Cuando sabemos que el 30% de los incendios son provocados por trabajos en caliente y que el 70% de las empresas víctimas de incendios graves no se recuperan, entonces comprendemos la importancia de un enfoque normativo estructurado como el permiso de incendios.
Común tanto en las empresas como en las comunidades, el trabajo en los puntos calientes implica importantes procedimientos administrativos que pueden ser gestionados por una herramienta digital. ¿Qué es un permiso de trabajo en caliente? ¿Quién lo escribe? ¿Cómo puede la tecnología digital facilitar el proceso? Respuestas a continuación.
¿Qué es el permiso de trabajo en caliente?
El permiso de trabajo en caliente es un documento de aprobación de seguridad para el inicio de trabajos que puedan provocar un incendio. Es obligatorio cuando hay trabajos en puntos calientes, independientemente de que se realicen internamente o a través de un proveedor de servicios externo.
Los puntos calientes son actividades que emiten calor o chispas (soldadura, corte, sellado de betún, etc.) y pueden provocar un incendio, ya sea por contacto directo, por radiación, por conducción a través de una tubería o una pared, o por convección.
Los análisis de los accidentes demuestran que no existe ninguna relación entre el estudio de accidentes y el tamaño de la obra y que, en general, la culpa es de la falta de preparación, la precipitación y la ausencia de medidas preventivas, más que de un fallo técnico.
El permiso de trabajo en caliente forma parte del enfoque de prevención de riesgos de la empresa y del Documento de Evaluación de Riesgos Laborales. También se incluye en documentos específicos de prevención como el Plan de Prevención.
El permiso de trabajo en caliente debe ser preciso y estar claramente explicado. Se registran los riesgos relacionados con el entorno de trabajo, así como los relacionados con las actividades y el trabajo en equipo.
NB: Para las intervenciones en zonas peligrosas, es necesario un permiso de trabajo o de intervención en zonas peligrosas (zona ATEX) para completar los permisos generales (permiso de trabajo en caliente, PDP, plan de prevención...)
¿Cuál es el papel de las partes interesadas?
Una obra que requiere un permiso de trabajo en caliente es gestionada, supervisada y ejecutada por diferentes actores de la Empresa Usuaria (EU) y la Empresa Interventora (EI).
La Empresa Usuaria (EU) es definida por el empresario o su representante, que elabora el permiso de trabajo en caliente y valida la ejecución de la obra en las condiciones definidas. El jefe de obra o supervisor se encarga de la supervisión técnica de los trabajos y el responsable de seguridad vela por el buen funcionamiento de la obra y por el respeto de las normas establecidas en el permiso de trabajo en caliente.
La Empresa Interviniente (EI) se define por el responsable de la intervención, una persona técnicamente competente para garantizar el buen desarrollo de la actividad y en total seguridad. El operador es la persona que realiza la operación.
El permiso de trabajo en caliente debe ser validado por los representantes de la Empresa Usuaria y por el responsable de la intervención de la Empresa Interviniente. Después de firmar, todos reciben una copia del permiso de trabajo en caliente. A continuación, el ejecutante toma nota de la intervención y de las instrucciones de seguridad. El permiso de trabajo en caliente debe ser accesible y estar disponible para su consulta durante todas las fases de obra.
Su validez se limita a la duración de la operación (incluyendo un mínimo de 2 horas de control posterior a la operación para garantizar que no se ha producido un incendio de combustión lenta) y debe indicarse claramente en el permiso.
Ante los retos de la Salud y Seguridad en el trabajo y teniendo en cuenta los plazos cada vez más ajustados para la realización de obras y el número de interlocutores, es imprescindible encontrar soluciones para facilitar/reducir los trámites administrativos sin sobrecargarlos. Por el contrario, se trata de ahorrar tiempo ganando en eficiencia y calidad para que las actividades se desarrollen sin problemas con el objetivo de "Cero Accidentes".
El Covid-19 marcó un punto de inflexión en la digitalización de las actividades profesionales. Hoy en día, todo el mundo está al tanto de las nuevas tecnologías en su vida personal y profesional. Es esencial que nuestros procesos de Salud y Seguridad en el Trabajo deben digitalizarse para ganar en eficiencia y eficacia.
La implantación de un permiso de trabajo en caliente digitalizado
Lo primero que se nota cuando hay que redactar un permiso de trabajo en caliente es la cantidad de datos que hay que centralizar en un documento y el número de personas que intervienen. Estos pasos son fuente de errores, omisiones, redundancias y, sobre todo, requieren mucho tiempo.
He aquí cómo una herramienta digital puede simplificar su vida diaria a la hora de redactar permisos de trabajo en caliente, pero también cualquier otro documento de seguridad.
Centralización de la información y Gestión Electrónica de Documentos (GED)
Una herramienta dedicada (como BlueKanGo) enumera, clasifica y cuantifica los riesgos laborales centralizando la información y garantizando que siempre trabajamos con la última versión del documento. Así, todas las partes interesadas de una obra pueden trabajar en el mismo documento para recopilar los datos relacionados con la obra y el entorno de trabajo.
Evaluación de Riesgos Laborales y plan de acción
El plan de acción puede vincularse directamente con las frases de riesgo del Documento de Riesgos Laborales y con el permiso de trabajo en caliente, lo que garantiza que las acciones a realizar se actualicen y evolucionen en tiempo real. Los documentos están vivos, evolucionan y garantizan la coherencia a diario.
Las notificaciones por SMS, correo electrónico o a través de la plataforma informan a los responsables de las acciones en tiempo real de las tareas a realizar. El seguimiento es óptimo sin multiplicar los intercambios por correo electrónico o teléfono y sin tener que volver a contactar con sus colaboradores, todo está automatizado.
Formalización y notificación de informes
La herramienta digital permite rellenar todos los campos necesarios en la elaboración de los permisos y formaliza automáticamente el informe. Los flujos de trabajo (workflows) adaptados permiten la notificación en tiempo real de estos informes para su revisión, corrección y aprobación por parte de los interesados.
Circuito de validación y firma electrónica
Tras la visita de inspección conjunta y la redacción del permiso, la aprobación se realiza a distancia, directamente a través de la plataforma digital gracias a la implementación de flujos de trabajo adaptados (procesos de aprobación automatizados). Una firma electrónica segura permite simplificar los procedimientos manteniendo un valor jurídico equivalente al de una carta certificada con acuse de recibo.
Declaración de situación de peligro o Accidente de Trabajo/Enfermedad Profesional
Por supuesto, no queremos que esto ocurra, pero si ocurre, ¿qué puede ser más tedioso que los trámites administrativos con organizaciones como la la CPAM, «Caisse primaire d'assurance-maladie» en Francia o Caja primaria de seguro de enfermedad. ¿Qué le parece una herramienta que registre y archive internamente sus declaraciones, que calcule por adelantado sus tipos de cotización para evitar sorpresas desagradables cada año y que, además, sea capaz de comparar sus datos registrados con los proporcionados por la CPAM para detectar en tiempo real cualquier error que resulte costoso para su empresa?
En un momento en el que la normativa de Calidad y HSE es cada vez más numerosa y restrictiva, el apoyo de una herramienta digital para ayudar y reducir el cargo de su equipo, ahorrar tiempo y mejorar la calidad ya no es una opción, sino una necesidad. Será su mejor aliado in situ para redactar sus permisos de trabajo en caliente o cualquier otro documento de seguridad sin riesgo de olvidar elementos o destinatarios. Esta actividad se realizará en un tiempo récord. No pierda el tiempo con el papeleo, céntrese en lo operativo y su objetivo de "Cero accidentes" estará al alcance de la mano.
Saber más :
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Gabriela CONTRERAS & Javier BULLON
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