Afin de s’assurer que le système de management Qualité et HSE est efficace, il s’agit de vérifier que les processus demeurent pertinents et fonctionnent de manière adaptée : c’est le rôle de la revue de direction. Certes, mais de quelle façon la mettre en place ?
Réponses dans cet article.
Quels sont les objectifs de la revue de direction ?
La revue de direction correspond à une exigence de diverses normes ISO. Ci-dessous un passage de la norme ISO 9001, chapitre 9.3 sur la revue de direction :
La direction doit, à intervalles planifiés, revoir le SMQ de l'organisme pour s'assurer qu'il demeure pertinent, adéquat et efficace. Cette revue doit comprendre l'évaluation des opportunités d'amélioration et du besoin de modifier le système de management de la qualité, y compris la politique qualité et les objectifs qualité.
Avec une périodicité annuelle ou semestrielle, cette réunion à pour objectif de dresser un bilan global de la démarche qualité et HSE à l’intention de la direction, mais aussi à établir un constat sur l’efficacité du système de management Qualité et HSE.
Sa vocation étant de pouvoir définir, au besoin, les décisions nécessaires qui s’imposent.
Une revue de direction, avec la mobilisation et l’engagement du comité de direction dans la démarche, permet la remise en cause de l’existant. Une opportunité donc pour les responsables de partager leurs points de vue sur la structure actuelle de l’organisation qualité et HSE.
La revue de direction aborde les diverses questions en lien avec le contexte interne (changement de personnel et/ou d’organisation, développement de nouveaux produits) et externe (veille vis-à-vis de la réglementation, besoins et attentes clients, gestion de la concurrence).
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De quelle manière organiser la revue de direction ?
Organisation amont
Il s’agit tout d’abord de définir les participants : l’animateur (le responsable qualité et HSE ou la direction) ; les pilotes de processus ; et le comité de direction.
Concernant la durée, cette dernière ne doit pas excéder deux heures.
Avant la revue, rassemblez vos pilotes de processus au travers des revues de processus : ces dernières alimenteront la revue de direction.
Évitez d’utiliser trop de tableaux et de chiffres, il faut faire en sorte de favoriser la forme, en utilisant des graphiques par exemple.
Ci-dessous, quelques données d’entrée qui vont composer votre revue de direction et qu’il faudra préparer :
- Les résultats des audits internes/externes
- Les retours d’enquêtes de satisfaction client
- La gestion de vos non conformités et réclamations
- Les tableaux de pilotage
- Le plan d’action de la précédente revue
Ne vous trompez pas ! L’objectif n’est pas de dresser une liste des réclamations clients (à titre d’exemple), mais bien de synthétiser ces informations. Il est impératif de présenter cette synthèse à la direction en amont de la réunion.
Ainsi, la majorité des pistes d’amélioration seront apportées par la direction,
Lors de la revue de direction
Durant la première demi-heure, consacrez votre temps à la présentation des résultats et échanger sur ces derniers. Vous consacrerez le reste du temps sur l’évolution des dossiers en cours ou aborderez un seul sujet spécifique
Primordial : gardez un esprit de synthèse !
Utilisez des termes comme “nous” ou “nos” pour concerner chacun et ainsi faire passer vos messages, car l’implication de l’ensemble des collaborateurs est fondamentale. L’objectif est de mettre en exergue les réussites, comprendre les échecs et soumettre des idées d’amélioration
Conclusion de la revue de direction
L’animateur doit réaliser une conclusion générale de la réunion en revenant sur les décisions prises et les actions identifiées. La mise à jour du Plan d’action global est essentielle, car ce dernier constituera une base pour la prochaine revue de direction.
De ce fait, la clé du succès d’une revue de direction se trouve dans la préparation de base qui doit être effectuée de façon rigoureuse et minutieuse. Cette réunion est l’occasion idéale pour échanger avec les différents collaborateurs sur les objectifs à atteindre.
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Thibault GENEVE
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