Sistema Integrado de Gestión (SIG) : ¿y si utilizamos el modo digital?

Porque la implementación de un SIG no puede ser improvisada y la revolución digital impacta a TODA la empresa , es hora de hacer las preguntas correctas : ¿seguir operando como antes y mantener los dedos cruzados para que todo funcione o cambiar al modo digital e implementar su SIG de manera eficiente?

El Sistema Integrado de Gestión, ¿para qué sirve?

  Un Sistema Integrado de Gestión es una organización interna que permite a una empresa cumplir con sus requisitos reglamentarios y ganar en competitividad, optimizando al mismo tiempo sus recursos humanos y financieros.

En efecto, basándose en las tres normas de Calidad (ISO 9001), Seguridad (ISO 45001) y Medio Ambiente (ISO 14001), el SIG permite simplificar y normalizar los enfoques, ahorrar tiempo de implementación y, por qué no, conducir a una triple certificación.

Para ir más allá en el enfoque y asegurar que todos se involucren en la dinámica de la empresa, ya sea un empleado, un proveedor, un cliente o un residente local, la dirección puede integrar los principios de la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) presentados en la ISO 26000 en su SIG. Se encuentran, en particular, los 7 principios de la RSE:

• La Rendición de cuentas: la empresa debe estar dispuesta a someter sus acciones al escrutinio público 
• Transparencia: Ser transparente y honesto con los clientes
• Comportamiento ético: Comportarse según los valores de honestidad, equidad e integridad.
• Respeto a los intereses de las partes interesadas: Los objetivos no deben limitarse solo a dueños y socios, debe tomar en cuenta también a todos los actores que interactúan en la empresa. 
• Respeto al principio de legalidad: Nadie está por encima de la Ley. El principio de legalidad en contraposición con el ejercicio arbitrario del poder.
• Respeto a la normativa internacional de comportamiento: la organización debe respetar la normativa internacional.
• Respeto a los Derechos Humanos : optimizar las relaciones y las condiciones de trabajo

La administración ya no puede permitirse utilizar papel o simples herramientas de oficina convencionales para su desarrollo. La digitalización forma parte de nuestras vidas a nivel personal, entonces, ¿qué esperamos para aprovecharla y hacer que nuestras empresas sean eficientes y competitivas?

SIG: Confiar en la digitalización es una garantía de calidad

La implementación de un SIG está bien enmarcada. No hay lugar para la improvisación y la pérdida de tiempo. Todo está guiado y estandarizado para que la empresa pueda obtener, si este es su deseo, la triple certificación. El plan de acción de un SIG se presenta generalmente de la siguiente manera :

• La auditoría inicial informa sobre la situación de la empresa, sus puntos fuertes y débiles y el análisis de riesgos.
• Establecimiento de un grupo de trabajo con diversos perfiles
• Definición del proyecto
• Implementación de un sistema documental, un plan de acción e indicadores de rendimiento
• Auditoría operacional y medidas correctivas

La digitalización de su SIG ayuda en 3 niveles:

El Informe de SIG y la Declaración de Rendimiento Extrafinanciero

Obligatorios o sólo recomendados como parte de un proceso de mejora continua, los informes son los aspectos más destacados de la empresa que garantizan la transparencia de sus actividades.

• El informe de SIG resume los enfoques de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente, presenta los objetivos y resultados a todas las partes interesadas y formaliza su proceso de mejora continua.
• La elaboración de una Declaración de Rendimiento Extrafinanciero (antes Informe de RSE) se exige a las empresas con un volumen de negocios superior a 100 millones de euros, que coticen en bolsa, o con un mínimo de 500 empleados.

La ventaja de confiar en un SIG digitalizado es centralizar los datos recogidos en el terreno. Cada empleado trabaja en una plataforma única con derechos de acceso específicos. Con esta actividad, se añade toda la información para finalizar la producción automatizada de informes, su rastreo y trazabilidad, notificación y archivo.

La auditoría operacional

Una vez digitalizada la auditoría de control de su SIG se convierte en un juego de niños. De hecho, las listas de control implementadas permiten seguir y controlar cada paso de la implementación. Sólo tiene que seguir la guía ya implementada en la herramienta. Además, la tecnología nativa de smartphones, tabletas o computadoras recopila pruebas en tiempo real a través de fotos o video para alimentar directamente el informe de auditoría.

El seguimiento de las medidas correctivas

Finalmente, tener un SIG digitalizado es un medio de comunicación más seguro. El sistema genera automáticamente correos electrónicos a través de workflows asociados y sólo notifica a las personas implicadas. De esta manera, una medida correctiva se notificará directamente a un responsable de taller, por ejemplo, que hará un seguimiento de la resolución de las medidas utilizando el mismo modo de funcionamiento. Esto supone un considerable ahorro de tiempo porque el registro del informe de auditoría puede enviar tantas alertas como observaciones, al mismo tiempo, a las personas objeto de la auditoría o a las listas de grupos preinscritas. La dirección puede supervisar el progreso de las actividades en tiempo real, acceder a las estadísticas e indicadores y proponer áreas de mejora.

En la era en la que la digitalización está omnipresente en nuestras vidas personales, ahora se utiliza ampliamente en el mundo profesional. Ya sea que se trate de la notificación de accidentes laborales, el control de los índices de cotización o de firmar electrónicamente y de forma segura los documentos administrativos, es evidente que se trata de una ventaja innegable para cualquier empresa que desee desarrollarse, modernizarse, destacarse de la competencia y mejorar su calidad.