La ley 2 del 2023 entró en vigor el 13 de marzo, titulada Protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la misma obliga a contar con canales internos de información a muchas empresas y entidades públicas. Además, busca darles a las organizaciones la oportunidad de investigar y dar solución a estos problemas de manera oportuna, además de generar mecanismos de prevención.
¿Cuáles son los objetivos? ¿Por dónde empezar? ¿Qué apoyo hay que solicitar? Todas estas preguntas son esenciales antes de empezar.
¿Cuál es el objetivo de la ley del canal de denuncias?
El objetivo principal es facilitar la comunicación de actuaciones irregulares o ilegales de manera anónima, de este modo los organismos supervisores tendrán acceso a la información, podrán impulsar investigaciones y dar seguimiento, además de proteger a los ciudadanos “informantes” que realicen las denuncias. Del mismo modo, busca fomentar la creación y mantenimiento de sistemas de información y generar una cultura de la información o comunicación.
Su objetivo también es cumplir con los establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, la cual obliga a contar con canales internos de información a muchas empresas y entidades públicas.
Se aplicará a los informantes que trabajen tanto en el sector privado como público, comprenden desde personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores con cuenta ajena, autónomos, accionistas, contratistas, proveedores, etc.
¿Qué debe permitir el sistema interno de información?
El Sistema interno de información tiene el objetivo de comunicar sobre las infracciones del Derecho de la Unión Europea, acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa, entre otras. Deberá permitir que se realicen comunicación por escrito o de manera verbal, también tiene que integrar los distintos canales internos de información. El sistema deberá contar con un responsable, quien garantizará que el sistema sea un mecanismo seguro, diseñado, establecido y gestionado para asegurar la confidencialidad de los datos, además cualquier comunicación deberá ser tratada de manera efectiva.
¿Quiénes están obligadas a contar con un sistema interno de información?
Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores. Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros.
También, las entidades públicas como la administración general del estado, las administraciones de las comunidades autónomas, ciudades con Estatuto de Autonomía y las entidades que integran la Administración Local. Incluso, los organismos y entidades públicas vinculadas o dependientes de alguna administración pública, las autoridades administrativas independientes, el Banco de España, las universidades públicas, las corporaciones de derecho público, las fundaciones del sector público.
¿En qué consiste el procedimiento de gestión de información?
Las organizaciones deben contar con un procedimiento de gestión de informaciones, allí se establecerán las previsiones necesarias para que el Sistema interno de información y los canales internos de información existentes cumplan con los requisitos establecidos en esta ley.
Debe contener como mínimo:
- Identificar el canal o canales internos de información
- Incluir información clara y accesible sobre los canales externos de información
- Enviar acuse de recibo de la comunicación al informante (plazo de 7 días)
- Determinar el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación (no superior a 3 meses)
- Prever la posibilidad de mantener la comunicación con el informante
- Establecer el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se atribuyen
- Garantizar la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales que no sean los establecidos
- Exigir el respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas
- Respetar las disposiciones sobre la protección de datos personales
- Remitir la información al Ministerio Fiscal
Al tratarse de un tema tan delicado, la eficiencia de los procesos debe ser la prioridad desde la recepción hasta la respuesta, para ello, se deben emplear herramientas que faciliten la gestión de los canales de información. Una alternativa es emplear una herramienta digital en donde los trabajadores escriban o comuniquen las infracciones o incumplimientos de manera anónima si lo desea. Emplear una aplicación digital facilita los intercambios, las notificaciones, el tratamiento y la respuesta, además facilita los canales de comunicación y fomenta la prevención.
Tanto la eficiencia como la privacidad son criterios a tener en cuenta cuando se habla del canal de denuncias. Un software es una excelente opción, garantiza que los datos sean almacenados y tratados por el responsable del sistema, del mismo modo garantiza la privacidad de los datos, únicamente las personas involucradas tendrán acceso a la información. Las organizaciones deberán asegurarse de que su canal responderá a los requisitos legales y a la madurez de los sistemas.
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Gabriela CONTRERAS
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