La Gestión del conocimiento en la era digital ISO 30401:2018

Algunas de las principales dificultades con las que se encuentran las organizaciones en la actualidad para desarrollar sus ideas de negocio son:

• La necesidad de ser más competitivos.
• Estar "a la última" o actualizados.
• Contar con herramientas tecnológicas actuales.

Por estos motivos, la implantación de un Sistema de Gestión del Conocimiento digitalizado nace como una solución.

La economía actual ha generado una creciente intensidad en la preservación del conocimiento, debido a que es visto como un recurso en la producción de bienes y servicios. Es vital, ya que muchas de las decisiones relativas a la gestión del personal tienen una consecuencia sobre el desempeño de la empresa. Por ejemplo, si una persona deja la compañía y nadie más cuenta con sus conocimientos, el impacto será importante y por lo tanto  se verá afectada nuestra calidad.

Un reto mayúsculo es conseguir que el conocimiento circule de manera continua por las organizaciones. Crearlo y transmitirlo es el inicio, sin embargo, plasmarlo en un documento, en una base de datos o en cualquier soporte que permita consultarlo a toda la organización es primordial.

Las herramientas digitales son fundamentales para estructurar la gestión del conocimiento a través de procesos, pero ¿Cómo hacerlo?, ¿por dónde empezar?, ¿Por qué implementarlo?. En este artículo hablaremos de la gestión del conocimiento y la certificación ISO existente.

¿Qué es la Gestión del Conocimiento?

K.E. Sveiby define la gestión del conocimiento como “el arte de crear valor aprovechando los activos intangibles”. También está relacionada con el valor del capital intelectual, el crecimiento de los negocios y las necesidades de las organizaciones por ser más inteligentes.

El saber-hacer de una empresa, o de una persona, es una cualidad valorada que permite diferenciarse de otros empleados o de la competencia. Lo más importante es considerar el talento humano como la base, ya que es él quien adquiere, crea, analiza, documenta y transmite el conocimiento.

¿Por dónde empezar?

Necesita ser integrado con la estrategia de la organización. Hoy en día es la base de los nuevos mercados y favorece el alcance de los objetivos del negocio. Es fundamental fomentar una cultura donde el conocimiento se construye y se verifica de manera conjunta, esto es primordial para que los procesos generen valor.

Es esencial que las organizaciones cuenten con tecnologías que permitan organizar, verificar y transmitir el conocimiento de manera eficiente.

¿Cuáles son los beneficios de la Gestión del Conocimiento?

El objetivo es que, a partir del conocimiento, obtengamos resultados. La efectividad, la colaboración y la competición son los retos del conocimiento organizacional.

Se puede considerar como una de las mayores riquezas ya que:

• Favorece la toma de decisiones.
• Fomenta la eficiencia de los procesos y una mejora continua.
• Genera resiliencia y adaptabilidad.
• Crea competitividad.

Cuanto más accesible sea el conocimiento, mayores serán las oportunidades para el desarrollo profesional.

Siempre a través del aprendizaje, las prácticas y los intercambios.

Consideremos el conocimiento como un activo que necesita ser:

• Desarrollado
• Consolidado
• Conservado
• Compartido
• Adaptado
• Aplicado

La Gestión del Conocimiento no tiene una sola definición, ni tampoco existe una única manera de implantarlo. Por lo general, la información se obtiene desde el exterior, gracias a los conocimientos que aportan sus personas, que a su vez la transmiten al interior de la organización. La plasman en documentos, la almacenan, la distribuyen y la dejan al alcance para convertirla en productos y/o servicios. Gracias a esta información es posible mejorar los procesos y procedimientos.

¿Mi Sistema de Gestión del Conocimiento puede ser certificado ISO?

El organismo ISO creó la norma ISO 30401:2018. Su propósito es apoyar a las organizaciones para que desarrollen un Sistema que promueva y permita, con eficacia, la creación de valor a través del conocimiento. Esto requiere de liderazgo y compromiso; de herramientas de medición para saber cómo lo estamos potenciando.

Los cambios generan riesgos, y estos son mayores cuando solo una persona se considera experta en un tema y sus conocimientos no han sido incluidos en nuestro sistema. Las ventajas de compartir las prácticas, experiencias y aprendizajes permiten disminuir el riesgo.

Por otro lado, menciona la importancia de resolver problemas basados en la experiencia. Este es uno de los tantos beneficios de la gestión del conocimiento, favorece la toma de decisiones y encamina las acciones a implementar.

La información documentada es uno de los requisitos de esta norma, sin embargo, es clara al indicar que no se trata de información documentada en general sino de documentos específicos del Sistema de Gestión del Conocimiento.

Los medios tradicionales han sido el papel o soluciones ofimáticas con procesos de formación y otra información relacionada de difícil acceso. Sin embargo, existen plataformas digitales que facilitan ya no solo conseguir el sistema, sino también, la obtención de una certificación ISO.

¿La digitalización favorece?

Sí, contribuye a que las empresas revisen sus prácticas de gestión. Representa la nueva estructura de comunicación, para establecer la mejor manera de compartir los conocimientos.

Sin duda, la gestión del conocimiento se ha acelerado gracias a la digitalización. Se trata de una solución, de máximo nivel, implementada de forma transversal a todos los procesos de la organización. Su objetivo principal es el de tomar el capital del conocimiento de la empresa desde sus partes interesadas para ser más competitivos.

Aprovechar los conocimientos internos y externos de los empleados de la empresa, trabajar abiertamente con todas sus partes interesadas se ha convertido en una parte central de la estrategia de desarrollo de la empresa. Es por ello que explotar, valorar, asegurar el patrimonio del conocimiento y crear las condiciones adecuadas para su desarrollo son los desafíos de las organizaciones.

El rol de las herramientas digitales es el de procesar, almacenar y comunicar, de forma eficiente, la información del sistema, haciéndolo visible para toda la organización.

¿Qué debemos buscar en nuestra solución software?

• Tener la información estructurada, intuitiva y centralizada.
• Acceso personalizado y seguro para toda la organización.
• Que facilite la interconexión con otros software.
• Facilidad para trabajar en equipo en la creación y divulgación del conocimiento.
• Que facilite el control de versiones
• Que incluya todos mis procesos y procedimientos.
• Que pueda ver, en tiempo real, los indicadores de resultados.

Es posible crear las mejores condiciones para sus equipos por medio de una herramienta digital como BlueKanGo.

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