Las certificaciones ISO: ¿Es posible implementarlas de forma fácil en la era digital?

Los sistemas de gestión basados en las normas ISO buscan optimizar las actividades de las empresas. En este artículo analizaremos las dificultades, los retos y los beneficios de la implementación de un sistema de gestión y cómo alcanzar su certificación.

Las certificaciones ISO (International Standard Organization)  generan confianza y respaldan la calidad de los productos y/o servicios de una organización. Brindan garantías de que el proceso de producción, distribución y control son conformes a los estándares y/o requisitos de una norma. Sus ventajas se ven reflejadas en materia de competitividad, los clientes y todas las partes interesadas lo pueden ver como un valor agregado.

Las expectativas del cliente son uno de los pilares de la calidad, es por ello, que las certificaciones pueden ser una ventaja comercial cuando los productos y/o servicios alcanzan las expectativas. Las organizaciones siempre han buscado destacarse de la competencia, ofrecer productos novedosos que impacten a los  consumidores.  ¿Certificarse requiere de mucho tiempo y dinero? ¿Cómo podemos hacerlo más rápido y sencillo?

¿Qué significa la certificación para el cliente?

Quiere decir que la empresa obtuvo un documento de certificación por un organismo externo competente y da muestra que el producto o servicio cumple con una serie de requisitos normativos para los procesos que desea certificar. 

Alcanzar nuevos mercados y ser líderes en ellos pueden ser una de las ventajas de las certificaciones. Construir un negocio creciente requiere de innovación y de promover la calidad en todos los procesos. En ocasiones una certificación promueve la mejora continua teniendo como respuesta el alcance de nuevos estándares. 

¿Cómo se desarrolla una auditoría?

Los profesionales que realizan la auditoría externa deben definir una metodología junto con el equipo auditor para evaluar la información y las diferentes áreas de la organización, así como establecer una agenda. Para evaluar el Sistema de Gestión es fundamental contar con todos los documentos y acciones establecidos en la norma ISO.

Dentro de las actividades se encuentran las visitas, entrevistas y cuestionarios para evaluar el estado del sistema. Ellos verifican lo establecido en la misión, los objetivos, la política de calidad, seguridad o medioambiente  y toda la documentación relacionada. 

Una vez analizada la información se efectúa la notificación de los resultados a los responsables. Si se encuentran falencias en el sistema pueden estar determinados como no conformidades que deben contar con medidas correctivas oportunas. También pueden verse oportunidades de mejora y puntos delicados a tratar. Todo esto se verá por escrito en el Informe final de la auditoría.

¿Cuáles son las dificultades y los beneficios de las certificaciones?

La implementación de los estándares ISO es un desafío para las organizaciones en materia de calidad, medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo. Si nuestro sistema de gestión no es una prioridad terminará siendo más trabajo, sin generar un valor agregado.

Dentro de las dificultades para las organizaciones encontramos:

• La resistencia al cambio 
• La necesidad de organizarse mejor
• La ausencia de la gestión de riesgos
• La necesidad de formación del personal 
• La falta de interés
• La falta de claridad de las expectativas del cliente
• La ausencia de un sistema documental bien consolidado

Las empresas deben establecer una estrategia de implementación que permita evaluar progresivamente los procesos de gestión (por ejemplo, por medio de indicadores de desempeño). Definir objetivos claros es la clave para conseguir los resultados deseados.  

Para los sistemas de gestión de la calidad encontramos la ISO 9001 : 2015, su enfoque principal busca alcanzar las expectativas del cliente, así como la mejora continua de los procesos y del producto/servicio final. Dentro de sus beneficios vemos:

• La satisfacción del cliente y de todas las partes interesadas
• La reducción de residuos gracias a la correcta gestión de materiales 
• Un aumento en el rendimiento 
• Mayor comunicación entre los diferentes áreas 

En temas ambientales, la ISO 14001: 2015 establece los requisitos para los sistemas de gestión ambiental y la orientación para su utilización. Ella permite a las organizaciones :

• Identificar sus aspectos e impactos ambientales
• Establecer acciones para reducir sus impactos
• Reducir la producción de residuos gracias a la eficiencia en utilización de materiales
• Aumentar la confianza de los clientes y proveedores
• Facilitar el cumplimiento de la legislación

En materia ambiental, también tenemos la ISO 50001:2018, ella ayuda al desarrollo de un enfoque sistemático para el rendimiento energético. Permite a las organizaciones :

• Reducir su consumo energético
• Detectar el consumo innecesario de energía
• Adquirir equipos eficientes 
• Detectar las iniciativas de ahorro que permitan ser más eficientes 

La ISO 45001 : 2018 es una herramienta para que las compañías puedan gestionar la seguridad y salud de los trabajadores, busca priorizar la gestión del riesgo para la prevención de las lesiones y problemas de salud.Tener un ambiente laboral seguro es uno de los propósitos, como también:

• Promover las buenas prácticas operacionales para evitar las ausencias de los trabajadores debido a lesiones y/o problemas de salud. 
• Contar con un enfoque preventivo
• Mostrar el compromiso de la empresa con sus empleados
• Cumplir con la legislación
• Mantener esfuerzos por el bienestar físico y psicológico
• Reducir costes en temas de salud

Cuando se trata del aseguramiento y confidencialidad de datos podemos tomar como referencia la norma ISO 27001: 2013 para la gestión de la seguridad de la información. Su objetivo es evaluar los riesgos, aplicar controles y establecer medidas que reduzcan los riesgos para proteger la información y la privacidad. Sus ventajas son:

• Fidelizar los clientes gracias al compromiso por la seguridad 
• Promover las buenas prácticas para evitar la pérdidas de información y financieras
• Identificar y reducir riesgos por incidentes de seguridad
• Alcanzar los requisitos reglamentarios

Utilizar una herramienta digital desde el inicio favorece la identificación de los riesgos y obstáculos de los sistemas de gestión. Como lo vimos anteriormente, los sistemas de gestión buscan facilitar el desarrollo de las actividades de las empresas para ganar tiempo y dinero, promover su compromiso reglamentario y alcanzar los objetivos para aumentar en su desempeño. 

¿Por qué  digitalizar los Sistemas de Gestión facilita la certificación?

Hemos evidenciado que la tendencia común de los mercados en los últimos años ha sido la digitalización. Su éxito ha surgido gracias a las preocupaciones de los consumidores sobre la seguridad y la confianza.

La tecnología digital en términos documentales ha sido crucial para la implementación de normas ISO. Por ejemplo, los softwares existentes para llevar a cabo los sistemas de gestión de calidad permiten ahorrar tiempo y tener disponible la información en tiempo real para gestionar las no conformidades, auditorías internas y externas.

Los documentos en papel dejan de hacer parte del sistema, los cambios estructurales de los procedimientos, formularios, registros, entre otros tienen un acceso más rápido. Sus versiones pueden ser guardadas, las firmas electrónicas reducen la producción de papel. El control documental es la base del sistema, al mantenerlo correctamente organizado las auditorías de certificación tienen una primera fase verificada en corto tiempo. 

La identificación de aspectos e impactos ambientales, la evaluación de riesgos laborales y los planes de acción son un claro ejemplo de documentos digitalizables indispensables para obtener una certificación.  Todos los cambios que hayan que realizar al sistema documental puede hacerse de manera digital. Las alertas para el mantenimiento de los procesos operativos con sus respectivas versiones, revisiones y aprobaciones se hacen via correo electronico. Los responsables tienen la posibilidad de modificar y verificar los cambios hechos antes de su difusión. 

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