La Méthode SIPOC pour décrire et optimiser les processus

Dans chaque organisation, la bonne marche des activités de l'entreprise et la satisfaction client reposent sur un système de management de la qualité bien établi. La cartographie des processus représente le socle fondamental à partir duquel l’ensemble des activités de l’entreprise va se développer. Pour aller plus loin dans la démarche, la méthode SIPOC garantit une définition précise de chacun de processus en considérant les données d’entrée de sortie et support. Qu’est ce que la méthode SIPOC ? Comment la mettre en œuvre ? On vous explique.

La méthode SIPOC est un outil visuel largement utilisé dans les démarches de qualité, telles que Six Sigma ou le Lean Management. Son objectif est de fournir une vue d'ensemble sur les éléments clés d'un processus. L'acronyme SIPOC signifie Suppliers (Fournisseurs), Inputs (Entrées), Process (Processus), Outputs (Sorties), Customers (Clients). Chaque composant permet de clarifier et de structurer les étapes nécessaires à la réalisation d’un processus, de l’entrée des matières premières ou informations jusqu'à la sortie, livrée au client final.

Historique de la méthode SIPOC

La méthode SIPOC est issue des approches Lean et Six Sigma, des méthodologies visant à améliorer la performance des processus en éliminant les gaspillages et en réduisant les variations. La popularité de Six Sigma dans les années 1990, portée notamment par des entreprises comme Motorola et General Electric, a permis de formaliser cette méthode. SIPOC est alors devenu un outil incontournable pour les gestionnaires de processus qui souhaitent comprendre et améliorer les opérations.

Principes de la méthode SIPOC

L’approche de la méthode SIPOC repose sur la cartographie des processus. Elle aide à décomposer un processus en plusieurs composants essentiels pour mieux le comprendre et identifier ses points faibles. Voici les éléments clés de SIPOC :

1. Suppliers (Fournisseurs) : Ce sont les entités (internes ou externes) qui fournissent les ressources nécessaires au processus. Il peut s'agir de services, de départements, ou de partenaires commerciaux.

Exemple : Ces fournisseurs livrent les composants nécessaires à l'assemblage des véhicules, tels que les moteurs, les châssis, les pneus, etc.

Détails : Fournisseurs de pièces automobiles (comme des fabricants de moteurs, de pneus, de systèmes électroniques).

2. Inputs (Entrées) : Ce sont les ressources ou informations fournies par les fournisseurs qui permettent d’alimenter le processus. Il peut s'agir de matières premières, de données, ou encore d’éléments informatifs.

Exemple : Pièces détachées, matières premières (acier, plastique), informations (spécifications techniques).

Détails : Les matières premières (comme l'acier) et les composants (moteurs, systèmes électroniques) sont des entrées essentielles pour le processus d'assemblage des voitures.

3. Process (Processus) : C'est l'ensemble des étapes nécessaires à la transformation des entrées en sorties. Il peut inclure des tâches manuelles ou automatiques.

Exemple : L'assemblage des véhicules en plusieurs étapes.

Détails : Le processus pourrait inclure la réception des pièces, l'assemblage du châssis, l'installation du moteur, le contrôle qualité, et la peinture.

4. Outputs (Sorties) : Ce sont les produits ou services générés par le processus et livrés aux clients. Ces sorties doivent répondre aux attentes et aux spécifications des clients.

Exemple : Véhicules assemblés et prêts à être expédiés.

Détails : Les sorties de ce processus sont les voitures finies, qui doivent respecter des normes de qualité et de sécurité avant d'être livrées aux clients.

5. Customers (Clients) : Les clients peuvent être internes ou externes. Ils reçoivent les sorties et sont les bénéficiaires du processus.

Exemple : concessionnaires automobiles, clients finaux.

Détails : Les clients peuvent être des concessionnaires qui achètent les véhicules pour les revendre ou des clients individuels qui achètent directement.

Méthodologie de la méthode SIPOC

L’utilisation de la méthode SIPOC suit plusieurs étapes clés :

1. Définir le cadre du processus : Il s'agit de déterminer les limites du processus, c'est-à-dire où il commence (ex: réception de pièces) et où il se termine (ex : livraison des véhicules aux concessionnaires). Cela permet de circonscrire l’analyse et de ne pas s’égarer dans des détails superflus.
2. Identifier les fournisseurs et les entrées : La deuxième étape consiste à lister les fournisseurs et les ressources qu’ils apportent au processus (ex: fournisseurs de pièces et les types de matières premières nécessaires à l'assemblage). Ces éléments sont cruciaux pour comprendre les influences extérieures sur le processus.
3. Cartographier le processus : Une fois les fournisseurs et les entrées identifiés, il faut décrire le processus étape par étape ( ex : décrire chaque étape de l'assemblage des véhicules, du déchargement des pièces à la finition). Chaque étape doit être documentée, même si elle semble simple ou évidente.
4. Lister les sorties et les clients : Ensuite, il faut identifier ce que le processus génère (les sorties telles que les véhicules finis) et qui en bénéficie (les clients). Les clients peuvent être des utilisateurs internes (comme d'autres services de l'entreprise) ou externes (ex : concessionnaires, particuliers…).
5. Vérification et validation : Après avoir rempli le tableau SIPOC, il est essentiel de vérifier que chaque élément est correct et qu’il n’y a pas de lacunes. Cela permet de garantir que la représentation du processus est fidèle à la réalité.

Avantages de la méthode SIPOC

La méthode SIPOC présente trois principaux avantages :

• Simplicité et efficacité de mise en œuvre : SIPOC est un outil simple à comprendre et à mettre en œuvre. Il fournit rapidement une vue d’ensemble d’un processus, même pour des personnes qui ne sont pas familières avec les détails du fonctionnement interne.

C’est notamment très intéressant lors d’audit QHSE pour que l’auditeur puisse comprendre rapidement les enjeux d’un processus.

• Clarté et communication : En documentant visuellement le processus, la méthode SIPOC facilite la communication entre les différentes parties prenantes. Chaque acteur peut facilement voir son rôle et comprendre les interactions entre les étapes.

C’est à nouveau un gage de qualité et de confort de travail pour définir des responsables d’action.

• Amélioration continue : la méthode SIPOC permet d’identifier rapidement les dysfonctionnements ou inefficacités dans un processus. Cette analyse conduit souvent à des initiatives d’amélioration continue.

La méthode peut être complétée par une méthode AMDEC pour bien identifier les risques de défaillance à la source, que ce soit liés à des problématiques internes (processus, moyens…) ou externes (qualité de la matière première, performances liées aux prestataires et fournisseurs…).

La méthode SIPOC est un outil précieux pour les entreprises cherchant à améliorer leur gestion des processus. Elle permet de comprendre les interactions entre fournisseurs, entrées, processus, sorties et clients. Facile à mettre en œuvre, elle est largement utilisée dans les démarches de qualité pour mieux visualiser et optimiser les processus. Qu'il s'agisse d'une petite entreprise ou d'une grande organisation, la méthode SIPOC constitue une première étape incontournable vers l'excellence opérationnelle.