluation interne soit menée dans les prochaines semaines pour vérifier la conformité de l’établissement à la norme. Jean-Michel se ronge les ongles car il sait déjà que la tâche sera fastidieuse… Il compte commencer à plancher là-dessus en fin de journée.


Au tour de la maintenance d’intervenir sur l’incident qui a eu lieu la matin même. Le DG est révolté de la gestion du parc machines. D’après lui, si le suivi et la maintenance des équipements était mieux organisé, cet incident n’aurait pas eu lieu. Alexandre, Responsable Maintenance, rétorque qu’il n’a pas les outils nécessaires pour gérer au mieux sa GMAO. Jean-Michel repense à son outil sur tablette et imagine des formulaires destinés spécialement à la GMAO pour réaliser un suivi des maintenances des machines. Les formulaires pourraient intégrer des photos, ainsi que toutes les informations techniques des différentes machines.


La revue de Direction se termine sur la revue des chiffres de ces dernières semaines, l’entreprise est dans les clous c’est le principal.

 

 

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16h45 : Gestion des tâches quotidiennes


La revue de direction est terminée, Jean-Michel se pose enfin pour réaliser ses tâches quotidiennes. Jean-Michel est prévoyant et commence à rédiger la procédure à engager pour l’autoévaluation interne qui aura lieu prochainement. Il sait d’avance qu’il va devoir réunir tous les documents en lien avec la norme et que cela va lui prendre un temps fou.

S’il avait eu un outil informatique dédié à la gestion des certifications, il aurait pu réunir au sein d’un même onglet l’ensemble des éléments de preuve en lien avec l’ISO 9001 et gérer ainsi son autoévaluation d’une main de maître.



18h40 : Il est temps de rentrer chez soi


Jean-Michel a les yeux qui fatiguent. Il ne doit pas traîner car ce soir il a le spectacle de sa fille et ne veut absolument pas le louper. Cette journée lui a permis de beaucoup réfléchir : c’est décidé, il va essayer d’implanter un outil digitalisé !

 

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