Grandes empresas: ¿Cómo homogeneizar las prácticas internas de Calidad y HSE?

A partir de un cierto tamaño, la organización y gestión empresarial se vuelven complejas, sobre todo cuando la empresa es multi-sitio, multi-filiales, multi-cultural, etc. con procesos de decisión heterogéneos. ¿Qué hay de los procesos de Calidad y HSE? Aquí hay algunos consejos para hacerlo.

La organización interna de una empresa o grupo puede volverse rápidamente compleja. Tratar de simplificar sus procesos o al menos armonizarlos es un objetivo compartido por muchos departamentos de Calidad y HSE para evitar un complejo sistema sin pies ni cabeza. Sin embargo, es posible contar con un gran aliado: la tecnología digital.

Un proceso de transformación digital es constructivo desde el punto de vista organizativo como económico, siempre y cuando se vaya acompañado en este cambio.

Antes de cualquier cambio interno: comunicar

La gestión del cambio dentro de un grupo o una empresa consiste en apoyar el desarrollo de un proyecto o la transformación de un proceso existente con vistas a una mejora continua. La evolución de los procesos nunca es una tarea fácil ya que pone en tela de juicio ciertos hábitos de trabajo y obliga a los equipos a adaptarse.

El objetivo del equipo de gestión es presentar el proyecto de manera simple y clara a sus equipos, las razones y los objetivos. Es necesario responder a las preguntas de los colaboradores, tranquilizarlos, presentarles los pasos y los cambios que se producirán dentro de la organización.  Esta labor de comunicación es primordial para reunir a todos los interesados en este proyecto de desarrollo y, sobre todo, estar presentes para hacer frente a las dificultades que se producirán.

Hoy en día, todas las acciones de mejora continua convergen hacia un modo de gestión digital, que simplifica los procedimientos administrativos y abre infinitas perspectivas de desarrollo. Para muchas empresas, la transformación digital es un verdadero desafío y requiere de acompañamiento a los empleados.

Digitalización para la homogeneización

La digitalización es un catalizador para homogeneizar las prácticas internas. Un proceso digitalizado puede ser duplicado y desplegado a través de una organización compleja. La idea es pensar en el proceso antes de incorporarlo a una herramienta digital. He aquí algunas ventajas significativas de la digitalización de sus procesos :

• Participación de todas las partes interesadas : Al digitalizar un proceso (auditoría, gestión de no conformidades, certificación...) es posible ofrecer acceso a los empleados, proveedores o clientes. Cada parte participa en el proceso de forma personalizada con permisos de acceso a la solución según su perfil.
• Centralizar todos los datos: Lo ideal es centralizar todos los datos en una sola herramienta (puede confiar en una solución de gestión global de Calidad y HSE como BlueKanGo). Esto evita la pérdida de información, las redundancias y asegura que los empleados tengan versiones actualizadas de los protocolos o de la documentación de calidad. La digitalización permite la conservación y la trazabilidad de la información.
• Simplificar la comunicación : La implementación de flujos de trabajo (workflows) permite a cada empleado recibir alertas en tiempo real, informar de una situación peligrosa o de una no conformidad o acceder a protocolos actualizados en todo momento... ya sea en una tableta, un smartphone o su computadora. Reduciendo así los intercambios de correo electrónico y la multiplicación de archivos.
• Ganar en reactividad: Una solución digital puede utilizarse rápidamente, sin ralentizar la actividad, lo que es aún más importante en los períodos de renovación de la certificación, por ejemplo. La herramienta digital debe adoptar la estructura interna de la empresa, incluso simplificarla, pero nunca revolucionarla. También debe ser capaz de comunicarse con otros sistemas para recuperar automáticamente la información desde cualquier lugar.

Digitalizar las prácticas de Calidad y HSE: ¿a qué nivel?

Para los grandes grupos con una organización compleja, la digitalización puede parecer difícil y tediosa. Por lo tanto, es importante presentar las ventajas que esto implica. Ahorro de tiempo, versatilidad del equipo y ahorro financiero, sí, la herramienta digital está al alcance de todos y puede revolucionar la dinámica de un grupo, las filiales y a la empresa en sí misma.

A escala de una empresa

Todos los colaboradores están implicados :

• Los operadores en el terreno están en primera línea para informar de cualquier problema, situaciones peligrosas o posibles necesidades en el lugar donde se encuentran.
• Los mandos intermedios pueden enviar o notificar nuevos objetivos e instrucciones a sus equipos en tiempo real.
• La dirección puede mediante herramientas de estadísticas dirigir la actividad con indicadores permanentemente actualizados. 
• Los residentes locales, proveedores o clientes también pueden tener un acceso adaptado para responder a los cuestionarios de satisfacción, por ejemplo.

El tema de Calidad y HSE es asunto de todos, por lo que es esencial proporcionar a las empresas un número ilimitado de accesos para sus empleados.

En un contexto multi-sitio

Un sistema de gestión digitalizado puede manejarse con un único plan de acción incluso en contextos multi-sitios. Es una garantía de seguridad para su organización. Es esencial una herramienta modular, por ejemplo, una plataforma general para la sede de la empresa y plataformas secundarias gestionadas por cada uno de los sitios, ya sea en España, América Latina o en cualquier otro lugar del mundo. Cada plataforma tiene permisos de acceso a bases de datos independientes según las necesidades, y pueden estar vinculados entre sí. En todos los casos, se comunican con la plataforma "madre", que recoge todos los datos en tiempo real.

La elección de la modularidad permite adaptarse a cada tipo de organización y homogeneizar las prácticas. Dicha acción aumenta la versatilidad de un sitio a otro, en caso de movilidad del equipo los datos estadísticos de todas las instalaciones son accesibles en unos pocos clics por la gerencia y dirección.

A nivel del Grupo

A nivel de grupo, se aplica el mismo principio. Se propone una estructura adaptada al número de filiales y al número de sucursales/plantas. Los permisos de acceso y workflows también se implementan de manera más compleja, pero siempre con el principal objetivo de centralizar la información y evitar la multiplicación de los archivos de oficina y los correos electrónicos, que son fuentes de errores y suponen pérdida de datos.

Una solución digital única a nivel de grupo es una fuerza organizativa y comercial considerable, que permite una mayor versatilidad y movilidad de los equipos. Además, el director, gerente o empleado se sentirá más seguro independientemente de la empresa del grupo porque ya está familiarizado con las herramientas digitales utilizadas.

Desde el punto de vista comunicativo y comercial, esta es la ventaja de estandarizar los procedimientos, la documentación y la carta gráfica para garantizar la coherencia en la estrategia del grupo. La solución digital genera automáticamente informes personalizados. Un indudable ahorro de tiempo en las tediosas tareas administrativas.

Por último, desde el punto de vista financiero, elegir una herramienta digital es una garantía de ahorro. Invertir en una solución dedicada como BlueKanGo garantiza una simplificación de los procesos y, por lo tanto, un aumento de la productividad con menos trabajo administrativo, menos tiempo perdido en el intercambio de archivos o correos electrónicos, un uso común y el intercambio de conocimientos que, a nivel de grupo, garantiza un ahorro significativo. 

En el mundo empresarial, es importante cuestionar regularmente la estrategia y los procesos propios para seguir siendo eficiente y competitivo. La digitalización es omnipresente. Es esencial convertirla en un aliado para llevar su organización al más alto nivel. El ahorro de tiempo, la versatilidad y la adaptabilidad de los equipos, el trabajo a distancia, todos los puntos clave que le harán destacar al homogeneizar las prácticas entre sitios y entre empresas y harán de su organización un modelo de calidad de vida laboral, de éxito y de sostenibilidad.

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