Matriz de requisitos legales: ¿Cómo aplicarla?

Mantenerse al día de la evolución de la normativa es un reto importante para todas las empresas. Ya se trate de actualizaciones o de la publicación de nuevos textos, es importante estar atento para garantizar el cumplimiento normativo de sus actividades. Es más fácil decirlo que hacerlo. El control reglamentario en materia de calidad y salud, seguridad y medio ambiente es una tarea tediosa que, afortunadamente, puede simplificarse.

¿Qué es el control normativo? ¿Cómo construirlo? ¿Cómo utilizarlo y optimizarlo?

Cada empresa, cada departamento, cada actividad tiene sus propias especificaciones técnicas, sus propios procedimientos de trabajo y sus propios requisitos normativos.  A veces se basan en textos nacionales, europeos o incluso internacionales. La evolución normativa es una garantía de calidad y normalización de los planteamientos, para evolucionar con nuevos procesos, hacia nuevos mercados o tras accidentes a veces graves.

Un ejemplo es la catástrofe de SEVESO en Italia en 1976, que dio nombre a un nuevo texto normativo sobre la prevención de riesgos graves en la industria. 

La importancia de la matriz de requisitos legales

La supervisión normativa es el proceso de identificar los requisitos reglamentarios y la legislación que son pertinentes y aplicables a su empresa.

El control es diferente del cumplimiento de la normativa. Por un lado, se mantiene informado y, por otro, pone en marcha las medidas necesarias para que su actividad sea conforme. Ambos conceptos son, pues, complementarios.

Un sistema eficaz de seguimiento de la normativa en una empresa le permite anticiparse a los cambios y estar preparada para cumplir los requisitos antes o en cuanto el texto se aplique oficialmente. 

Por ejemplo, llevamos años hablando de la Responsabilidad Social Empresarial  (RSE). En la actualidad, la normativa está cambiando para determinadas empresas, dando paso a las normas ESRS y las IFRS. Ahora hablamos de criterios ESG: Medio Ambiente, Social, Gobernanza, con un Informe de Resultados Extra-Financieros. Este cambio normativo, aplicable a partir de 2024 para el ejercicio 2023, permite a las empresas evolucionar en este sentido sin que les pille desprevenidas llegado el momento. Ese es el objetivo del control normativo: ¡que no nos cojan desprevenidos!

Un buen control de la normativa permite actualizar el plan de acción y repartir las medidas a lo largo del tiempo con un presupuesto específico. En caso de control de conformidad, podrá justificar su buena fe y su planteamiento de mejora continua de la prevención.

¿Cómo se lleva a cabo una matriz de requisitos legales?

¿Quién es responsable?

El cumplimiento de la normativa es responsabilidad de todos. Sin embargo, el control reglamentario suele limitarse a un reducido número de personas que deben abarcar todos los sectores y actividades.

A veces, puestos a tiempo completo, como abogados de formación, se dedican al control normativo y a la actualización de los documentos internos de las grandes organizaciones, pero, por regla general, el control normativo en materia de calidad y salud y seguridad depende del departamento de Calidad y HSE.  Por tanto, el responsable de Calidad y HSE debe vigilar no sólo la legislación nacional, sino también la europea (si está en Europa) e internacional. Por tanto, el seguimiento normativo en materia de Calidad y HSE debe abarcar un amplio espectro: salud y seguridad en el trabajo, calidad, plan de respuesta a incidentes, revisión de documentos, novedades en materia de certificaciones e inspecciones periódicas, etc.

Por tanto, están sometidas a presiones tecnológicas y jurídicas para controlar y aplicar medidas que garanticen el cumplimiento de la normativa. 

Control reglamentario en 5 pasos

No hay una receta secreta para el control reglamentario, pero se requiere rigor para garantizar su calidad. Los siguientes 5 pasos clave pueden servir de base:

Paso 1: Definir los criterios de búsqueda

Comprenda y defina sus criterios de búsqueda y los elementos clave en función de las actividades y procesos de la empresa. Así eliminará toda la información innecesaria y centrará su búsqueda en la importante. Puede iniciar el proceso de control normativo identificando los temas de búsqueda, como Calidad, Medio ambiente, Seguridad y salud en el trabajo. Y, después, acote su búsqueda eligiendo subcategorías de los temas elegidos en función de las actividades, operaciones y procesos de su empresa. Este es un paso esencial que le ayudará a ganar tiempo en este proceso y a centrar mejor su búsqueda de la información necesaria.

Paso 2: Adaptar las fuentes de información 

La identificación de fuentes fiables también es importante para obtener la información que se necesita. Hay muchas formas de acceder a los requisitos normativos o de certificación. Los recursos que busca pueden ser publicaciones de Boletines Oficiales, suscripciones a boletines de determinadas páginas web oficiales de los ministerios y bases de datos, además de otros recursos como entrevistas y contactos con expertos de su sector de actividad. Debe distinguir entre fuentes primarias (textos de leyes, decretos ministeriales, etc.) y fuentes secundarias, que suelen explicar y simplificar la información primaria pero pueden contener alguna información incompleta o sesgada.

Paso 3: Recopilar los datos

Una vez que haya identificado la información que necesita y sus fuentes, puede empezar a recopilarla. La recopilación de esta información le ayudará a crear una base sólida para su base de datos reglamentaria que podrá consultar periódicamente cuando sea necesario. Esta recopilación de datos puede realizarse de forma automática, especialmente cuando está relacionada con una búsqueda en Internet, se le notificará mediante correos electrónicos, alertas y notificaciones sobre todas las actualizaciones, boletines, etc. También puede acceder y recopilar información a través de búsquedas por palabras clave, de esta forma podrá realizar una búsqueda más exhaustiva y asegurarse de que no se le escapan datos e información importantes.

Paso 4: Almacenar, analizar y comunicar

Tras la recopilación de todos los datos, el siguiente paso es almacenar toda la información recopilada en un único lugar. Centralizar y clasificar los datos en una única plataforma le ayudará a navegar fácilmente entre la información y facilitará la accesibilidad a la misma. Todos los documentos deben estar fechados o actualizados a las versiones anteriores. Llevar un registro de las actualizaciones y el historial de cada documento es una necesidad, especialmente en el caso de una auditoría de cumplimiento. Después, es el momento de analizar los nuevos requisitos y adaptar toda la información necesaria a su actividad creando nuevos formularios y procedimientos, y resumiendo todos los textos y leyes para ajustarlos a la actividad y los requisitos internos de su empresa. 

Por último, después de todo el análisis en ocasiones es necesario comunicar y transmitir todos estos datos a todas las partes interesadas. Un último elemento que también puede añadir a este paso es la retroalimentación de todas las partes interesadas sobre las nuevas aplicaciones y requisitos para ver si hay algunas maneras de mejorar sus aplicaciones.

Paso 5: Aplicar un plan de acción

El último paso consiste en rellenar los espacios en blanco. Una vez recopilados y analizados todos los datos, actualizados los documentos y transmitida la información a las partes interesadas, es hora de poner en marcha los nuevos requisitos para completar los antiguos. Los procedimientos aplicados ya cumplen algunos de los requisitos, puesto que ya estaban en vigor, y hay que incluir los nuevos para cumplir plenamente la normativa actualizada. Por tanto, es necesario un "plan de acción de conformidad/cumplimiento" para poner en marcha todos los cambios necesarios e implantar todos los procedimientos y procesos en las operaciones de su empresa.

La implantación de sistemas de gestión como ISO 14001 e ISO 45001 para medio ambiente, salud y seguridad, e ISO 9001 para calidad, ha mejorado enormemente el proceso de seguimiento de la normativa en muchas empresas. Estas normas obligan a las empresas a supervisar siempre los cambios normativos en materia de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente.

Por último, para que el seguimiento normativo sea eficaz a lo largo del tiempo, al igual que ocurre con muchos procedimientos, este proceso debe revisarse constantemente y actualizarse si es necesario. Este paso es importante en el enfoque de mejora continua, que también se consigue mediante el seguimiento del proceso y la autoevaluación.

Control reglamentario con tecnología digital

El seguimiento de la normativa es esencial para las tareas de los departamentos de Calidad y HSE. Es un proceso largo y riguroso que requiere tiempo y mucho trabajo administrativo. Hay que ser muy cuidadoso y organizado para hacer un seguimiento de todas las actualizaciones, los documentos correspondientes y todas las versiones anteriores. 

Una herramienta digital unida a un sistema o aplicación de control normativo ayudará en gran medida a realizar esta tediosa tarea.

Esta colaboración entre un motor de búsqueda y una herramienta digital le ayudará a personalizar la búsqueda de todos los nuevos requisitos reglamentarios en función de su actividad. Así, podrá recibir directamente una notificación cada vez que se publiquen actualizaciones reglamentarias. Estas alertas automáticas le permitirán reaccionar y tomar decisiones rápidamente. Todo este filtrado automático de palabras clave y la búsqueda directa de los recursos necesarios le ayudarán a ahorrar un tiempo enorme y precioso en su proceso de supervisión normativa. 

La propia herramienta digital le permitirá centralizar toda esta información en una única plataforma con fácil acceso a todas las versiones anteriores del reglamento o documento actualizado. Además, la transmisión de todas las actualizaciones normativas puede hacerse automáticamente gracias a alertas y notificaciones enviadas a todas las partes interesadas. Sus comentarios pueden preconfigurarse con formularios digitales de fácil cumplimentación. 

Por último, todas las medidas, procedimientos y acciones relacionadas con su "plan de acción de cumplimiento" pueden supervisarse fácilmente mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) y los datos en tiempo real pueden visualizarse con cuadros de mando dinámicos. Todo este seguimiento del rendimiento puede ayudar a garantizar la correcta aplicación de los nuevos procedimientos para cumplir plenamente la normativa actualizada y sus requisitos. Por todas estas razones, la digitalización de este proceso puede ayudar en gran medida a los responsables de medio ambiente, salud y seguridad y de calidad a ganar eficiencia y poder concentrarse en otras actividades diarias. 

El seguimiento normativo es un proceso importante para el éxito de cualquier empresa, independientemente de su actividad industrial. Mantenerse al día y cumplir todas las normativas y requisitos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, el medio ambiente y la calidad es esencial para permanecer en el mercado y tener una buena imagen de marca. Además, el seguimiento normativo le permitirá aplicar directamente los nuevos requisitos y, en caso de una auditoría de cumplimiento, estará preparado para mostrar toda la documentación relacionada. Y para ayudarle en este proceso, puede contar con una herramienta digital unida a un buscador de seguimiento normativo. Se acabaron las sorpresas, siempre estará preparado para las auditorías en general y las auditorías de cumplimiento en particular.

Más información:

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