Rédiger un rapport de non-conformité complet et efficace est essentiel pour un maintien des normes de qualité et de l'amélioration continue. Nous vous proposons donc de voir ensemble les éléments à intégrer dans un tel rapport pour une gestion proactive des non-conformités.
Les détails devant figurer dans la description de la non-conformité
Le premier élément à inclure dans votre rapport de non-conformité est une description détaillée des écarts constatés. Cela doit englober un descriptif clair des différents types de non-conformité constatée, en précisant où et quand elle a été constatée. Il peut s’agir, entre autres :
- des défauts de produit,
- des erreurs de processus,
- des violations des normes ISO,
- toute autre divergence par rapport aux attentes définies.
Attention à bien faire la différence entre anomalie et non-conformité. Cette section doit permettre à toute personne lisant le rapport de comprendre précisément ce qui s'est passé.
Pour vous aider dans l’élaboration d’un descriptif précis des anomalies ou non-conformités, appuyez-vous sur la méthode du QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi.
Les éléments relatifs aux causes de non-conformité
La simple description de la non-conformité ne suffit pas. Pour élaborer un rapport de qualité, l’entreprise doit être en mesure de détecter les facteurs ayant contribué à ces écarts. L'analyse de la cause racine permet de comprendre pourquoi la non-conformité s'est produite en premier lieu. Cela permet de mettre en place des actions correctives efficaces pour prévenir de futurs incidents similaires. Intégrer cette analyse dans votre rapport est donc essentiel pour un système de management de la qualité solide.
Les données relatives aux répercussions de la non-conformité
Votre rapport de non-conformité doit également inclure une évaluation de l'impact de la non-conformité. Assurez-vous de bien déterminer :
- les dysfonctionnements majeurs,
- les impacts négatifs,
- comment cela a affecté la qualité, la sécurité, les coûts ou encore la satisfaction client.
Définissez la gravité de la non-conformité en fonction de critères spécifiques, tels que la classification des risques. Ce processus de traitement aidera à prioriser les actions correctives et à allouer les ressources nécessaires pour maintenir un système de gestion de la qualité efficace.
Les mesures prises pour résoudre la non-conformité
La procédure de gestion des non-conformités requiert la proposition d'actions correctives et préventives dans le rapport. Ces suggestions indiqueront la nécessité de formuler des solutions spécifiques pour résoudre la non-conformité actuelle et éviter que celle-ci ne se reproduise. Cela peut impliquer des formations, des ajustements de processus ou des améliorations de la gestion de la qualité. Veillez à détailler ces recommandations, notamment en précisant les délais, les responsables et les ressources nécessaires. Assurez-vous que vos recommandations sont réalisables et axées sur la prévention future de non-conformités similaires.
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Thibaut GILLES
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