BDESE : Qu’est-ce que la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales ?

Les entreprises modernes font face à des pressions croissantes pour répondre aux enjeux de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). L’absence de bases de données solides, transparentes et non trompeuses peut conduire à des décisions mal informées, pouvant nuire à leur réputation, leur compétitivité et leur durabilité. Dans cette optique, la mise en place d’une Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un pilier pour renforcer la stratégie RSE. 

Qu’est-ce que la BDESE ? Comment les entreprises peuvent-elles mettre en œuvre et gérer efficacement cette base de données pour répondre à leurs besoins ? Regardons de plus près

Que l’on parle de QHSE ou de RSE, la quantité de données à collecter peut être importante. Une connaissance précise des exigences réglementaires et des besoins de l’entreprise est importante pour adopter de bons outils, adaptés au besoin de l’ensemble des parties prenantes. On vous explique.

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La BDESE: Qu’est-ce que c’est ? 

La BDESE est une base de données, dans laquelle l’employeur, le service RH, le DAF et le service HSE communiquent toutes les informations économiques, sociales et environnementales aux élus du Comité Social et Économique (CSE). C’est une obligation légale pour les entreprises de plus de 50 salariés selon le code de travail mais c’est également un levier de performance. 

Cette base de données est un support de préparation à la consultation annuelle (politique social, économique et financière) du CSE et de communication auprès des parties prenantes de l'entreprise. Son actualisation est donc indispensable.

NB : Un employeur refusant la mise en œuvre de la BDESE, encourt une amende de 7500 €. Si l'entreprise est jugée responsable, cette amende peut être augmentée à 37 500 €, voire à 75 000 € en cas de récidive.

Que contient cette base de données ? 

Avant de mettre en place la BDESE, il faut rappeler que son contenu se fait avec un accord collectif d'entreprise. Fixé librement par l’entreprise, il doit mentionner les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise. En absence de cet accord, le contenu de cette base s’impose par le code de travail. Définis par l’article L. 2312-36 du Code du travail, La BDESE doit présenter : 

• L’investissement social.
• L’investissement matériel et immatériel.
• L’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes.
• Les fonds propres, endettement et impôts.
• La rémunération des salariés et des dirigeants.
• Les activités sociales et culturelles.
• La rémunération des financeurs (hors article L.225-115 du Code du commerce).
• Les flux financiers.
• Les partenariats.
• Le contexte de l’entreprise appartenant à un groupe.

Quand la mettre à jour ?

Les mises à jour doivent garantir que le CSE et les délégués syndicaux disposent d’informations actualisées. Ainsi, il convient que les mises à jour se réalisent :

• Pour les entreprises de moins de 300 employés, au minimum tous les deux mois.
• Pour les entreprises de plus de 300 employés, au minimum une fois par mois.

Quelles sont les exigences de la BDESE ? 

Gestion d’accès et formats selon la taille d’entreprise

Les informations regroupées dans la BDESE sont confidentielles, d'où la nécessité de limiter l'accès et d'imposer une obligation de discrétion à tous les utilisateurs. L'accès est autorisé de manière permanente pour les membres du CSE et les représentants du personnel, tandis qu'il peut être ponctuel pour d'autres personnes telles que l'agent d'inspection du travail ou le médecin du travail.

Les exigences concernant le format varient selon la taille de l'entreprise : 

• Pour les entreprises comptant jusqu'à 300 salariés, le document peut être présenté soit au format papier, soit numérique. 
• En revanche, pour les entreprises dépassant les 300 salariés, la base de données doit obligatoirement être digitalisée, en raison des impératifs de sécurité et de confidentialité.

Gestion de confidentialités des données 

Pour gérer la confidentialité des données au sein d'une Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE), il est nécessaire de mettre en place plusieurs bonnes pratiques :

• Contrôle d'accès : Restreindre l'accès à la BDESE uniquement aux membres autorisés des Instances Représentatives du Personnel (IRP).
• Gestion des droits d'accès : Permettre le filtrage de l'accès aux différentes rubriques de la BDESE en fonction du type d'IRP, en respectant les dispositions légales qui imposent certains domaines et indicateurs standards accessibles à tous les utilisateurs de l'application.
• Charte de confidentialité : Exiger la validation d'une charte de confidentialité lors de la première connexion.
• Activer une option pour souligner la sensibilité de certaines données.
• Veille Juridique : Effectuer une veille juridique pour assurer la conformité continue de la BDESE aux évolutions législative.
• Limitation technique : Utiliser des moyens techniques pour limiter l'accès à la BDESE à certaines adresses IP.
• Hébergement sécurisé : Garantir que les données soient hébergées conformément aux exigences de la CNIL.

BDESE digitalisée : simplification, sécurité, collaboration

La digitalisation de la BDESE simplifie la gestion des informations pour les entreprises. Avec un outil dédié tel que BlueKanGo, elles peuvent facilement rassembler et organiser des données économiques, sociales et environnementales. Un gain de temps important et un atout dans la réduction des erreurs de retranscription. 

Ces outils numériques permettent aussi une analyse détaillée des données issues des enjeux QHSE et ESG tels que les analyses de matérialité, les IRO (analyse d’Impact, de Risques et d’Opportunités) dans la chaîne de valeur, les données relative au bilan carbone et à la biodiversité ainsi que les achats responsables. 

Cette digitalisation facilite la collaboration et le partage des informations au sein de l'entreprise. Les outils numériques permettent aux différents départements et aux membres de l'équipe de collaborer plus efficacement en partageant facilement des données et des rapports. 

Synthèse des étapes de mise en oeuvre

Pour dresser et alimenter une BDESE répondant à la réglementation et accompagnant l’entreprise dans son développement, voici 7 étapes à prendre en compte.

La BDESE est un pilier pour les entreprises sensibles à la QHSE, et engagées dans une stratégie de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Le digital intervient comme facilitateur des démarches internes, centralisant et sécurisant l’information, proposant un support de travail collaboratif et apportant des outils efficaces d’aide à la décision.