Las ​dos escuelas​​ de la digitalización  HSE

La tecnología digital es una gran oportunidad para que la dirección y los equipos operativos de HSE se centren en lo esencial. Sí, pero para que esto ocurra, la incorporación digital debe corresponder punto por punto a la realidad sobre el terreno. Esta es una condición necesaria paraque la tecnología digital proporcione un valor añadido de HSE al rendimiento de la empresa.

2 escuelas : “Flow Chart” (diagramas de flujo) vs “Dynamic Form” (modo dinámico)

El reto de una solución digital es su flexibilidad en términos de configuración para responder perfectamente a los circuitos de información, acción y toma de decisiones que se experimentan desde campo hasta la dirección general.

Por lo tanto, es esencial que la aplicación digital pueda re-configurarse fácilmente para los ajustes necesarios, ya que la empresa y sus procesos evolucionan innegablemente con el tiempo.

El objetivo de este artículo es comparar dos escuelas:

• Uno con el software de digitalización de "diagramas de flujo"cuya configuración se refiere en primer lugar a las representaciones conceptuales esquemáticas de los flujos de decisión con árboles de decisión y lógigramas.

• El otro con una solución de "forma dinámica" que reproduce en primer lugar la recolección de datos en formas, como ocurre diariamente en el campo, en archivos de papel o formatos como Excel y Word.

Limitaciones del enfoque FlowChart

Muchas soluciones de software tienen un enfoque de "diagrama de flujo" que se esfuerza por representar los flujos de decisión, los árboles de decisión... todo ello determinado por la voluntad única del análisis de decisión de la terminal, probablemente influenciado durante años por los ERPs bien conocidos por este tipo de enfoque restrictivo "sobre el terreno". La gestión de la facturación y de una línea de producción puede sin duda adaptarse a ello, pero en el dominio de a Calidad y de la Salud, Seguridad y Medio Ambiente, donde los procesos son específicos para cada empresa y muy diferentes entre empresas, es mucho más complicado.

Los límites del enfoque de toma de decisiones del “flow chart” son:

• La adecuación del modelo a la realidad del campo.

• Un árbol de decisión que no tiene en cuenta todos los factores, ya que el éxito de la digitalización reside en los detalles de la actividad del personal operativo sobre el terreno. La solución digital, por muy acertada que pueda ser concebida por un árbol de decisión, es imposible de desplegar si falta un pequeño eslabón experimentado en el campo y no reproducido en la herramienta digital. Al final, este vínculo bloqueará definitivamente la digitalización del proceso.

• Un diagrama de proceso "grueso" con diagramas de flujo ,redes de tareas, formas vinculadas a formas y otros diagramas y la apertura de archivos fuente o incluso otros procesos.

• A menudo esto no ocurre en el nivel de configuración del software, el árbol de decisión sólo representado por un hermoso esquema no puede ser traducido a las opciones para configurar los campos de formulario del software.

Este enfoque de "flow chart" es tanto más problemático cuanto que a menudo no presta mucha atención al acceso en situación de movilidad usando herramientas de campo (smartphones y tabletas). Por el contrario, con la llegada del desarrollo móvil, ahora existen aplicaciones móviles desarrolladas de forma aislada del resto de sistemas HSE, centradas en una pequeña parte de un proceso y no conectadas a la organización general, a otros datos de la empresa y a otros tipos de perfiles de usuario. No proporcionan una solución sostenible a largo plazo.

La escuela de la Forma Dinámica (Dynamic Form): un enfoque pragmático

El enfoque del software QHSE "dynamic form" se basa en una digitalización del Workflow activado desde los campos de entrada de los formularios que reflejan con precisión la realidad de la secuencia de acciones en el campo.

La solución informática "dynamic form" sustituye a los soportes tradicionales en papel o Word y Excel, mejorándolos:

• Los campos están condicionados entre sí.
• Los workflows se lanzan automáticamente en función de la implementación de los campos de máscara de entrada.
• De este modo, la máscara de entrada cambia de "mano a mano" en función de los campos introducidos, ya sea automáticamente o seleccionando al declarante.
• Los permisos de entrada le permiten proteger o incluso ocultar los campos de entrada en función de los actores y del paso del flujo de trabajo.
• Las entradas pueden incluso armonizarse en función de los actores y de la etapa del Workflow.
• Las alertas sobre umbrales y límites máximos se activan en función de los valores introducidos y se envían a los agentes seleccionados según el tipo o el índice de criticidad.
• Los cuadros de mando individualizados por perfil permiten identificar las acciones a realizar.
• Los escenarios de entrada en cascada se pueden configurar entre formularios...
  
  Esta escuela "dynamic form" muy pragmática tiene varias otras ventajas:

• Enfoque más flexible para hacer frente a situaciones particulares,
• Enfoque menos traumático para los usuarios que recuperan el hábito en comparación con el sistema tradicional de "papel",
• Configuración más simple y fácil de adaptar a los cambios organizacionales.

Hay que tener en cuenta que la digitalización sólo funciona si afecta a todos los empleados de una empresa, incluso a sus clientes y subcontratistas.

No puede haber una parte de los equipos digitalizada y otra parte en papel o en software de oficina. La digitalización "dynamic form"es una respuesta mucho mejor a esta necesidad que la escuela “flow chart”.

La digitalización debe permitir la gestión de la estrategia global de una organización mejorando la gestión de su rendimiento, al tiempo que implica a todas las partes interesadas en sus distintos centros de producción: todos los empleados, gerentes, ejecutivos, clientes, socios y subcontratistas.

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