Cualquier proceso de control y evaluación tiene por objetivo conocer el estado de un sistema o actividad. Como se trata de una estrategia de mejora continua, las organizaciones deben establecer mecanismos que faciliten su ejecución y determinen de manera oportuna cualquier falencia.
La realidad es que existen mecanismos como el control de la producción y las autoevaluaciones que sirven de base para las auditorías internas.
Pero, ¿de qué se tratan? ¿cuáles son sus diferencias?
El objetivo de establecer evaluación y verificaciones es asegurar el control de todo lo que implica un proceso de producción, desde los equipos hasta los procedimientos. Cuando se toman medidas de prevención es posible establecer acciones ante cualquier fallo de manera oportuna.
En términos generales, los procesos de control pretenden comprobar que el trabajo que se está realizando se ajuste a las normas o criterios definidos. Uno de los mayores retos es que se tiene que implicar al personal en los procesos de control, esto con el objetivo de garantizar que su trabajo se desarrolle en las mejores condiciones, lo cual tendrá como resultado un aumento en el rendimiento.
Incluso en la norma ISO 9001:2018 se establece la importancia de los controles de la producción y de la provisión del servicio, así como el control de los cambios y de las salidas no conformes. Los controles hacen parte de la mejora continua y aseguran la calidad en cada etapa del proceso de producción.
Concretamente, ¿cuáles son las etapas para el control de la producción?
Hay que recordar que los registros deben ser fáciles de completar y deben estar a la mano, en este caso una herramienta digital es una gran ventaja. Poder rellenar los formularios en una tablet o celular permite tener la información de manera centralizada y en caso de fallas es posible generar alertas a los responsables.
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El concepto de autoevaluación es ampliamente utilizado por las normas ISO, incluso existe la ISO 9004:2018 que sirve como guía para lograr un rendimiento sostenible. Esta norma fomenta la autoevaluación y proporciona las bases para hacerlo de manera eficiente.
Las autoevaluaciones permiten medir el desempeño de la organización, así como determinar el estado de un sistema de gestión. Durante los procesos de verificación se determinan todas aquellas fortalezas, debilidades, acciones correctivas y oportunidades de mejora.
Cuando el control de la producción mide la correcta aplicación de un procedimiento en el día a día, la autoevaluación se centrará en el beneficio global que la aplicación de este procedimiento aportará a la empresa.
La ISO 9004 establece la importancia de implementar el uso de la autoevaluación al igual que la auditoría. Debido a que:
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La auditoría interna es un proceso de evaluación en el que se verifica el cumplimiento de una norma internacional o de un sistema de gestión de una organización. Este mecanismo busca prevenir los riesgos de la actividad de una empresa en relación con diferentes temas como, los riesgos contables, sociales, ambientales, informáticos, de salud y seguridad.
Por lo tanto, es interesante trabajar con los controles de producción y las autoevaluaciones en el día a día para anticiparse a las posibles observaciones durante una auditoría de funcionamiento y, si es necesario, prepararse para un proceso de certificación.
También, es una herramienta que permite comprender, analizar y mejorar el rendimiento de la empresa bajo ciertos requisitos. Los criterios establecidos requieren de pruebas como documentos, evidencia fotográfica y demás información.
Se recomienda contar con un plan de auditorías internas organizado que involucre a todo el personal. Esta herramienta de gestión permite identificar las fallas, las no conformidades, los riesgos, además de las oportunidades. El equipo de auditoría interna determinará el estado de la gestión interna de la organización sobre un proceso o actividad.
Un informe de auditoría interna contiene información importante que facilita la toma de decisiones, y es una base de diagnóstico para la revisión por la alta dirección. Es una herramienta para que los directivos verifiquen la gestión y control de los riesgos.
Las auditorías no muestran el progreso específico de cada proceso por sí solo, debido a que se evalúan únicamente en un momento determinado. Tanto el control de la producción como la autoevaluación son instrumentos que complementan la información de las auditorías y demuestran la gestión de la empresa. Lo ideal es contar con una visión dinámica de la situación real de la organización, la evolución de las acciones de mejora y su progreso se ven en el tiempo.
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