¿Cómo utilizar el FODA en su organización?

 SWOT

 

El FODA – Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (SWOT, por sus siglas en inglés - Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats) es una herramienta de análisis estratégico. Combina el análisis de las fortalezas y debilidades de una organización con el de las amenazas y oportunidades de su entorno externo para definir estrategias que permitan alcanzar mejor sus objetivos/misiones.

 

Los diferentes componentes del FODA

La capacidad de una organización para llevar a cabo sus misiones puede dividirse en fortalezas y debilidades:

  • Las fortalezas son los aspectos internos positivos controlados por la organización, que le dan una ventaja duradera y afectan positivamente su desempeño (por ejemplo, la política de calidad empresarial).
  • Las debilidades son los aspectos internos negativos controlados por la organización que afectan negativamente su desempeño y para los cuales existe un margen significativo de mejora (por ejemplo, un alto ausentismo).

 

La empresa puede verse afectada por los riesgos relacionados con el entorno externo. Éstos se definen como "los efectos de la incertidumbre" por la norma ISO 9001:2015..
Se dividen en oportunidades y amenazas:

  • Las oportunidades representan los factores externos positivos u oportunidades que la organización puede aprovechar para mejorar su desempeño (por ejemplo: la evolución del contexto normativo, que abre nuevas oportunidades).
  • Las amenazas sonlos obstáculos, problemas o limitaciones externos que pueden afectar su desempeño (por ejemplo, una disminución de los recursos).


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¿Por qué realizar un FODA?

El FODA es una herramienta de gestión estratégica que está ganando un renovado interés con la publicación de la norma ISO 9001:2015 para sistemas de gestión de calidad: el análisis de riesgos y oportunidades es una de las principales novedades de esta versión 2015.

La nueva norma exige que se consideren las cuestiones, riesgos y oportunidades en el entorno de la organización y en el sistema de gestión de la calidad (SGC) que puedan afectar al cumplimiento de los requisitos.

 


Los diferentes pasos del FODA

    1) Llevar a cabo una revisión documental

Este estudio permitirá al organizador del FODA familiarizarse con las misiones de la organización y las áreas elegidas para el estudio, y preparar la reunión dedicada al análisis FODA: esta preparación puede durar unos 2 días. El organizador puede ser elegido internamente (por ejemplo, el responsable de calidad) o externamente (un consultor experto).

 

    2) Definir el marco del análisis

Se trata de definir la esfera estratégica a estudiar.

Vamos a ver el ejemplo de una organización certificada ISO 9001 que ha decidido aplicar el FODA para cumplir con el requisito de analizar su contexto.Ha dividido sus actividades en tres áreas estratégicas:

  • pericia ;
  • acción internacional ;
  • control del mercado.

Los servicios de apoyo es la cuarta área estudiada.

El siguiente paso es asignar cada área de estudio a un grupo de trabajo que será dirigido por uno de sus miembros,generalmente el director o jefe de departamento del área de estudio. Cada grupo de trabajo reunirá a personas que estén directamente involucradas en el área de estudio. Lo ideal es que un grupo de trabajo FODA esté formado por unas 6 personas.

Elegimos un lugar, preferiblemente fuera de la organización, para no molestar a los participantes con sus obligaciones diarias.

En la introducción de la sesión, el organizador presenta el FODA, establece el vínculo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 (si la organización desea obtener esta certificación), detalla el método de trabajo y el progreso del día. A continuación, utiliza sus buenos conocimientos de FODA y el análisis documental que ha realizado previamente para supervisar el trabajo de los participantes.

 

     3) Identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

El organizador pide a cada grupo de trabajo que defina de 3 a 5 puntos FODA en cada uno de los 4 componentes (fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas). Los temas identificados por cada grupo en su área de estudio deben basarse en pruebas o hechos irrefutables y luego priorizarse en orden de importancia. Las pruebas pueden obtenerse de diversas fuentes (evaluación comparativa o benchmarking, auditorías externas o internas, informes, hechos objetivos, cifras, etc.).

Dicho análisis toma a cada grupo alrededor de una hora.

    4) Definir las opciones de prioridad estratégica.

Después de que cada grupo haya identificado los temas en cada uno de los componentes, es conveniente hacer una referencia cruzada de estos elementos para definir las opciones estratégicas prioritarias. Este análisis toma aproximadamente 2 horas para cada grupo.

Entre todas las opciones estratégicas reportadas en la tabla de análisis estratégico, cada grupo de trabajo selecciona aquellas que considera prioritarias (4 o 5 en general). Los criterios de selección son, en general, los siguientes: contribución a las misiones de la organización y al rendimiento esperado, facilidad de aplicación, etc. Todo este trabajo es presentado por cada grupo durante media hora por grupo (¼ del tiempo de presentación y ¼ del tiempo de preguntas).

    5) Redactar el informe final

El organizador redacta el informe final en los días siguientes, incluyendo los sólidos argumentos aportados por los grupos para justificar sus análisis.

En el presente informe, también emite un dictamen sobre la calidad del análisis y de los trabajos adicionales que deban realizarse, basándose en sus observaciones y en la tabla de evaluación FODA.     

 

De este modo, el análisis FODA se llevará a cabo mejor si los grupos de trabajo respetan las siguientes instrucciones: respeto del tiempo de uso de la palabra de todos, crítica constructiva y creación de consenso. El análisis FODA identifica opciones prioritarias a nivel de cada área estratégica estudiada y a nivel de la organización. Luego se despliegan como un plan de acción y se implementan en los departamentos.

 

Para más información

Para ayudarle, le recomiendo esta guía que hemos elaborado, con los 4 pasos para implementar su FODA y una plantilla para descargar en formato PPT.

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